Zukunftskongress Staat & Verwaltung 2023

Kompetenzbündelung in der Verwaltung: Chancen, Herausforderungen und der Weg zu Innovation

Dr. Jennifer Schevardo diskutierte in dieser Zukunftswerkstatt über Anwendungsfälle und die spezifische Ausprägung durch Innovationseinheiten. Auf dem Panel begrüßte sie Deirde Burdy (Kreis Siegen-Wittgenstein), Rudolf Schleyer (Vorstandsvorsitzender der AKDB), Marcus Warnke (mgm consulting partners), Dr. Sebastian Gradinger (Leiter der Digitalakademie) und Dr. Andreas Klafki (MWAE Brandenburg).

Digitalisierung, Krisen und Fachkräftemangel – die gegenwärtigen und zukünftigen Herausforderungen setzen die öffentliche Verwaltung unter hohen Veränderungsdruck. Gleichzeitig mangelt es vielerorts an Ressourcen, Methoden aber auch an Ideen, wie diese Herausforderungen zu bewältigen sind. Kompetenzbündelung ist ein Ansatz, mit dem Organisationen der öffentlichen Verwaltung versuchen, Fähigkeiten und Wissen an einem Ort zusammenzufassen. Unter dem etwas vagen Begriff verbirgt sich ganz viel Unterschiedliches: Kompetenzzentren für Fachkräftesicherung etwa, Digitalagenturen, agile Taks Forces oder auch die verschiedenen Innovationseinheiten, denen Cassini bereits eine Studie gewidmet hat. Ihnen gemeinsam ist, dass sie Kommunikation und interdisziplinäre Kooperation verbessern und Ressourcen effizienter allozieren sollen. Sie sollen Freiräume bieten und damit Keimzellen für Innovation werden. Ist das die Lösung, die der öffentlichen Verwaltung bisher gefehlt hat? Wie wirkt sich Kompetenzbündelung auf die behördlichen Strukturen aus? Und werden Verwaltungsvorgänge bald durch Expertengremien gestaltet? 

In unserer einstündigen Podiumsdiskussion trafen fünf Expert*innen mit Erfahrungen zu Kompetenzbündelungen im Verwaltungsumfeld in unterschiedlichen Anwendungsbereichen aufeinander. 

Die Teilnehmenden waren sich einig: Kompetenzbündelung kann bisherige Barrieren der Organisationsstrukturen der Verwaltung überwinden und neuen Raum schaffen, um fachübergreifend zusammenzuarbeiten. Dabei können neue, kreative Lösungen entstehen, die unter anderem auch zu einem sparsamen Umgang mit Ressourcen beitragen, etwa dadurch, dass sie das Risiko von Einzel- oder Parallelaktivitäten vermindern (Burdy) oder zur Standardisierung von Prozessen, gerade im Digitalisierungsbereich, beitragen. Auch die Entwicklung von Best Practices, die dann als Blaupause auf andere Bereiche übertragen werden können, ist ein hohes Potenzial, wie Klafki für einige Projekte im Land Brandenburg darlegte. 

Im Vorgehen ist jedoch Vorsicht geboten, denn Kompetenzbündelung birgt die Gefahr der Verinselung. Wenn Kompetenzen irgendwo gebündelt werden, sind diese schnell vom normalen Arbeitsalltag der Organisation isoliert und können keine Wirkung in diese hinein entfalten. Im Prozess der gebündelten Zusammenarbeit ist es darum wichtig, die betroffenen und beteiligten Stellen zusammenzubringen und mitzudenken (Burdy) und auch die Vernetzung mit der Linie zu pflegen (Warnke). Zudem sei es hilfreich, von Anfang an die Zielsetzung im Blick zu halten und Kriterien zur späteren Erfolgsmessung und Evaluierung mitzudenken, so Klafki. 

