Quick Check - UCC kurzfristig einführen, langfristig nutzen

Einen ersten Überblick soll Ihnen dieser Artikel im Sinne eines UCC Quick Checks vermitteln und Ihnen konkrete Handlungsempfehlungen geben, um im Dickicht der von vielen Herstellern derzeit bereitgestellten Einführungsangeboten den Überblick zu behalten und die Umsetzung anzugehen. Fokus ist dabei nicht, die Entwicklung einer umfangreichen UCC-Strategie zu stützen, sondern primär Geschwindigkeit bei der Umsetzung von Quick-Wins aufzunehmen.

Vereinfacht lässt sich die Welt der Unified Communication and Colloboration (UCC) Systeme in zwei Bereiche teilen:
Einerseits On Premises Plattformen, die häufig zur Ausstattung von Videokonferenzräumen mit stationärer Hardware eingesetzt werden, und Cloud Plattformen zur flexiblen Bereitstellung von UCC auf mobilen Arbeitsgeräten.

• Ausstattung / Ausgestaltung von Videokonferenzräumen.
• Höherer Aufwand bei der Infrastrukturbereitstellung.
• Gekoppelt an eine allgemeine Echtzeitkommunikations-Infrastruktur (primär Voice).

Vorteile

1. Bereitstellung von Raumsystemen (immersiv)
2. Hohe Bild- und Tonqualität
3. Höhere Sicherheit durch Netztrennung und Eigenbetrieb

Nachteile

1. Stationäre Hardware
2. Zeitlicher Aufwand
3. Höherer Aufwand bei der Infrastrukturbereitstellung
4. Mobile Nutzer, teilweise nur umständlich oder gar nicht einbindbar

• Dedizierte Clients auf den Arbeitsgeräten der Mitarbeitenden bzw. via Browser per WebRTC.
• Die einzige Möglichkeit, um Quick Wins in der aktuellen Situation realisieren zu können.

Vorteile

1. Schnelle Bereitstellung
2. Über öffentliche Netzwerke nutzbar
3. Mit Dritten nutzbar
4. Nutzung der vorhandenen Hardware (Laptops, Smartphones, Tablets, BYOD)
5. Einbindung von Fremdherstellern und Drittanbietern

Nachteile

1. Durchsetzung von Anforderungen an IT-Sicherheit und Datenschutz herausfordernd
2. Wenig Individualisierung bei der technischen Einbindung möglich
3. Volatile Netzinfrastruktur der Endnutzer

Die Einführung einer cloudbasierten UCC-Lösung ist derzeit die einzige Möglichkeit, um sehr schnell eine nutzbare Lösung für verteilt arbeitende Teams zu erhalten, da idealerweise keine zusätzliche Hardware (z. B. zentrale Server- und Vermittlungsinstanzen) zeitraubend beschafft werden müssen. Die Cloud-Lösungen lassen sich durchweg herstellerunabhängig mit bereits vorhandener Hardware über Standardlaptops, Tablets und Smartphones nutzen. Bei vielen Anbietern lässt sich UCC problemlos über WebRTC mittels Standardbrowser in vollem Funktionsumfang nutzen.
Darüber hinaus sind Cloud Plattformen auch stärker auf eine Kommunikation mit Dritten (Geschäftspartnern, Dienstleistern oder Interessensverbänden) ausgelegt und für die mobile Nutzung deutlich besser geeignet. So bieten einige Cloud-Hersteller die Möglichkeit, plattformübergreifend über Standardprotokolle H.323 oder SIP Fremdsystem inkl. Raumsysteme ad hoc in eine Videokonferenz einzubinden.
Vermeiden Sie durch die sachgerechte Auswahl des Cloud-Anbieters bereits im Vorfeld Probleme bei der Benutzererfahrung und im Betrieb. Bei Einbindung verteilter Teilnehmer, beispielsweise von Mitarbeitern im Homeoffice oder per Mobilfunk kann in der Regel eine verlässliche Netzqualität bedingt durch Bandbreiten-/Netzschwankungen nicht garantiert werden. Ein adaptives Bandbreitenmanagement ist daher obligatorisch, dabei wird die volatile Netzqualität der Benutzer (Mobilfunk, DSL etc.) durch die Cloudlösung berücksichtigt. Die Darstellungsqualität wird automatisch angepasst, die Verbindung sichergestellt und die Benutzer bleiben online - flexibel über Sprache oder Video.

