Digital, bürgernah und kollaborativ – Weichen stellen für modernes E-Government

Warn-App-NINA des BBK: Cassini sichert den Bevölkerungsschutz

Das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe (BBK) stellt mit der Warn-App NINA und der Webseite warnung.bund.de zwei wichtige Instrumente zur Verfügung, um die Bevölkerung bei unterschiedlichen Gefahrenlagen mit Warnmeldungen zu informieren und zu schützen. Nun steht ein neues Vergabefahren an. Cassini hat mit einem individuellen Governance-Modell den Betrieb der App und Webseite neu definiert und damit das BBK dabei unterstützt, die Weiterentwicklung und den Betrieb der App und Webseite sicherzustellen. Abschließend bereitete Cassini das Bundesamt darauf vor, das neu anstehende Vergabeverfahren zu begleiten und zu dokumentieren, sodass das BBK den Ansprüchen des Bundesrechnungshofs gerecht wird.

Als das BBK die App und Webseite ins Leben rief, waren zwei verschiedene Dienstleister mit der Weiterentwicklung und dem jeweiligen Betrieb betraut worden. Da die Verträge nun auslaufen, sah das Bundesamt die Chance, bei der Neuvergabe Synergien zu bündeln und Stellschrauben neu zu justieren. Aufgrund guter Erfahrungen wandte sich das BBK an Cassini und benannte bereits im ersten Gespräch zwei wesentliche Herausforderungen des Projekts: hohe Qualität bei einem sehr engen Zeitrahmen.

Diesen Herausforderungen haben wir uns erfolgreich gestellt und ein Konzept erstellt, wie App und Webseite zukünftig weiterentwickelt und betrieben werden sollen. Zunächst haben wir dazu eine dokumentenbasierte Analyse des IST-Zustandes vorgenommen sowie diverse Workshops geplant und durchgeführt, um das Zielbild zu definieren. Auf dieser Grundlage haben wir ein an die Rahmenbedingungen des BBK angepasstes IT-Service-Modell auf Basis von ITIL-Best-Practices erarbeitet, außerdem ein an die Rahmenbedingungen angepasstes Projekt-Governance-Modell. Das Dienstleister-Steuerungsmodell wurde mit klaren Verantwortlichkeiten und Kontrollmechanismen neu definiert. Für eine entsprechende Skalierbarkeit haben wir das Bundesamt zum Einsatz von Cloud-Technologien (PaaS, IaaS) beraten, ebenso zur Definition von Fehlerklassen und Servicezeiten.

Basierend auf diesem Konzept haben wir in einem letzten Schritt die Vergabeunterlagen erstellt, darunter die Leistungsbeschreibung, das Preisblatt, Kriterienkataloge und vieles mehr. Dazu haben wir Wissenstransfer bezüglich vergaberechtlicher Themen geleistet, das BBK bei Regelterminen mit dem zuständigen Beschaffungsamt unterstützt und nicht zuletzt die Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen erstellt.

Den Herausforderungen des Projekts haben wir uns mit viel Engagement und Ehrgeiz erfolgreich gestellt. Besonders inspirierend war die gute Zusammenarbeit zwischen dem BBK und Cassini. Dr. Christoph Groneberg vom Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe sagt dazu: „Das Vorhaben unterlag unterschiedlichsten Herausforderungen. So mussten die Mitarbeiter von Cassini sich in ein komplexes Themenfeld einarbeiten, verschiedenste Anforderungen berücksichtigen und einen engen zeitlichen Rahmen einhalten. Dabei erwiesen sich die Projektstruktur, die flexible Arbeitsweise und starke Kundenorientierung von Cassini als große Vorteile, die maßgeblich zu einem Erfolg des Vorhabens führten.“

Land Hessen – Organisatorische Änderungen in der Hessischen Landesverwaltung im Rahmen der Digitalisierung.

