Wenn es einfach wäre, bräuchten Sie unsere Beratung nicht

Workforce Transformation in der IT Organisation: Change Management und Kommunikation als entscheidender Faktor im Wandel

Für die IT Organisation eines der größten europäischen Versicherungskonzerne betreuten wir das Change Management bei der Workforce und stellten das Communication-Team für einen zielführenden Wandel von Kultur und Mensch auf. Das bis dato größte Projekt-Portfolio der Firmengeschichte stellte für das Unternehmen den Auftakt in einen fortlaufenden Wandlungsprozess dar, der nachhaltig für die Weiterentwicklung von Abläufen, Arbeitsmittel und Strukturen sorgen soll.

Ausgehend von einer klassischen Stakeholderanalyse, bei der die jeweiligen Berührungspunkte der etwa 1500 Personen starken vom Change betroffenen Belegschaft festgestellt und auf ihre Bedeutung hin evaluiert wurden, richtete sich der Blick von Cassini auf die vorhandenen Prozesse: Wir fragten uns, welche es gibt und wie können wir diese verbessern?

Bei derartigen Vorhaben spielt die Kultur des Unternehmens eine entscheidende Rolle. Deshalb bereiteten wir einen Kommunikationsansatz vor, der individuell auf die Situation des Unternehmens zugeschnitten wurde. In diesem Fall entschieden wir uns für einen Top Down Kommunikationsansatz, bei dem der Kommunikationswegweg stets ausgehend von der Managementebene weiter nach unten eingehalten wurde. So konnte sichergestellt werden, dass Entscheidungen mit großen Auswirkungen von allen Beteiligten mitgetragen werden würden. Dies immer nach dem Inside-out Prinzip – also ausgehend von den innersten Bereichen mit den stärksten Berührungspunkten der vom Wandel betroffenen Strukturen, hingehend zu den abnehmend betroffenen Bereichen.

Schon früh wurden geeignete Kommunikationskanäle identifiziert und etabliert. Das Angebot reichte dabei von der Durchführung interkultureller Workshops für Mitarbeiter, über einen ausgeprägten Schulungsbegleitprozess, bis hin zu speziellen Messen für Information- und Wissensaustausch auf Managementebene.

Agile Transformation mit SAFe: Ein Versicherungskonzern wird agil

Einer der größten Versicherungskonzerne der Welt beauftragte uns damit, bei der agilen Transformation eines internationalen Tochterunternehmens zu beraten. Das durch starke Zukäufe in kürzester Zeit rasant gewachsene Versicherungsunternehmen wollte die Daten für das globale Reporting für Standard- und Strategieberichte harmonisieren. So sollten die Prozesse vereinheitlicht werden. Das Vorhaben sollte als Frontrunner-Projekt – als Teil eines Enterprise-Information-Management-Projekts (EIM) – dienen und war damit strategische Grundlage für eine möglicherweise folgende agile Transformation der gesamten Konzernorganisation. Unter Anwendung des Scaled Agile Framework (SAFe) sollte diese initiale agile Transformation gelingen.

Wir waren als neutraler Partner neben einer weiteren Beratungsgesellschaft aktiv und dabei vor allem in den Bereichen Agile-Coaching und Scrum-Coaching gefordert. Hierbei kümmerten wir uns um verschiedenste Rollen – vom Product Owner zum Scrummaster und über ganze Scrum-Teams, bis auf Portfolioebene. Dabei stellte sich die parallele Linientätigkeit und die zu gering bemessenen Kapazitäten der internen Mitarbeiter als größte Herausforderung heraus. Das Weiterkommen wqurde so immer wieder ausgebremst. Letztlich entschied man sich für ein Vorgehen mit Proxy Product Ownern – also einer Doppelbesetzung der Product Owner – die immer dann Linienaufgaben des Product Owners abfangen konnten, wenn dieser für das Agile Transformationsprojekt im Einsatz war und daher seinen Tätigkeiten nicht nachkommen konnte.

