Zu Risiken und Nebenwirkungen fragen Sie Ihren Scrum Master

Blenden wir für einen kurzen Moment die Krise aus und überlegen, wodurch sich die Arbeit eines Scrum Masters gerade zu Beginn eines neuen Projektes ganz besonders auszeichnet.
Durch Kommunikation. Warum? Ein Scrum Master ist ein „Master der Kommunikation“: Er kommuniziert mit dem Business, mit dem Product Owner und mit dem Entwicklungsteam. Ohne Kommunikation kann kein Bewusstsein für agile Arbeitsweisen wie Scrum und kein agiles Mindset geschaffen werden.

Das Aufgabengebiet eines Scrum Masters geht, insbesondere in dieser außergewöhnlichen Situation, weit über die des Process Keepers und Meeting-Moderators hinaus, um Teamarbeit zum Erfolg zu führen.

Gerade bei Remote-Arbeit, wenn spontane Zusammentreffen durch physische Nähe nicht gegeben sind, ist aktive Kommunikation umso wichtiger. Die Durchführung regelmäßig stattfindender Einzelgespräche habe ich beispielsweise als Remote Scrum Master fest in meinen Arbeitsalltag integriert. Neben Fragen nach dem aktuellen Befinden, der Frage nach persönlichen Hindernissen und Wünschen, um eine gute Zusammenarbeit zu garantieren, ging es primär darum, Vertrauen zu schaffen. Dies ermöglichte mir von Beginn an, fester Bestandteil des Teams zu sein und trotz physischer Distanz jeden Tag ein Stück mehr Team zu formen.

Kommunikation wirkt aber nicht nur im Rahmen von Teambuilding-Maßnahmen oder im zwischenmenschlichen Austausch. Sie ist auch ein starkes Instrument, wenn es um Initiativen zur Verbesserung der Zusammenarbeit hinsichtlich des Scrum Prozesses geht.

Wieder in der Krise angekommen, begegnete ich in den ersten Tagen meines agilen Remote-Projektes den Problemen der „echten Welt“: Ein paar agile Ansätze, eine Menge Baustellen, wenig Kommunikation.

Das von mir betreute Entwicklungsteam bestand aus wenigen internen Mitarbeitern, dafür vielen externen Dienstleistern, die sich teilweise noch in der für sie neuen Umgebung zurechtfinden mussten. Mein erster Eindruck bestätigte sich schnell: Ein stärkeres Zusammengehörigkeitsgefühl musste etabliert werden. Ein kurzer Blick auf einen großen, unsortierten Backlog und ein volles Task Board machten deutlich, dass die agilen Werte Fokus und Commitment nur wenig Beachtung fanden.

Ein Scrum Master, ob remote oder vor Ort, darf bei seiner Bestandsaufnahme nie das organisatorische Umfeld außer Acht lassen. Nur über eine genaue Betrachtung dessen lassen sich die unsichtbaren Grenzen agiler Arbeitsweisen innerhalb einer Organisation aufdecken und geeignete Maßnahmen ableiten. Kaum ein agiles Projekt ist frei von Abhängigkeiten – vor allem dann nicht, wenn das Unternehmen traditionellen Ansätzen folgt.

Ein volles Task Board war aber bei weitem nicht nur eine Herausforderung des Teams. In den ersten Tagen wuchs meine Liste an möglichen Maßnahmen stetig und ich setzte mich unter Druck, anstatt dem agilen Ansatz zu folgen: Verbesserung ja, aber in kleinen Schritten mit einem klaren Fokus.

Als Scrum Master sollten wir uns stets auf die agilen Werte für unsere eigene Arbeit zurückbesinnen. So wie das Team einen Backlog priorisieren und die Menge an laufender Arbeit (work in progress) minimieren sollte, musste ich mich als Scrum Master ebenfalls fokussieren. Ich ging zuerst die Herausforderungen an, die mit wenig Aufwand den größten Effekt erzielten – die sogenannten Quick Wins. Ein solcher Quick Win stellte sich umgehend durch die Restrukturierung des Daily Scrums ein, dessen Wirksamkeit gerade im Remote-Kontext nicht unterschätzt werden sollte.