Das Ministerium für Digitale Strategie und Entwicklung in Hessen ist die zentrale Institution auf Landesebene für die Konzeption und Steuerung der Aktivitäten der Landesregierung auf dem Politikfeld der Informationstechnologien. Der Staatssekretär, der auch das Amt des Chief Information Officer (CIO) begleitet, nimmt im Geschäftsbereich der Ministerin für Digitale Strategie und Entwicklung eine zentrale Funktion ein und unterstützt die Ministerin als integrierende Kraft für die Digitalisierung der Landesverwaltung und damit des Landes Hessen. Neben den aktuellen Herausforderungen, wie den demografischen Wandel, die technologischen Sprünge und die neuen Nutzererwartungen müssen die Ministerin und der CIO neue Aufgabenfelder im Bereich Innovation, Politikfeldsteuerung und Netzwerkbildung meistern. Wie können Ressortprinzip gewahrt und das Kollegialprinzip beflügelt werden? Eine Frage der richtigen Organisation.

Die Ministerin für Digitale Strategie und Entwicklung und der CIO als Bevollmächtigter für E-Government und Informationstechnologie des Landes Hessen sind auch zuständig für die Steuerung der IT-Gesamtstrategie der Landesverwaltung sowie die Vertretung des Landes Hessen in verwaltungsübergreifenden IT-Gremien wie dem IT-Planungsrat. Zu den Kernaufgaben zählen die Durchsetzung medienbruchfreier Prozesse innerhalb der Landesverwaltung und in den Kommunen, die Verwirklichung medienbruchfreier Prozesse in den externen Beziehungen, die Weiterentwicklung der IT-Dienstleister zu modernen Partnern der Landesverwaltung sowie das Wirken als lernender Akteur.

In Zeiten einer enormen Dynamik in Technologie, Wirtschaft und Gesellschaft muss die Hessische Landesverwaltung eine hohe Zukunftsfähigkeit pflegen. Vor diesem Hintergrund wurde das Amt der Ministerin für Digitale Strategie und Entwicklung geschaffen, um anspruchsvolle Programme wie die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) oder den Aufbau der digitalen Modellbehörden erfolgreich zu führen und so das Fortschrittspotenzial für Hessen optimal auszuschöpfen. Dabei ist die fachliche Verantwortung und Zuständigkeit (Ressortprinzip) zu respektieren und zugleich Kooperation und Kommunikation (Kollegialprinzip) zu fördern, um der Siloorientierung vorzubeugen. Um die Organisation strategisch und operativ auf die neuen Anforderungen aufzustellen, befasste das damals zuständige Hessische Ministerium der Finanzen Cassini Consulting.

Cassini legte das Projekt mehrstufig an. Im ersten Schritt galt es, den Ist-Zustand zu erheben. Hierzu wurden Personen der damaligen Organisation (noch ohne den Geschäftsbereich der Ministerin für Digitale Strategie und Entwicklung) sowie Stakeholder aus Verwaltung, Wirtschaft und Wissenschaft im Rahmen von Interviews und Workshops befragt sowie die umfassende Dokumentation zur Aufbau- und Ablauforganisation gesichtet. Auf dieser Grundlage konnten vier zentrale Handlungsfelder identifiziert werden. Zudem wurde ein Wirkmodell zur Erhöhung der Effektivität der Organisation entwickelt. Cassini formulierte sodann Leitgedanken einer Soll-Organisation und gab konkrete Handlungsempfehlungen für die Umsetzung und begleitete diese in einem frühen Stadium.

Die Organisation legte mit dem Projekt die Grundlage für eine Stärkung und Weiterentwicklung ihrer organisatorischen Grundlagen. Sie etablierte effiziente und wirksame Prozesse, die sich an den zentralen Handlungsfeldern orientieren. Mithilfe der Fokussierung konnte die Umsetzung zügig und im Einklang mit den Interessen der Partner der Verwaltung initialisiert werden.

Erfolgreiche Vergabeberatung: Cassini und die Außenhandelsstatistik.

„wissen.nutzen.“ So lautet der Claim des Statischen Bundesamtes. Damit Wissen auch genutzt werden kann, bedarf es eines Systems, das Zahlen und Fakten zu nutzbaren Statistiken konsolidiert. In diesem Fall die Außenhandelsstatistik.