So wurden letztlich in kontinuierlichen Coaching-Phasen die agilen Werte flächendeckend verankert. Darüber hinaus haben wir gemeinsam ein agiles Coachingcenter aufgebaut, so dass gegen Projektende die Proxy PO Doppelbesetzungen aufgelöst werden konnten und die agile Transformation von Programmen und Organisation nachhaltig auch über das Frontrunner-Projekt hinaus fortgeführt werden kann.

Konzern-Tanker sticht mit Startup-Schnellboot in IoT-Gewässer: Großer Energieversorger gründet Startup für das Internet der Dinge

Für eines der größten Energieversorgungsunternehmen Europas haben wir die Ausgründung eines Startups im Bereich Internet of Things (IoT) mitbegleitet. Die Expertise des Konzerns im Bereich Smart Home Applikationen fußte bereits auf mehrjähriger Erfahrung – um nun aber einen neuen Kommunikationsstandard für das IoT voranzutreiben, sollte eine Start-up Ausgründung dabei helfen, auch international neue Geschäftsfelder in diesem Bereich erschließen zu können.

Cassini stand mit Know-how für technologische Herausforderungen sowie als Partner für die strategische Entwicklung des Geschäftsmodells zur Seite und begleitete die Unternehmensausgründung des Konzern-Start-ups. Später halfen wir beim Aufbau einer entsprechenden Community.

Die technologische Herausforderung in diesem Projekt

Das Fehlen einheitlicher, sicherer Kommunikationsstandards war nach wie vor eines der wesentlichen Entwicklungshemmnisse für das Internet der Dinge und damit die Verbreitung der Anwendung im Geschäftsumfeld. Vom Lichtschalter, über Smarte Apps, bis hin zu komplexen Maschinen und Anlagen – intelligente Lösungen für die vernetzte Kommunikation zwischen unterschiedlichsten Geräten und Anwendungen bilden die Grundlage neuer Geschäftsmodelle für Industriekonzerne. In einem ersten Projekt wurden die ersten Anwendungsfälle für B2B-Kunden, die die Herausforderungen des Internets der Dinge angehen wollen, identifiziert.

Die ersten Use Cases waren damit erkannt. Jetzt sollte es aber nicht allein bei einem erfolgreichen Start bleiben. Deshalb unterstütze Cassini im weiteren Projekt-Verlauf auch bei der Beschaffung geeigneter IT-Fachkräfte und half beim Aufbau einer unabhängigen Organisationseinheit. So trieben wir das Wachstum des jungen Unternehmens auch neben seiner technologischen und strategischen Entwicklung weiter voran.

Handel 2.0: Digitale Transformation bei einem der führenden Handelskonzerne Europas

Die Aufgabenstellung war ambitioniert: Wie gestaltet man den Lieferservice von morgen und hebt damit die eigenen E-Commerce Aktivitäten auf eine ganz neue Ebene. Für einen der deutschland- und europaweit führenden Handelskonzerne begann dieses Vorhaben mit der Idee eines vollautomatisierten Lagers. Ein Lager mit richtungsweisender Technologisierung und Optimierung aller Intralogistik-Prozesse. Damit ließen sich erhebliche Kosteneinsparungen realisieren, der Personaleinsatz signifikant reduzieren, die Kühlkette für Freshfood-Produkte optimieren und insgesamt die Zeit von der Bestellung durch den Endkunden bis zur Warenzustellung verkürzen. Heraus kam ein bis dato in Deutschland einzigartiges Projekt mit Pilotcharakter.

Der Status Quo vor Projektbeginn waren diverse Lager in denen Mitarbeiter zu viele einzelne Handgriffe und Wege in Kauf nehmen mussten, um jede Kundenbestellung individuell zu kommissionieren. Durch ein neues, voll automatisiertes Lager, bei dem die physischen Arbeitsprozesse von Laufbändern und Robotern übernommen werden, sollten sich das ändern. Bei Projekterfolg sollte das Vorgehen dann auch deutschlandweit ausgerollt werden.