Kompetenzbündelung kann ganzheitliche, über den Belangen der Einzelorganisationen stehende Lösungen schaffen, die in den Organisationen trotzdem getragen und verstetigt werden – sofern sie sich an den realen Bedarfen ausrichten. Als ein Beispiel hierfür legte Gradinger seine Idee eines „Haus des Bundes“ dar, das als ein Ort des Austausches und der gemeinsamen Kompetenzentwicklung für Mitarbeitende aller Bundesbehörden gedacht ist und das Impulse für nachhaltige Zusammenarbeit und verbindendes Denken setzen soll.

Auch innerhalb der Verwaltungsorganisationen schafft Kompetenzbündelung den Mitarbeitenden Raum, sich von gewohnten Denk- und Prozessmustern zu lösen und kreativ zu sein (Warnke), etwa um ganz neue, digitale Prozesse zu erarbeiten, anstatt analoge Prozesse nur eins zu eins ins Digitale zu übersetzen (Schleyer). 

Reicht das aber, um den bestehenden Herausforderungen zu begegnen? Denn um eine nachhaltige Nutzung der von Kompetenzbündelung ausgehenden Innovations-Impulsen zu gewährleisten, reicht es nicht, Keimzellen zu schaffen, sondern es braucht auch ein fruchtbares Umfeld, das Möglichkeiten einräumt und den Mut aufbringt, neue Schritte zu gehen. Dem entgegen stehen zurzeit noch die kulturellen und rechtlichen Rahmenbedingungen der Verwaltung, die Eigenständigkeit und die autonome Entwicklung innovativer Lösungen eher noch hemmen, anstatt zu fördern. 

Trotz dieser Zweifel herrschte in den Schlussworten der Podiumsgäste durchweg Optimismus. Kompetenzbündelung ist ein in jedem Fall ein erprobenswerter Weg. Für alle, die ihn gehen wollen, hatte das Podium hilfreiche Hinweise: einfach machen, vorhandene Kompetenzen miteinbeziehen und immer miteinander reden. 

Cassini wird sich in Fortsetzung der Studie zu den Innovationseinheiten weiter mit dem Thema befassen. 

[Bericht: Felix Asselmann, Jennifer Scheverdo, Bildquelle: Wegweiser | J. Jeske]

In diesem Best-Practice-Dialog moderierte Clementine Bertheau einen ressortübergreifenden Erfahrungsaustausch mit dem BMI und dem Auswärtigen Amt. Über Erfahrungen und Erfolgsfaktoren sprach sie mit Frank Früh (AA), Ariane Rohrmann und Dr. Tim Sauer (beide BMI) sowie Cassini-Kollegin Mirja Stegelmann.

„Man muss einen steilen Berg erst hochklettern, bevor man schnell runterfahren kann.“ – Dieses Zitat von Dr. Tim Sauer, Maßnahmenverantwortlicher der Maßnahme E-Gesetzgebung zum Thema agile Transformation bleibt im Gedächtnis.

Ganz konkret: Agil in der Verwaltung geht und wenn es läuft, dann läuft es auch eigentlich. Aber der Weg zur Einführung neuer Arbeitsweisen benötigt gewisse Anstrengungen. Für die agile Zusammenarbeit gibt es Grauzonen, auch in der Abstimmung mit wichtigen Gremien und diese muss man kennen und zu nutzen wissen. Im Pragmatismus waren sich alle einig. Dafür braucht es jedoch ein erhöhtes Verständnis für den eigenen Kontext, die Akteure und das System, in dem Mehrwert geschaffen werden soll. Hier spielt auch die Zusammenarbeit im eigenen Projekt aber auch die mit Dienstleistern und die Abstimmung mit Stakeholdern eine Rolle.

Fazit: Ganzheitlichkeit erkennen! Stichwort Systemverständnis – Agilität ist für die Verwaltung im Ganzen auch ein Thema der Personal- und Organisationsentwicklung. Hier müssen langfristig Wege und Mittel gefunden werden, um die Anforderungen, die Agilität stellt, besser stemmen zu können. Das betrifft Leitungsebenen, Projektleiterinnen und Referenten, also die Umsetzer, aber auch Gremien und Kontrollinstanzen. Nur wenn sie gemeinsam an einem Strang ziehen, kann es gelingen, unter den Bedingungen höchster Komplexität echten Nutzen für alle Beteiligten zu stiften.

