Bleiben wir bei der Unterschrift. Das Team könnte sich einen Vorgang vom Anfang bis zum Ende ansehen. Die Kollegin zeigt, wann sie zum Drucker geht und was danach geschieht. Eine andere Person klärt, auf welcher Anforderung die Unterschrift beruht. Dafür braucht es jemanden aus dem Rechtsbereich oder aus der Betreuung des Fachverfahrens. Die Person kommt hinzu, weil die Frage ohne sie nicht zu beantworten ist, nicht weil jedes Prozessproblem ein bereichsübergreifendes Projekt verlangt.
Möglicherweise bleibt der Schritt bestehen. Dann wäre schon viel gewonnen, wenn sein Zweck nachvollziehbar festgehalten wird. Die nächste Kollegin müsste nicht mehr zwischen „vorgesehen“ und „erforderlich“ raten. Vielleicht zeigt sich aber, dass eine Freigabe im Fachverfahren dieselbe Funktion erfüllt. Dann lässt sich der Ablauf ändern und anschließend prüfen, ob die Kontrolle tatsächlich erhalten geblieben ist.
Das Ziel ist nicht, möglichst viele Schritte zu streichen. Das Ziel ist, wieder Gründe für sie zu haben. Auch für die, die bleiben.
Wir begleiten Teams bei solchen Klärungen. Wenn im Tagesgeschäft kaum Luft ist, können wir Zeit mitbringen, den Weg eines Vorgangs nachzeichnen und die Menschen zusammenholen, die ihn kennen. Die fachliche Entscheidung liegt bei ihnen. Uns ist wichtig, dass sie beim nächsten ungeklärten Schritt nicht erneut jemanden von außen brauchen. Die Handlungsfähigkeit von Sozialversicherungsträgern ist für uns keine bloße Effizienzfrage; an ihr hängt, was der Sozialstaat für Menschen im konkreten Fall leisten kann.
Wenn eine Organisation sagt, sie habe keine Zeit, ihre Abläufe anzusehen, kann das vollkommen zutreffen. Uns beschäftigt nur, wie viel Zeit sie damit verbringt, Abläufe fortzusetzen, deren Gründe sie nicht mehr kennt.
