Autonomie und Kooperation – Föderalismus im Zeichen von E-Government

Die Steigerung der bloßen Anzahl von angebundenen Verwaltungsleistungen oder registrierter Nutzer sind lediglich Nebenziele. Wesentlich ist hingegen der Reifegrad der Verfahren zur Bearbeitung der Online-Anliegen. 

E-Government bedeutet für uns nicht bloß Bereitstellung und Empfang von Informationen über das Internet, sondern zielt darauf ab, ein Anliegen Ende-zu-Ende elektronisch zu bearbeiten. Dies reduziert Medienbrüche, vermeidet Fehler und ermöglicht kurze Bearbeitungszeiten. 

Unsere Bestrebungen richten sich also danach aus, den Anteil der online eingebrachten Anliegen, sowie den Anteil der Ende-zu-Ende elektronisch bearbeiteten Anliegen zu maximieren. Mit diesem Zielmodell werden nicht nur die gesetzlichen Vorgaben erfüllt, sondern eine tatsächlich messbare Effizienzsteigerung der Verwaltung erreicht.

1. Programm E-Government-Readiness

Das Programm zur Verbesserung der E-Government-Readiness ist ein strategisches Programm, das sich im unmittelbaren Umfeld des CIOs abspielt und die nachfolgenden Maßnahmen vorsieht:

1.1 Reorganisation Aufbauorganisation
Neuordnung im Bereich des CIO und in weiteren der durch das Programm betroffenen Bereiche, auf die Einfluss genommen werden kann im Hinblick auf die Vorhaben des Programms

• unter Berücksichtigung geplanter interner und externer Ressourcen und
• mithilfe einer Personalstrategie, die dem Fachkräftemangel und demographischen Wandel entgegenwirkt

1.2 Projekt eGov-Verwaltungsrecht
Anpassung der Verwaltungsverfahrensordnung (VwVfO) zur Reduktion von Medienbrüchen und Schriftformerfordernissen
Rechtsbetrachtung Registermodernisation, Unterstützung anderer Projekte z. B. beim Datenschutz

Beispielhaft: Projekt Registermodernisierung

• Konsequente Einführung des Once-Only-Prinzips
• IT-Sicherheitshärtung und sichere Schnittstelle
• Reduktion vorhandener Register

2. Programm eGov-Land

Experten für Recht und IT-Sicherheit innerhalb des Programm-Managements beraten sämtliche Projekte des Programms.

2.1 Projekt Portal
Strategie und Umsetzung für Bürgerportal Bund/Land/Kommune
Konsequente Nutzung des Portalverbunds Bund, Anbindung der Online-Dienste des Landes und Brückenschlag zu den Kommunen
Features: ePayment, eRechnung, eID, Signatur auf Elster-Basis, digitaler Schriftformersatz, Video-Ident-Verfahren
Ziel: One-Stop-Government – alle Verwaltungsdienstleistungen aus einer Hand
Nebenziele: Nutzerfreundlichkeit, Barrierefreiheit, Zugänglichkeit (z.B. mobil)  

2.2 Projekt Optimierung Ablauforganisation
Prozessoptimierung in Landesbehörden
Zusammenführung/Angleichung von Abläufen, die über unterschiedliche Eingangskanäle ausgelöst werden. Zielsetzung sind Prozesse und Fachverfahren, die an das Bürgerportal des Bundes angeschlossen sind und die ein Backend-System und einen Prozess für sämtliche Eingangskanäle vorsehen.
Design nach Prinzip der Lebenslagen
Zielbeitrag: Einsparpotenziale im Hinblick auf Verwaltungskosten und auf Personaleinsatz nutzen 

2.3 Optional: Open-Data-Portal, als Landesportal oder in einem Bundesportal
Ausbau/Zusammenführung von Open-Data-Portalen 

2.4 Optional: Einführung neuer Dienste, z. B. ELFE/ eGeburt, Projekte mit bundesweitem Leuchtturmcharakter
Einführung neuer Dienste mit den Eigenschaften

• Verwaltungszuständigkeit auf Landesebene
• hoher Reifegrad
• transaktionsrelevant (Kosten-Nutzen-Verhältnis) 

3. Programm eGov-Kommunen

Die digitale Transformation stellt eine der großen Herausforderungen für die Kommunal-, Landes- und Bundesverwaltung für die zukünftige Entwicklung dar. Der Weg zu modernen, hochleistungsstarken digitalen Partnern der Gesellschaft, Wirtschaft und Wissenschaft ist für die Kommunen weit und oftmals beschwerlich. Den ambitionierten Zielen stehen der demografische Wandel und die in vielen Fällen vorherrschende defizitäre Budgetausstattung gegenüber. Die Digitalisierungswelle hat die öffentliche Verwaltung mit brachialer Wucht erfasst. Eingefahrene Strukturen, Aufgaben und Abläufe verändern sich. Mit dem OZG hat der Gesetzgeber die rechtlichen Rahmenbedingungen für eine rasche Transformation der öffentlichen Verwaltung hin zu einem digitalen Dienstleister geschaffen. Die Umsetzung muss nun konsequent in Angriff genommen werden. Diese Transformation beginnt in den Kommunen. Aber wie können Kommunen begeistert werden? Es werden Macher und Gestalter gesucht, die eine klare Vorstellung von der Verwaltung der Zukunft haben.

