
Von effizienteren Prozessen über bessere Entscheidungen bis hin zu passgenauen Dienstleistungen: Datengetriebene Ansätze bieten in der Verwaltung entscheidende Vorteile. Doch oft fehlen Strukturen und Bewusstsein, um aus Daten echten Mehrwert zu schaffen – Anspruch und Wirklichkeit klaffen auseinander. Die Studie will diese Lücke schließen und liefert praktische Erkenntnisse sowie Lösungswege aus der öffentlichen Verwaltung. Als Grundlage dienen Interviews mit 19 Fach- und Führungskräften aus zwölf Organisationen der Bundesverwaltung, die sich täglich mit der Wertschöpfung oder Administration von Daten und KI beschäftigen. Wir wollten wissen, welche Ziele und Visionen sie mit welcher Strategie auf dem Weg zu einer datengetriebenen Organisation verfolgen, welche Maßnahmen sie dabei ergreifen und was ihre Herausforderungen sind. Die Auswertung zeigt: Viele Behörden sind strukturell, personell und kulturell nicht auf eine gesamtheitliche, datengetriebene Transformation vorbereitet. Von Führungskräften wird dabei mehr Unterstützung, Mut und Commitment gewünscht.
Wir werben für ein Verständnis auf allen Hierarchieebenen, dass ein langfristig angelegter innovativer Ansatz, der über den KI-Hype hinaus geht, wichtig ist, wenn nicht sogar unvermeidbar.
Die Auswertung der 19 halbstrukturierten Videokonferenzinterviews macht deutlich: Die Herausforderungen, mit denen sich Daten-, KI- und IT-Führungskräfte im Umgang mit Datenverarbeitung und Künstlicher Intelligenz konfrontiert sehen, sind meist nicht ausschließlich technischer Natur. Vielmehr sind es organisatorische Hürden bei:
Die Vision einer datengetriebenen Verwaltung, die zusätzliche Effizienz- und Transparenzgewinne in Aussicht stellt, stößt auf breite Zustimmung. Sie wird jedoch nicht umfassend in allen Leitungsebenen und auch nicht in der Organisationsbreite gelebt und nachhaltig verfolgt. Die datenbasierte Transformation braucht langfristige Aufmerksamkeit, einen Fokus auf den Menschen und muss gelebte Strukturen schaffen.
Um öffentliche Verwaltungen bei den nächsten Schritten zu selbstwirksameren Mitarbeitenden, Technologiesouveränität und effizient datengetriebenen Organisationsstrukturen zu unterstützen, haben wir sieben konkrete Handlungsempfehlungen entwickelt. Sie setzen an den von den interviewten Führungskräften beschriebenen Herausforderungen an und werden vereinzelt durch Best Practices aus unserer Beratungserfahrung ergänzt:
Wir bedanken uns bei allen Interviewpartner:innen, deren vielfältige Erfahrungen im Umgang mit Datenverarbeitung und KI die Grundlage für die Entwicklung unserer Handlungsempfehlungen waren.

7 Handlungsempfehlungen für den Wandel hin zu einer wirksamen, effizienten Datenorganisation
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