Wir von Cassini haben dazu beigetragen, dass das Statistische Bundesamt den geeigneten Partner findet, der dieses System pflegt und weiterentwickelt.

Die Außenhandelsstatistik dokumentiert die Gesamtheit aller Einfuhren und Ausfuhren von Waren zwischen Deutschland und dem Ausland. Dabei besteht die Außenhandelsstatistik aus der Extrahandelsstatistik und der Intrahandelsstatistik. Die Ergebnisse der Extra- und Intrahandelsstatistik werden zusammengefasst als Außenhandel Deutschlands veröffentlicht.

Ein einheitliches und automatisiertes System (kurz „ASA“) erfasst und bearbeitet die entsprechenden Meldedaten. Auch die elektronische Erstellung und Weitergabe der Außenhandelsstatistik erfolgt über dieses System.

Der Rahmenvertrag über die automatisierte Sachbearbeitung durch das ASA-Systems lief zum Ende des Jahres 2019 aus. In diesem Rahmenvertrag sind Leistungen zur Pflege, Weiterentwicklung und Unterstützung beim Betrieb festgehalten.

Um die Vergabeunterlagen rechtzeitig fertig zu stellen und die zeitkritischen Lieferverpflichtungen mit internen sowie externen Empfängern sicherzustellen, blieb nicht mehr viel Zeit. Unser Projektziel war es also, das Statistische Bundesamt bei der Vorbereitung der Neuausschreibung zu beraten und zu unterstützen.

Innerhalb von 5 Monaten konnten wir gemeinsam mit dem Statistischen Bundesamt die Unterlagen zur Neuausschreibung zielgerecht fertigstellen. Das Statistische Bundesamt konnte den Auftrag bereits erfolgreich neu vergeben, sodass Wissen weiterhin optimal genutzt werden kann.

ITDZ Berlin – Perpetuum mobile der Informationssicherheit

Als erste Organisation wurde das ITDZ Berlin 2018 mit dem BSI-Zertifikat ISO 27001 auf Basis des modernisierten IT-Grundschutzes für seine Informationssicherheit zertifiziert. Cassini begleitete den IT-Partner der Berliner Verwaltung auf dem Weg dorthin. Neben der Steuerung des Gesamtvorhabens hat Cassini fachlich beraten und seine Sicherheitsexpertise eingebracht. Ein Prozess der kontinuierlichen Verbesserung wurde in Gang gesetzt.

Im ITDZ Berlin schlägt das digitale Herz der Berliner öffentlichen Verwaltung. Hochsensible Bürger- und Verwaltungsdaten liegen im Rechenzentrum des zentralen IT-Dienstleisters der Hauptstadt. Sämtliche Geschäftsprozesse sowie der Schutz der Informationen und Daten müssen deshalb höchste Sicherheitsmaßstäbe erfüllen.

Wie können wir unsere Sicherheit über den Status quo hinaus nachhaltig stärken und noch besser werden? Gemeinsam mit dem IT-Sicherheitsbeauftragten initiierte der Vorstand des ITDZ Berlin die Sicherheitszertifizierung seines Hauses. Die Informationssicherheit im ITDZ Berlin sollte ganzheitlich geprüft werden, angefangen von Geschäftsprozessen bis hin zur technischen Absicherung von IT-Komponenten. Das Ziel war die offizielle Zertifizierung durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Cassini, über zentrale Rahmenverträge mit dem ITDZ Berlin verbunden, sollte die Erlangung des Zertifikats ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz im engen Schulterschluss mit der Unternehmensführung und der Stabsstelle für Informationssicherheit in Angriff nehmen.