„Haben Sie manchmal Déjà-vus, Mrs. Lancaster?“ – „Ich glaube nicht, aber ich könnte ja in der Küche nachfragen.“

Ein Daily besteht meistens aus den drei berühmten Fragen: Was habe ich gestern getan? Was werde ich heute tun? Was hindert mich bei der Arbeit? Dies führt oft zu einer Monotonie innerhalb des Entwicklungsteams, die bei Remote-Arbeit noch deutlicher wird:

1. Die Teammitglieder fühlen sich durch diese drei Fragen oft verpflichtet, ihren Kalender vorzutragen, anstatt ihre geplante Arbeit mit Fokus auf das Sprintziel zu kommunizieren.
2. Der eigentlich gewünschte Austausch zwischen den Teammitgliedern findet nicht statt, da die Entwickler*innen hauptsächlich auf ihren Einsatz warten.
3. Die Motivation, als erster das Wort zu ergreifen, ist ebenfalls sehr gering. Somit stellt sich der gegenseitige Austausch als schleppende Morgenveranstaltung dar.

Mein erster Quick Win war es also, das Daily wieder als echte Kommunikationsplattform zu etablieren und eine Alternative zu den drei Standardfragen anzubieten. Dafür eignete sich die „Walk the board“-Methode, die das Team begeistert angenommen hat. Statt reihum Monologe zu halten, nutzt das Team das Daily nun als Chance, gemeinsam zu planen und über die noch offene Arbeit zu sprechen – und ganz nebenbei ihr volles Task Board übersichtlich und aktuell zu halten.

Die äußeren Einflüsse, ein volles Board und ein fehlender Fokus wirkten sich auch stark auf das Sprint Review aus. Ein Meeting, das eigentlich der Reflexion über erledigte Arbeit sowie Vorstellung von Produktinkrementen dient, wurde als Vorführung des Entwicklungsteams genutzt, das sich für nicht getane Arbeit rechtfertigen musste. In diesem Moment erwies sich Kommunikation als die größte Waffe eines Remote Scrum Masters: Ihr gezielter und gewissenhafter, aber bestimmter Einsatz stellte in den darauffolgenden Review Meetings sicher, dass das Team seine fertige Arbeit präsentieren konnte  – ohne Vorführung, ohne Rechtfertigung mit dem Ergebnis, erstmals Feedback für die getane Arbeit zu bekommen. Und Wertschätzung.

Auch mein zweiter Quick Win basierte auf dem gezielten Einsatz von Kommunikation gepaart mit der Leidenschaft eines Scrum Masters für seine Aufgabe.

Um nur einige Beispiele dafür zu nennen, wie sehr Kommunikation unseren Arbeitsalltag beeinflusst, aber auch, wie wir durch den gezielten Einsatz dieser, schwierige Situationen meistern können. Eines sei aber klargestellt: Der Einsatz von Kommunikation braucht Übung. Und Mut.

Mir begegnete einst die Aussage „Communication is hard“, die ich zunächst belächeln musste. Mit deutlich mehr Projekterfahrung und prägenden Eindrücken ausgestattet, kann ich heute nur bestätigen, wie sehr diese Aussage zutrifft.

Die größte Herausforderung liegt nicht im Erlernen neuer Arbeitsweisen oder Prozesse, sondern im zwischenmenschlichen Austausch. Insbesondere bei der Remote-Arbeit als Scrum Master wird deutlich, wie wichtig es ist, genügend Austauschmöglichkeiten zu schaffen und wie herausfordernd es für einen jeden Scrum Master sein kann, jegliche Form der Kommunikation digital zu praktizieren. Trotz der Vielzahl an Onlinetools wird schnell deutlich, dass der persönliche Austausch durch nichts zu ersetzen ist – remote aber durchaus mit geeigneten Maßnahmen gelingen kann.