Konkrete Erfolgsfaktoren für die agile Transformation in verschiedenen Reifegraden:

• Führung: klares Commitment der Entscheidungsträger und Vorbereitung der Führungskräfte auf die veränderten Führungsrollen
• Förderung agiler Werte (Fokus, Kommunikation, Feedback, Selbstverpflichtung, Offenheit…)  und Förderung von Fehlerkultur
• Klare Verantwortlichkeiten der agilen Rollen (!) ausweiten auf Systemverständnis, gerade bei Großprojekten oder im Programmkontext
• Kommunikation und Einbindung: gemeinsame Arbeitseinheiten, Workshops mit relevanten Stakeholdern (Abgeben von Verantwortung und Selbstorganisation)
• Iteratives Entwickeln eines Ansatzes: Immer wieder evaluieren, was Wert schöpft.
• Echte (auch strategische) Ziele formulieren, die erreichbar sind und Nutzen liefern

Das Fazit war positiv und auch unsere Referent*innen hatten ein paar interessante Einblicke in die Praxis ihrer Ressortkolleg*innen. Oder um es mit den Worten von unserem Panelisten Früh zu sagen: „Ich freue mich total, ich dachte immer wir wären ein einsames Einhorn.“

[Bericht: Clementine Bertheau, Mirja Stegelmann, Bildquelle: Wegweiser | J. Jeske]

Brauchen wir ein Leitbild für die Digitale Verwaltung Deutschland? Wie sähe es aus und wie könnte ein nachhaltiger Weg dorthin aussehen? Diese Fragestellungen hat Senior Partner Jan-Lars Bey mit seinen Gästen auf der Main Stage erörtert. Diese waren Prof. Dr. Andreas Meyer-Falcke (NRW), Bernd Schlömer (Sachsen-Anhalt), Luise Kranich (BMI), Silke Tessmann-Storch (Dataport), Alexander Wallner (plusserver) und Markus Keller (AKDB).

Die Take-aways aus der Diskussion sind:

In der derzeitigen Digitalisierungslandschaft gibt es viele Leuchtturmprojekte, doch ein einheitliches Zielbild fehlt. Ob und wie ein Zielbild festgelegt werden sollte, wurde auf dem Podium kontrovers diskutiert. Dem Wunsch, Richtungsentscheidungen zu treffen und eine Vision vorzugeben, steht ein pragmatischer Ansatz gegenüber, nachdem die Umsetzung vorangetrieben werden muss. Einzelne Bundesländer verfolgen bereits Zielbilder, auf Bundesebene fehlen diese noch. Aus der Privatwirtschaft und dem Publikum wurde der Wunsch nach einem Zielbild klar bekräftigt.

Die Digitalisierung bietet viele Möglichkeiten für Prozesse, die zuvor nicht gegeben waren: sie können sicherer, nachvollziehbarer und vertrauenswürdiger werden. Doch es birgt auch das Risiko, dass Prozesse einfach übernommen werden, ohne Regeln neu zu bestimmen. Für die Identifikation und Ausrichtung von Prozessen wäre ein Zielbild hilfreich.

Podium und Publikum waren sich darin einig, dass Standardisierung die Verwaltungsdigitalisierung vorantreiben kann. Ob dies konkret bedeutet, dass ein oder mehrere Standards gesetzt werden sollten, scheint hierbei nebensächlich zu sein, sofern klare Vorgaben gemacht werden. Zur Festlegung einer Standardisierungsagenda sollten möglichst viele Akteure aus Bund, Ländern, Kommunen, aber auch Akteure aus Wirtschaft und Zivilgesellschaft, an einen Tisch gebracht werden. Die Frage nach dem Grad der Verbindlichkeit von Standards wurde offen, aber nicht abschließend diskutiert.

