Ausschreibungsprozesse strukturieren

IT Sourcing Ausschreibung

Um bei der externen Beschaffung von IT-Leistungen keine unangenehmen Überraschungen zu erleben, sollten Unternehmen unbedingt auf einen strukturierten Ausschreibungsprozess setzen. Nur mit einer gut geplanten und durchgeführten Ausschreibung ist genug Vergleichbarkeit gegeben, um den optimalen IT-Dienstleister zu finden.
Doch was macht eine gut umgesetzte Ausschreibung aus und worauf müssen Unternehmen besonders achten? Welche Verfahren sind dabei hilfreich und wo lauern Fallstricke?
Wir bringen Licht ins Dunkel des Ausschreibungsdschungels und begleiten Sie von Anfang bis Ende.

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Typische Fehler bei der Durchführung von Ausschreibungen

Wir beobachten bei ausschreibenden Unternehmen häufig ähnliche Fehler, welche sich durch frühzeitiges Risikomanagement und eine bewusste Herangehensweise verhindern lassen.

  1. Ausschreibungen sind Projekte und sind entsprechend zu planen und durchzuführen. Sie bedürfen entsprechender Kapazitäten, Organisationsstrukturen und Führung. Eine Durchführung als betriebliche Nebentätigkeit ist nicht erfolgsversprechend.
  2. Ein Mangel an Ressourcen- und Know-how führt zu fehlerhaft aufgenommenen Anforderungen, einem falschen bzw. fehlenden Vertragsentwurf oder schlecht vorbereiteten und durchgeführten Verhandlungen. Alles Nachteile, die der Gegenüber in jedem Fall auszuspielen weiß.
  3. Frühzeitige Festlegungen auf einen Dienstleister, auch als „Golfplatz-Deals“ bekannt, sind häufig ein Grund, warum die externe Leistungsbeschaffung scheitert. Wettbewerb ist der wesentliche Bestandteil jeglicher wirtschaftlichen Interaktion. Wer diesen entfernt, kann nicht zielführend agieren.

Gemeinsam mit Cassini können Sie genannte Risiken minimieren. Partizipieren Sie von unseren Erfahrungen und vermeiden Sie einfache Fehler. Wir unterstützen Sie bei der richtigen Planung und Vorbereitung zur Optimierung Ihres Ausschreibungserfolges.

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Mit drei Schritten zum optimalen IT-Dienstleister

Strategie und Design des Ausschreibungsprozesses

Im ersten Schritt verschaffen wir uns ein umfassendes Bild über die IT, um basierend auf der Sourcing-Strategie das Vorgehen im RfP-Prozess zu bestimmen. Hierbei steht die Bewertung von bestehenden Verträgen und der Abgleich mit Best-Practices im Vordergrund. Eine detaillierte RfP-Strategie reduziert Zeit- und Budgetrisiken im Prozess.

Durchführung des Ausschreibungsprozesses

Wir führen Sie durch den gesamten Ausschreibungsprozess, beginnend mit der Erstellung der Vertragsunterlagen bis hin zur Angebotsbewertung und Due Diligence. Cassini stellt dabei ein umfangreiches Vertragswerk mit Leistungsscheinen und Rahmenvertrag zur Verfügung, welches in gemeinsamer Arbeit um Unternehmensspezifika ergänzt wird. Wir unterstützen Sie bei der Konsolidierung und Aufbereitung der Anbieterfragen, führen Workshops zur einheitlichen Beantwortung der Fragen durch und bewerten gemeinsam mit Ihnen anhand festgelegter Bewertungskriterien die Angebote. So stellen wir die Professionalität und Kompatibilität der für die Short-List ausgewählten Dienstleister sicher.

Vertragsverhandlungen und Vertragsabschluss

Mit ausgewählten Dienstleistern führen wir Vertragsverhandlungen durch. Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir eine Detailplanung der Verhandlungen und legen Rollen, Werkzeuge und Ihre Positionen und Spielräume fest. Anhand dieser Parameter führen wir Sie durch eine strukturierte Verhandlung. Auf Basis des BAFO, dem besten und finalen Angebot des Anbieters, unterstützen wir Sie zudem beim Housekeeping der Vertragsunterlagen bis zur Vertragsunterschrift.

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Passgenaue Unterstützung für Ihre Ausschreibung

IT-Sourcing-Projekte erfordern Erfahrung, Struktur, Methodik, Neutralität und Qualität. Die Exzellenz Ihrer Ausschreibung repräsentiert Sie und Ihr Vorhaben in der Branche und am Markt. Wir sichern die Qualität durch unsere umfassende Erfahrung sowie einen strukturierten und neutralen Ausschreibungsprozess. Dabei sorgen wir dafür, dass Ihr Ausschreibungsprozess jederzeit planbar und maßgeschneidert auf Ihre Bedürfnisse ausgerichtet ist sowie reibungslos abläuft.

Mit unserem Cassini-Standard-Vertragswerk erhalten Sie klar strukturierte Preismodelle ohne versteckte Kosten und sichern sich ein faires und transparentes Preis-Leistungs-Verhältnis für Ihre IT-Leistungen.

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Sie haben Fragen zum Thema IT Sourcing Ausschreibungen im Mittelstand?

Sprechen Sie uns gerne an und lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie Cassini Ihr Unternehmen bei Ihren Ausschreibungsprozessen unterstützen kann!

Wilko Reinhardt, Senior Management Consultant, Cassini Consulting AG

Dr. Wilko Reinhardt

Senior Management Consultant, Business Lead

wilko.reinhardt@cassini.de
+49 211 - 65 85 41 33
Christoph Adamitz, Cassini Consulting

Christoph Adamitz

Senior Consultant, Domain Lead IT-Sourcing

christoph.adamitz@cassini.de
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