Seit vielen Jahren beschäftigt sich Cassini mit dem Thema IT-Kostenmanagement und der Umsetzung in der Praxis. Um die eigenen Erfahrungen mit Best Practices zu spiegeln, konnten wir Kunden für ein Interview gewinnen. Die wichtigsten Erkenntnisse sowie Take-aways aus diversen Kostenmanagement-Projekten teilt Lizette Reinhardt in diesem Beitrag.
IT-Kosten sind ein sehr individuelles Thema und stark abhängig von der Größe und Struktur des Unternehmens. Jedoch stechen in der Praxis und in den Interviews fünf Prinzipen hervor, die für eine Vielzahl von Unternehmen Anwendung finden und als Orientierung im Kosten-Dschungel genutzt werden können.
Eine präzise Kontrolle und umfassende Transparenz bei der IT-Budgetierung und -Kostenverwaltung sind entscheidend für den Unternehmenserfolg. Klare, strukturierte Ansätze helfen dabei, Kosten nicht nur vollständig zu erfassen, sondern auch den Fachbereichen transparent zu kommunizieren. Besonders bei der Beseitigung technischer Altlasten wird eine transparente Kostenübersicht zum zentralen Faktor: Sie verdeutlicht den Mehrwert von Investitionen und fördert das Kostenbewusstsein bei Mitarbeitenden und Kunden.
Mein Tipp: Transparenz folgt Struktur. Machen Sie sich Ihre Kosten bewusst und ordnen sie diese, z. B. in einem Servicekatalog, klar zu. Das ermöglicht Ihnen zu erkennen, welche Services besonders kostenintensiv sind oder rege vom Fachbereich nachgefragt werden. Ein Servicekatalog kann iterativ eingeführt werden und schafft so schrittweise Transparenz.
Technische Schulden sind im Mittelstand häufig anzutreffen. Investitionen in Digitalisierung, Automatisierung und moderne Technologien wie moderne ERP-Systeme und KI werden zunehmend als Grundpfeiler für künftiges Wachstum und Effizienzsteigerungen betrachtet. Dabei steht im Vordergrund, dass Anwendungen sowohl geschäftlichen Nutzen bieten als auch praktikabel und sicher sind. Digitalisierung wird somit nicht als Selbstzweck verfolgt, sondern stets auf den konkreten Mehrwert für das Unternehmen und seine Prozesse hin priorisiert.
Mein Tipp: Definieren Sie in der IT strategische Ziele für die nächsten drei bis fünf Jahre und berücksichtigen Sie die damit verbundenen Kosten. Oftmals ist ein Proof of Concept sinnvoll, um die Anwendungsmöglichkeiten und finanziellen Auswirkungen zu bewerten. Ebenso ist es sinnvoll die eingesetzte Infrastruktur von Zeit zu Zeit einer externen Prüfung zu unterziehen, um mögliche Risiken frühzeitig zu identifizieren.
Durch strukturierte Budgetierungsansätze und die Differenzierung von OpEx (Operational Expenditures: Betriebsausgaben), CapEx (Capital Expenditures: einmalige, vorab geleistete Zahlungen) und Projektbudgets gelingt es den Unternehmen, ihre IT-Ausgaben flexibel an veränderte Anforderungen und Marktbedingungen anzupassen. Es zeigt sich, dass proaktive Planungsmaßnahmen und Notfallpläne essenziell sind, um auf unvorhergesehene Budgetschnitte oder wirtschaftlich herausfordernde Phasen vorbereitet zu sein.
Mein Tipp: Planen Sie regelmäßig, beispielsweise alle zwei Jahre, einen Marktvergleich ein. Das kann im Rahmen eines Peer-to-Peer-Benchmarkings geschehen oder durch eine externe Beratung. Vergleiche mit Marktbegleitern und Marktstandards helfen, die Position des Unternehmens einzuordnen und Verbesserungspotenziale zu erkennen.
Innovationen werden aktiv gefördert, indem Fachbereiche in die Ideengenerierung und Bewertung neuer Technologien eingebunden werden. Die Fachbereiche übernehmen eine Rolle als Innovationspartner und entwickeln digitale Kompetenzen, um gemeinsam mit der IT wertschöpfende Lösungen für das Unternehmen zu schaffen. Häufig wird hierfür ein festes Budget aufgeteilt, das flexible Mittel für unterschiedliche Innovationsprojekte bereitstellt, um neue Ansätze zu erproben und effizient umzusetzen.
Mein Tipp: Gemeinsam mit Ihrem IT-Dienstleister oder den internen IT-Kolleg*innen können Sie quartalsweise Innovationsworkshops planen, in welchem Projektideen zusammen mit den Fachbereichen evaluiert werden. So stellen Sie sicher, dass technologische Investitionen auch die Bedürfnisse des Unternehmens treffen und Sie schneller auf Veränderungen reagieren.
Die Einbindung der Fachbereiche ist essenziell, muss aber gleichzeitig auch kontrolliert werden. Dafür sind klare IT-Richtlinien hinsichtlich IT-Sicherheit oder IT-Architektur unerlässlich. Die IT konzentriert sich darauf, eine stabile und nachhaltige IT-Landschaft zu etablieren. Unkoordinierte Software-Einführungen durch Fachbereiche sollten vermieden werden, um Governance, Kostenkontrolle und Datenschutz sicherzustellen. Als strategischer Partner und Berater unterstützt die IT die Fachbereiche dabei, eine abgestimmte und zielgerichtete Nutzung der IT zu fördern und gemeinsam Wert für das Unternehmen zu schaffen. Gleichzeitig wird so sichergestellt, dass die IT-Landschaft langfristig stabil ist und die Kosten unter Kontrolle bleiben.
Mein Tipp: Definieren Sie klare Freigabeprozesse für IT-Lösungen und setzen Sie Fachbereichskoordinator*innen ein, die eng an der Schnittstelle zwischen IT und Business arbeiten.