Als Erfolgsfaktoren auf dem Weg zur Digitalen Verwaltung Deutschlands gehören Partizipation und Dialog zu den häufig genannten Begriffen. Daneben kann eine klare Zielstellung helfen, möglichst viele Menschen zu vereinen, Silos aufzubrechen und auf der Reise mitzunehmen.

Wir sind gespannt auf die weiteren Entwicklungen und die Ergebnisse der angekündigten Standardisierungsagenda.

[Bericht: Sarah Bahle, Bildquelle: Wegweiser | J. Jeske]

Salma Nosseir moderierte den Best-Practice-Dialog zum Gründungsportal als zentrales und digitales Tor, welches über die Mitnutzungsallianz perspektivisch deutschlandweit verfügbar sein wird. Sie sprach mit Jasmin Deling und Georg Lucht (beide MWIKE NRW).

Deutschland ist ein relevanter Wirtschaftsstandort. Doch wie lange noch? Mag man den aktuellen Medienberichten glauben, ziehen dunkle Wolken auf. Von einem „Standortdebakel“ ist gar die Rede (vgl. ZEIT Online vom 12.07.2023). Man solle doch endlich Licht in den Bürokratiedschungel bringen. Diese Forderung – und die damit verbundenen Versuche – sind nicht neu. Doch der Zeitpunkt heute ist ein gänzlich anderer. Wir befinden uns in einer Zwischenphase. Auf der einen Seite wurden durch die beschleunigte Umsetzung des OZG viele wirtschaftsbezogene Leistungen ausgerollt und stehen den Unternehmen heute schon zur Verfügung. Auf der anderen Seite warten alle gespannt auf die Folgegesetzgebung. Und wir gestalten diese Zwischenphase. Gemeinsam mit der Stabstelle „Digitalisierung für die Wirtschaft“ des MWIKE NRW haben wir es uns zum Ziel gemacht, den Gründungsprozess zu vereinfachen. Wir nutzten den diesjährigen Zukunftskongress daher, um über den aktuellen Stand des Projekts zu informieren und um Mitwirkung zu werben. „Gemeinsam und arbeitsteilig.“ Wie es Jasmin Deling, Leiterin der Stabsstelle im MWIKE noch einmal herausstellte.

Ein ausführliches Interview mit ihr finden Sie hier.

[Beitrag: Laurence Greeb, Bildquelle: Wegweiser | S. Neumann]

Chira Hartwig teilte Erkenntnisse der Cassini-Studie über die Zwillingstransformation, David Wichmann diskutierte mit spannenden Panelist*innen darüber, wie sie gelingen kann. 

Auf dem Panel vertreten waren Andrea Meyer (BMUV), Dr. Wolfgang Scheremet (Umweltbundesamt) und Dorian Grosch (Fraunhofer FOKUS). Wir danken den Panelist*innen für die vielen Erkenntnisse und die angeregte Diskussion.

Was lässt sich aus der Podiumsdiskussion ableiten?

Es benötigt eine ganzheitliche Strategie mit starkem Mandat auf höchster politischer Ebene, um eine Stoßrichtung und Orientierung zu geben, wie wir Synergien aus Digitalisierung und Nachhaltigkeit schöpfen können. 

Strukturen und Prozesse sollten ressortübergreifend einheitlich auf Digitalisierung und Nachhaltigkeit ausgerichtet sein. 

Ohne die notwendigen Ressourcen und Kompetenzen schlägt jede Strategie fehl. Strukturen und Prozesse müssen „mit Leben gefüllt werden“.

Zur erfolgreichen Umsetzung gehört ebenso die Nutzung und Verknüpfung von den „en masse“ vorhandenen (Umwelt-)Daten. Neben der zentralen Anlaufstelle muss jedoch die Aufbereitung und Aktualität der Daten gewährleistet sein.

In diesem Zukunftsforum teilten wir wesentliche Impulse aus der internationalen Studie „Digitalisierung als Hebel der Nachhaltigkeitstransformation“. Bei Interesse am Thema kontaktieren Sie gerne David Wichmann oder Chira Hartwig.

[Bericht: Sarah Bahle, Bildquelle: Wegweiser | J. Jeske]