Cassini schlug eine Projektorganisation für dieses komplexe Digitalisierungsvorhaben vor und übernahm neben der initialen Prozessmodellierung für die Vorgänge, die nach dem Kauf des Endkunden bis zur Auslieferung seiner Ware zu beachten sind, die Leitung des 20-köpfigen Projekt-Teams. Wesentliche Faktoren waren die Einführung einer völlig neuen Infrastruktur innerhalb des Lagers und einer entsprechenden Steuerungs-Software, die alle eigens für dieses Projekt definierten Qualitätsstandards erfüllte. Dazu wurden die richtigen Dienstleister mit ins Boot geholt. Auf der einen Seite Spezialisten die den tatsächlichen Bau des hoch technologisierten Lagers unter agilem Vorgehen umsetzen sollten. Auf der anderen Seite IT-Experten die nach Scrum die notwendige Software programmierten und bis zur Anwendung brachten. Als Kopf der Projektorganisation führte Cassini zudem den begleitenden Change-Management-Prozess, der Mitarbeiter etwa durch entsprechende Umschulungsprogramme für die neuen Arbeitsherausforderungen ihrer zukünftigen Arbeitswelt fit zu machen.

Unter Cassini-Projektführung konnte dieses ambitionierte Projekt innerhalb von zwei Jahren erfolgreich zum Abschluss gebracht und das Lager in Betrieb genommen werden.

Der »Pilot« war somit geglückt und einem deutschlandweiten roll-out stand nichts mehr im Wege.

Web-Rollout im FMCG-Bereich mit globaler Dimension: Wenn CMS und Webseite weltweiten Konsum-Ansprüchen genügen müssen

Einer der größten deutschen Hersteller der Konsumgüterindustrie beauftragte uns mit der CMS-Auswahl und Betreuung des gesamten Webseiten-Rollouts für eine seiner weltweit verkauften Premiummarken. Beteiligt werden sollten auch die jeweiligen Marketing-Abteilungen in mehr als 50 Ländern.

Für das Projekt übernahmen wir sowohl die Rolle des technischen- als auch die des Gesamt-Projektmanagers (also, machten wir der IT-Fachseite die Anforderungen der Marketingabteilung und der Designagenturen verständlich. Gleichzeitig hatten wir die Gesamt-Übersicht über das Projekt und die Anforderungen der zentralen internationalen Marketing-Units sowie über die einzelnen Marketingabteilungen in über 50 Ländern).

In der frühen Projektphase begleiteten wir die Produktevaluierung und Lizenzierung eines geeigneten Content Management Systems. Danach führten wir einen großen Pitch mit mehreren Designagenturen durch und trafen zusammen mit dem Auftraggeber die Auswahl über geeignete Dienstleister.

Danach übernahmen wir die Dienstleistersteuerung und erarbeiteten zusammen mit der Agentur ein Mastertemplate für das betroffene Produkt-Cluster der Premium-Marke. Nachdem das Template der Brandwebseite mit der internationalen Marketing Unit abgesegnet worden war – ging es in den direkten Austausch mit den Marketingabteilungen in über 50 Ländern. Für diese Abstimmungen reichte das Mastertemplate nicht aus. Aufgrund der individuellen Gegebenheiten der Märkte musste das Template jeweils entsprechend modifiziert werden, um den speziellen Kunden- und Marktgegebenheiten zu genügen.

Neben den komplexen technischen Herausforderungen eines Projekts dieser Größenordnung, galt es zudem die interkulturellen und vor allem sprachlichen Unterschiede zu minimieren. Die Sprachbarriere sowie die teils stark variierenden Arbeitszeiten und Herangehensweisen der vielen teilnehmenden Länderabteilungen erschwerten das Projekt zusätzlich.

Am Ende gelang nicht nur der globale Roll-out für die Premium-FMCG-Marke. Das Projekt wurde mit Cassini-Begleitung auf ein Update-Verfahren ausgeweitet – das von nun an sicherstellt, dass die Webseiten regelmäßige Updates erfahren und sich somit zukünftig den Anforderungen des ständigen Wandels globaler Märkte im 2-3 Jahres-Turnus »entgegenstellen«.