Cassini leitet universelles Vorgehen ein. Entsprechend umfassend war der Ansatz von Cassini. Neben dem internen IT-System zur Abwicklung aller kaufmännischen Prozesse wurden alle wesentlichen IT-Komponenten und Dienste in die Analyse mit einbezogen. Dem High Security Data Center und den Dienstgebäuden galt ebenso das Augenmerk wie der Beleuchtung der kritischen Geschäfts- und Sicherheitsprozesse. Dabei unterstützte Cassini das ITDZ Berlin auch fachlich auf breiter Ebene. Um IT-Grundschutz zu etablieren, prüfte und bewertete Cassini im Austausch mit den einzelnen Fachbereichen Risiken, entwickelte gezielte Sicherheitsmaßnahmen und führte begleitende Coachings durch. Der wichtigste Fokus neben der Gesamtbetrachtung der Abläufe und Technik lag jedoch auf der Einbindung und Sensibilisierung der Beschäftigten. Sie mitzunehmen und aktiv einzubinden war ein wesentlicher Erfolgsfaktor des Vorhabens.

Was Cassini in die Wege leitete, sollte das Denken und Handeln des ITDZ Berlin langfristig prägen. Elementare Verbesserungen fassen dauerhaft Fuß: Aus den Steuerungskreisen, die Cassini im Zuge der Projektsteuerung zur Zertifizierung einrichtete, wurde eine feste Institution. Hier tagen Vorstand, IT-Sicherheitsbeauftragter sowie die Abteilungs- und zentralen Fachbereichsleiter regelmäßig zu strategischen und aktuellen Sicherheitsfragen. Was an Rahmenbedingungen und Maßnahmen für ein integriertes strategisches, taktisches und operatives Informationssicherheitsmanagement (ISMS) definiert wurde, wird laufend weiterentwickelt. Verantwortlichkeiten und Abläufe sowie die Absicherung der Gesamtorganisation und der IT erfolgen nun auf Basis von IT-Grundschutz. Auch die Berliner Verwaltung profitiert maßgeblich von dem hohen Sicherheitsstandard.

Das BSI bescheinigte dem ITDZ Berlin im Juli 2015 initial die Umsetzung der Anforderungen des IT-Grundschutzes. Bis heute wurde seit 2015 jährlich bestätigt, dass die Sicherheitsstandards des BSI im ITDZ Berlin nicht nur eingehalten werden, sondern dass sich das Sicherheitsniveau auch stetig weiter erhöht hat: Zeugnis für den Anspruch des ITDZ Berlin, Informationssicherheit als wesentlichen Bestandteil der Digitalisierung und fortlaufenden Prozess der Verbesserung zu begreifen. Cassini begleitete auch den jüngsten Re-Zertifizierungsweg: Im Sommer 2018 übereichte BSI-Präsident Arne Schönbohm das bundesweit erste Zertifikat nach modernisiertem Grundschutz an das ITDZ Berlin.

Auswärtiges Amt – Neue Netztopologie ermöglicht sichere Kommunikation und Kollaboration

Das Auswärtige Amt setzt auf eine neue Ära der Kommunikation und Kollaboration. Bloggen, skypen, chatten und somit den Austausch mit ihren weltweiten Auslandsvertretungen interaktiver gestalten: Den Grundstein dafür legte eine Studie von Cassini. Sie hievte die internationale ITK-Infrastruktur auf das nächste Level. Auch in puncto Sicherheit.

Weltweit zu Strategien der Diplomatie bloggen, Wissen über interne Wikis austauschen, über Web- und Videoconferencing wichtige Lagebesprechungen abhalten: Das Auswärtige Amt hat die Zeitenwende eingeläutet. Moderne Kommunikation und E-Collaboration sollen künftig die Zusammenarbeit des Ministeriums innerhalb Deutschlands und mit ihren über 200 Auslandsvertretungen prägen. Dadurch verspricht sich das Schlüsselministerium eine neue Form der Arbeitsteilung, Qualität und Schnelligkeit in seinen nationalen und internationalen Abläufen.

