Zur Erleichterung und Optimierung aller Aufgaben rund um das Vertragsmanagement nutzen Unternehmen zunehmend ein Vertragsmanagement-Tool. Von der strategischen Entscheidung zur Einführung über die Beschaffung bis hin zur Implementierung und den täglichen Betrieb ergeben sich eine Vielzahl an Fragestellungen, die es zu beantworten gilt. Mit dieser Beitragsreihe möchte ich Ihnen dabei helfen, den Fokus auf die wesentlichen Aspekte zu legen und zugleich einen ganzheitlichen Implementierungsansatz zu verfolgen. Im ersten Teil werfen wir ein Blick auf die Vorteile und Herausforderungen, die sich mit Einführung und Betrieb eines Vertragsmanagement-Tools ergeben.
Ein effizientes Vertragsmanagement ist das Rückgrat jeder erfolgreichen Unternehmensführung, unabhängig von der Größe des Unternehmens. Die richtige Handhabung von Verträgen beeinflusst nicht nur die betriebliche Effizienz, sondern legt auch den Grundstein für nachhaltige Geschäftsbeziehungen. Aus diesem Grund ist ein effizientes Vertragsmanagement für jede Unternehmensgröße von entscheidender Bedeutung. Es umfasst die Verwaltung von Verträgen, die Vertragsüberprüfung und -erstellung, die Vertragsüberwachung sowie ein Fristen- und Terminmanagement. Ebenfalls sind die Verhandlung von Verträgen sowie deren Controlling und Beendigung hierzu rudimentäre Aufgaben. Es kann nachhaltige Geschäftsbeziehungen fördern und die vertraglich vereinbarten Verpflichtungen sicherstellen.
Durch eine zentrale Ablage sowie die Sicherstellung eines stetigen und schnellen Zugriffs ermöglichen Sie eine vereinfachte Verwaltung und erhöhen die Effizienz des Vertragsmanagements. Damit können Sie beispielsweise Doppelablagen und unterschiedliche Versionierungen einfangen, die Datenvollständigkeit erhöhen und Reportingprozesse beschleunigen. Darüber hinaus profitieren Sie zugleich von der Automatisierung des Vertragslebenszyklus sowie des Fristen- und Terminmanagements. Das Tool informiert Ihre Anwendenden automatisiert über auslaufende Fristen und leitet über standardisierte Workflows unkompliziert entsprechende Handlungsbedarfe ein.
Vertragsmanagement-Tools sorgen für eine höhere Transparenz, z. B. hinsichtlich der Vertragsinhalte, und erleichtert das Controlling Ihrer Verträge. So können Sie bedarfsgerechte Reports flexibel, individuell und unkompliziert über das Tool erstellen und bei Bedarf über eine Schnittstelle per E-Mail an die jeweilige Ansprechperson versenden. Weitere Vorteile lassen sich durch Toolunterstützung realisieren, wie etwa Risiken zu minimieren, vereinbarte Vertragsbedingungen einzuhalten und eventuelle Schwachstellen einfacher zu identifizieren.
Häufig wird beim Einsatz eines Vertragsmanagement-Tools ein unmittelbarer Effekt auf die Zusammenarbeit und Wirkung der Vertragsparteien festgestellt. Ganz im Sinne einer produktiven und nachhaltigen Zusammenarbeit können unternehmensseitige Verzögerungen und Inkonsistenzen, z. B. bei der Rechnungsfreigabe oder aufgrund des Fehlens von aktuellen Vertragsdokumenten, reduziert und somit die Basis einer effizienten Zusammenarbeit sichergestellt werden.
Neben den zahlreichen Vorteilen bestehen jedoch auch einige Hürden. Diese sehen wir bei Cassini insbesondere im hohen Anschaffungs- und Implementierungsaufwand eines Tools, welche sich vor allem in den Ressourcen Budget, Personal und Zeit widerspiegeln. Allein der finanzielle Aspekt kann eine erhebliche Belastung mit sich bringen, da die Anschaffung und Integration eines Vertragsmanagement-Tools einen substanziellen Investitionsbedarf erfordern. Zudem erfordert die Implementierung ein tiefes Verständnis der Unternehmensprozesse, um eine nahtlose Integration sicherzustellen.
Auch Veränderungsaversion Ihrer Mitarbeitenden kann herausfordernd wirken. Deshalb sollten Sie die Einführung eines neuen Tools frühzeitig kommunizieren und in Form von Schulungen praxisnah begleiten, um Widerstände aufzulösen. Kalkulieren Sie mit ein, dass Ihre Produktivität während der Umstellungsphase vorübergehend zurückgehen kann. Ebenfalls können Datenschutz- und Sicherheitsbedenken auftreten, welche es durch eine sorgfältige Planung und Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen zu reduzieren gilt. Ein gängiges Beispiel ist hier die Entscheidung über die Ablage der teilweisen hochsensiblen Daten: Cloud- oder On-Premise-Betrieb? Je nach Wahl sind geeignete Sicherheitsmaßnahmen und Tool-Anforderungen zu definieren.
Ein effizientes Vertragsmanagement ist in der heutigen Zeit unerlässlich, und die Einführung eines Vertragsmanagement-Tools bietet Ihnen klare Vorteile, wie die erhöhte Transparenz sowie die Automatisierung von Prozessen. Doch auch dessen Herausforderungen in Bezug auf Anschaffungs- und Implementierungsaufwand sowie möglichen Widerstand der Mitarbeitenden und Datenschutzbedenken sollten nicht vernachlässigt werden. Dennoch sind wir von Cassini uns einig, dass Sie mit der Einführung eines Vertragsmanagement-Tools die langfristigen Nutzenvorteile überwiegen. Sie realisieren nicht nur finanzielle Mehrwerte, sondern entlasten auch Ihre Mitarbeitenden im Arbeitsalltag. Mit sorgfältiger Planung legen Sie so die Grundlage für nachhaltigen geschäftlichen Erfolg.
In Teil 2 werden ich Ihnen mehr zur Tool-Beschaffung und den damit verbundenen Abhängigkeiten erläutern. Im abschließenden dritten Teil betrachten wir dann die Implementierung und den Rollout.