Die Begeisterung für die Transformation auf der untersten Verwaltungsebene ist der Schlüssel. Wir haben verschiedene Ansätze identifiziert, um diese Begeisterung auf die operative Ebene der Kommunen zu tragen:  

3.1 Projekt Kommunale Kooperation
Das Projekt zur kommunalen Kooperation wird auf Landesebene aufgesetzt und erarbeitet Methoden und Tools zur Unterstützung kommunaler Projekte. Das Resultat nennen wir KoKoBaKa – der kommunale Kooperationsbaukasten. 

Der Kooperationsbaukasten ist eine Box, die zum Start des Projektes an die Kommunen überreicht wird. Die hochwertig gestaltete Box beinhaltet alle wichtigen Projektstartunterlagen, Hilfestellungen zum Projektvorgehen, Best-Practices, Vorlagen und Tools. Darüber hinaus gibt es Informationen zu etablierten Fachverfahren und die mögliche Anbindung an Bundes- und Länderdienste wie z. B. iKfz, Open-Data usw. sowie Informationen über die Gewinnung von öffentlichen Fördermitteln.

Zudem wird mit dem KoKoBaKa das Angebot seitens des CIO für den Einsatz von Projektleitern und Experten zu den verschiedenen Themenclustern verbunden, die zentral über das Land abgerufen werden und die Kommunen in die Lage versetzen E-Government-Projekte umzusetzen. Der Kooperationsbaukasten ist der ideale, wertschätzende Start in das herausfordernde kommunale Projekt im Sinne Senecas: „Das wahre Geschenk besteht nicht in dem, was gegeben oder getan wird, sondern in der Absicht des Gebenden oder Handelnden“.

3.2 Projekt Kommunaler Wettbewerb E-Government
Die Transformation der Verwaltung zu einem digitalen Dienstleister beginnt bei den Kommunen. Der Behördenwettbewerb stellt dabei ein zentrales Element der Unterstützung für die Kommunen dar. Im Zuge des Wettbewerbs werden konzeptionelle Vorüberlegungen und Programme von Kommunen ausgezeichnet, in welcher Form ihre Verwaltungsleistungen in den nächsten Jahren digital und serviceorientiert zur Verfügung gestellt werden können. Dabei werden die Kommunen sowohl auf eine motivierende Weise angesprochen als auch bei Teilnahme vielfältig unterstützt. So stellen die Visibilität des Projekts, die Motivation, der zusätzliche Austausch mit Kommunen und Experten sowie eine etwaige finanzielle Unterstützung nur einige positive Aspekte für die Kommunen dar. Cassini unterstützt mit seiner Expertise der digitalen Verwaltung die Landesverwaltung bei der Initialisierung dieses Wettbewerbs. Gleichzeitig kann die Expertenkommission von Cassini besetzt und die motivierten Kommunen im Zuge der Verwirklichung ihrer Konzepte im Nachgang unterstützt werden. Abschließend drückt der Wettbewerb mit einer öffentlichkeitswirksamen Prämierung und Überreichung des Kooperationsbaukastens die überaus positive Wertschätzung aus und ist somit aus unserer Sicht ein wichtiger Baustein bei der Transformation der Kommunen zu modernen, leistungsstarken digitalen Partnern.

3.3 Optional: Projekt Kommunaler Wettbewerb Smart City
Wettbewerbe mit entsprechender Unterstützungsleistung sind nicht nur im Bereich E-Government denkbar, sondern können nach dem selben Muster auch zu anderen Themen wie bspw. Smart City durchgeführt werden.

3.4 Projekt Musterkommune
Ziel ist es, die im Programm entwickelten Ergebnisse übertragbar und schnell umsetzbar für andere Kommunen bereitzustellen und anzuwenden. Die Gewinner der Wettbewerbe sollen Vorreiter- und Musterfunktion haben. Das Projekt soll sicherstellen, dass andere Kommunen davon in möglichst hohem Maße profitieren.

Mit den Pilot-Kommunen werden Retrospektiven/ Lessons-Learned-Workshops durchgeführt. Neue Kommunen werden für die Adaption der Ergebnisse ausgewählt – ggf. werden unterlegene Teilnehmer im Wettbewerb bereits frühzeitig angesprochen. In diesen Kommunen werden die Ergebnisse verprobt, bevor sie landesweit ausgerollt werden.