Was sich das Auswärtige Amt als ambitioniertes Ziel setzte, förderte jedoch einen gewaltigen Innovationsstau zutage: Die weltweite ITK-Infrastruktur – Grundlage für United Communication and Collaboration (UCC) – basiert noch auf veralteten, teils analogen Technologien. Elementare Voraussetzungen wie VoIP oder Breitbandnetze sind nicht in allen Ländern vorhanden. Die TK- und Videoanlagen sind für die neue Ära der Kommunikation vielfach nicht ausgelegt. Eine weitere Herausforderung: Jede Neuerung hätte weitreichende Folgen für die Sicherheitsarchitektur, die im sensiblen Umfeld des Auswärtigen Amts höchste Priorität hat. Der Weg in die kommunikative Neuzeit verlangte deshalb einen großen Wurf.

Wie kann die internationale ITK-Infrastruktur für zeitgemäße Kommunikation und Kollaboration ausgerichtet werden – konzeptionell, organisatorisch, technologisch und nach Sicherheitsanforderungen der höchsten Geheimhaltungsstufe VS-NfD? Cassini wurde für eine weltweite Studie beauftragt. Sie sollte den Roll-out vorbereiten und Handlungsempfehlungen abgeben. Direkte Ansprechpartner: Der CIO des Auswärtigen Amtes und die Referatsleitung.

Eine ganzheitliche Herangehensweise war notwendig. Cassini baute deshalb die Studie auf drei miteinander korrespondierenden Säulen auf. Zum einen Technologie – mit der Bewertung der aktuellen und Empfehlung der künftigen Telefon-, Video- und UCC-Technik. Zum anderen Organisation – mit der Strategie zur Integration in die an ITIL v3 angelehnte bestehende Service-Organisation des Auswärtigen Amtes. Und schließlich Ressourcen: Mit welchem Personalbedarf und welchen Investitionskosten ist zu rechnen?

Cassini führte zahlreiche Interviews und Workshops mit ausgewählten Mitarbeitern in IT, Fachreferat und Auslandsvertretungen durch, um die Anforderungen zu klären. Danach analysierte Cassini den Ist-Zustand der Kommunikationsinfrastruktur und -prozesse und bewertete die Rahmenbedingungen für den künftigen Betrieb der ITK-Infrastruktur. Schritt für Schritt nahm der Plan zur Modernisierung Gestalt an: Empfehlungen zu Technik, Organisation und Ressourceneinsatz wurden ausgesprochen, ein zusammenhängendes nationales und internationales Architekturkonzept erarbeitet, die Service-Prozesse und der Servicekatalog mit Blick auf die Kopplung mit der vorhandenen IT- Organisation optimiert sowie integere Partner bzw. Hersteller für Umsetzung recherchiert.

Je weiter der Prozess voranschritt, umso mehr kristallisierte sich heraus, dass mit der Neukonzeption der ITK-Infrastruktur auch die vorhandene Sicherheitsarchitektur im Kern neu er dacht werden musste. Cassini empfahl die Vollvermaschung als künftige Netztopologie. Die Strategie dahinter: Die Kommunikation zwischen Ministerium und Auslandsvertretungen sowie der Auslandsvertretungen untereinander läuft künftig Punkt zu Punkt und somit getrennt vom Gesamtnetz. Dies senkt die Angriffsfläche für Attacken erheblich. In der neuen Sicherheitsarchitektur mitberücksichtigt wurden die strengen Sicherheitsmaßstäbe von VS-NfD.

Das Ergebnis der Studie stellte Cassini auf CIO-Ebene vor, darin wurde auch der Investitionsbedarf abgeschätzt – ein höherer zweistelliger Millionenbetrag. Neben allen Technologie-, Organisations-, Service- und Sicherheitsmodellen als Voraussetzung für die künftige Kommunikation beinhaltete die Studie auch eine schrittweise Projektplanung zur Einführung – mit detailliertem Maßnahmenkatalog. Den Start sollten unter anderem New York, Rio de Janeiro, Peking und Tokio machen. Die Freigabe durch das Auswärtige Amt erfolgte postwendend. Das Auswärtige Amt hat somit den Grundstein für seine kollaborative Zukunft gelegt. Flächendeckend soll sie bis 2020 stehen. Federführend begleitet Cassini nun auch die Umsetzung. Zunächst in den Pilotstädten, danach in allen weiteren 220 Auslandsvertretungen.