Während in der Papierwelt eine Unterschrift eine Unterschrift ist, ist nicht jede digitale Signatur gleich viel wert. Es wird in drei Abstufungen unterschieden:

1. Die einfache E-Signatur (z. B. ein Klick auf „AGB akzeptieren") ist im Streitfall anfechtbar.
2. Die fortgeschrittene E-Signatur bindet die Identität über Zertifikate ein, ist aber nur ohne gesetzliche Schriftformpflicht rechtsgültig.
3. Erst die qualifizierte E-Signatur mit Zwei-Faktor-Authentifizierung ist vollständig rechtsgültig und personengebunden.

Als Faustregel gilt: Je rechtlich bindender die Signatur ist, desto mehr technische und organisatorische Hürden müssen für ihre Einrichtung und Aufbringung genommen werden. Für viele Behörden kommen außerdem eine Prüfung von Signaturen anderer sowie das E-Siegel hinzu – rechtsgültig, aber organisationsspezifisch, mit eigenem Rechteverwaltungsbedarf entsprechend der Ausgabe des Feuchtsiegels in der analogen Welt.

In der Architektur von digitalen Lösungen wird zwischen Geschäftsarchitektur (der fachlichen Ebene), Anwendungsarchitektur (der funktionalen Ebene) und technischen Architektur (der technischen Ebene) unterschieden. Beim Digitalisieren des Unterschreibens in Behörden lohnt es sich, ebenfalls in diesen Kategorien zu denken und jeweils eine Kernfrage zu beantworten: 

1. Auf Ebene der Geschäftsarchitektur: Was wird eigentlich mit der Unterschrift bezweckt? Handelt es sich um die Kenntnisnahme eines internen Protokolls ohne jeglichen Anspruch auf Rechtsgültigkeit? Dann reicht eine einfache Signatur vollständig aus. Wenn es sich hingegen um den Abschluss eines rechtskräftigen Vertrags handelt, muss in aller Regel zur qualifizierten Signatur gegriffen werden. Eine fortgeschrittene Signatur ist oft das richtige Mittel für den Abschluss eines wichtigen Schrittes innerhalb eines Verwaltungsprozesses.
2. Auf Ebene der Anwendungsarchitektur: Welche Lösungen gibt bereits in der Organisation? Und was muss ergänzt werden, um das auf fachlicher Ebene definierte Ziel zu erreichen? Liegen zum Beispiel bereits etablierte PKI-Zertifikate oder eine Lösung zur qualifizierten Signatur vor, die lediglich an das genutzte Fachverfahren angebunden werden müssen?
3. Auf Ebene der technischen Architektur: Welche betrieblichen Hürden und Voraussetzungen bestehen? Basierend darauf kann die Umsetzung der auf funktionaler Ebene definierten Anwendungen geplant werden. Gerade bei der qualifizierten Signatur kann es zu unerwarteten Schwierigkeiten kommen, da ein externer Vertrauensdienstanbieter, der außerhalb der eigenen Infrastruktur arbeitet, involviert werden muss und signierende Mitarbeitende eine 2-Faktor Authentifizierung benötigen.

Am Ende steht eine einfache, aber entscheidende Erkenntnis: Viele Verwaltungsprozesse wurden ohne die Möglichkeiten der Digitalisierung erdacht.

Vielleicht ist das Unterschreiben, das in der Papierwelt vor allem wegen seiner Einfachheit genutzt wird, in der digitalen Welt gar nicht mehr der richtige Weg. In manchen Fällen kann es sinnvoller sein, den Verwaltungsprozess selbst anzupassen.