Eine große Herausforderung besteht darin, die geeignete Lösung und den bestmöglichen Hersteller für das eigene Unternehmen auszuwählen. Dabei ist auf die Integration von UCC in die vorhandene IT-Infrastruktur zu achten. Sind z. B. veraltete Geräte im Einsatz, kann es zielführend sein, für einen festgelegten Zeitraum die Nutzung privater Endgeräte (BYOD - Bring Your Own Device) zuzulassen.
Achten Sie auf die Verschlüsselung der Datenübertragung: üblicherweise verschlüsseln die Cloud-Anbieter von Haus aus über SIP-TLS 1.2.
Die Daten werden zumindest in der Cloud zwischengespeichert. Legen Sie fest, welche Informationen im offenen Netz geteilt werden dürfen und welche nicht.

In der Regel setzen Sie bei der Einführung von UCC auf bestehende Netzinfrastrukturen auf, z. B. einer zentralen VPN-Einwahl für alle mobilen Mitarbeiter. Die geschäftskritischen Anwendungen dürfen nicht durch eine eingeschränkte Netzkapazität aufgrund der konkurrierenden Übertragung von UCC beeinträchtigt werden. Vermeiden Sie Flaschenhälse: Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist das Managen der vorhandenen Netzkapazität, vor allem der Netzübergänge zu anderen Netzsegmenten (Gateways, Firewalls und VPN-Konzentratoren) sowie die Übergänge zu ISPs. Sofern erforderlich, sollten Netze segmentiert werden.

Bei der Einführung sind IT-Sicherheitsanforderungen der Organisation zu berücksichtigen. Unsere Erfahrungen zeigen, dass sich die Fragen der IT-Sicherheit häufig im gemeinsamen Schulterschluss rasch lösen lassen. Gleiches gilt für die obligatorischen Rahmenbedingungen des Datenschutzes (DSGVO) und der Umgang mit personenbezogenen Daten. Achten Sie darauf, dass Ihre Daten in Rechenzentren Deutschland oder in der EU onshore gehostet werden.

1. Bewahren sie Ruhe und den Überblick. Richten Sie den Blick auch auf die Zeit nach der Krise und nutzen die Chancen von UCC und bauen Ihre Kommunikationsinfrastruktur strategisch aus. Schauen Sie nicht nur auf die Heilung kurzfristiger Anforderungen.
2. Suchen Sie sich den bestmöglichen Dienstleister und Partner aus. In der aktuellen Krise bieten fast alle Anbieter von Cloud Plattformen attraktive Lizenzmodelle, z. B. im Rahmen von Testphasen.
3. Beschaffen Sie eine Lösung zum kollaborativen Arbeiten, die möglicherweise auch nach Beendigung der Krise weiterbetrieben und ausgebaut werden kann. Die Vorteile des verteilten Arbeitens liegen auf der Hand. Nutzen Sie diese nachhaltig für die Bereitstellung einer Plattform für das mobile, vernetzte Arbeiten. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken.
4. Binden Sie alle Entscheidungsträger aus IT-Betrieb, IT-Sicherheit und Datenschutz sowie die Personalvertretung transparent ein. Der Best Practice Ansatz von Cassini für die Einführung von UCC-Plattformen unterschiedlicher Hersteller bei unseren Kunden hat gezeigt, dass sich UCC-Lösungen mit dem richtigen Vorgehen auch in relativ kurzer Zeit einführen lassen, wenn alle Beteiligten an einem Strang ziehen.

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