Artikelreihe RPA

Robotics Process Automation - Mehr als ein Trend?

Robotics Process Automation (RPA) ist eine Technologie, mit der Prozessautomatisierung durch die Programmierung und den Einsatz von Software-Robotern ermöglicht werden kann. RPA stellt dafür Werkzeuge zur Verfügung, die es Programmierenden und Nutzenden mit einfachen Mitteln ermöglicht, anwendungsübergreifende Automatisierung zu realisieren, ohne dass tiefgehende Programmierkenntnisse vorhanden sein müssen. Das ist einer von vielen Gründen, warum RPA, ähnlich wie Low-Code- oder No-Code-Plattformen, derzeit eine hohe Aufmerksamkeit erfährt und Personen, die IT-Entscheidungen fällen, zunehmend auf diese Technologien setzen. Neben dem Personal mit Softwareentwicklungskenntnissen können nun auch Nutzende ohne Programmierkenntnisse mitentwickeln und werden zum Citizen Developer. In unserer 4-teiligen Artikelreihe möchten wir das Thema RPA näher beleuchten. Dabei werden wir uns grundsätzlich die Fragen stellen, was RPA ist und welche Vorteile es bietet, welche ethischen Aspekte der Einsatz von Softwarerobotern aufwirft, worauf bei der Auswahl der Prozesse zu achten ist und wie eine gute Einschätzung von Kosten und Nutzen erfolgen kann.

Was ist RPA?

RPA ist eine Technologie, die der klassischen Prozessoptimierung und Prozessautomatisierung entstammt. Mit dieser Technologie werden Software-Roboter konfiguriert, die menschliches Verhalten und die Interaktion mit Softwareanwendungen auf dem Desktop (GUI) nachahmen. Diese Roboter übernehmen die Rollen und Aufgaben von menschlichen Benutzenden und agieren somit wie eine virtuelle Arbeitskraft. Die Interaktion erfolgt dabei mit allen am Prozess beteiligten Systemen und Anwendungen über ihre Benutzerschnittstellen. Aus diesem Grund müssen die Anwendungen auch nicht für die Prozessautomatisierung verändert werden und Eingriffe in die bestehende IT-Infrastruktur sind minimal. Dadurch zeichnet sich der neuartige, leichtgewichtige Ansatz von RPA aus, der eine kostengünstige und systemübergreifende Automatisierung ermöglicht.

RPA lässt sich in attended und unattended RPA gliedern. Attended RPA bezieht sich auf die Automatisierung einzelner Prozessschritte, die von einzelnen Mitarbeitenden je Prozessdurchlauf gestartet werden, um sie in ihrer Arbeit zu unterstützen. Hierzu zählen bspw. Ad-hoc-Datenbankabfragen. Softwareroboter stehen bereit und warten darauf, Befehle dieser Mitarbeitenden zu empfangen, um einzelne Aufgaben und kleinerer Prozesse zu bearbeiten. Unattended RPA bezieht sich im Gegensatz dazu auf die Automatisierung ganzer Prozesse, mit dem Ziel der End-to-End-Automatisierung. Diese Softwareroboter werden konfiguriert, um Prozesse mit einer hohen Anzahl an Durchläufen, wie bspw. der Bearbeitung von Kundenanträgen, vollautomatisiert und im Hintergrund zu bearbeiten.

Warum RPA?

RPA bietet einige Vorteile, die sich in der schnellen Umsetzbarkeit der Automatisierung als auch der Standardisierung von Prozessen widerspiegeln. Darüber hinaus ist der Roboter jederzeit einsatzbereit, arbeitet gewissenhaft nach klar definierten Regeln und vermeidet Fehler bei Berechnungen und Prozessschritten. Im Folgenden gehen wir tiefer auf vier wesentliche Vorteile ein:

  1.  Wirtschaftlichkeit
    RPA lässt sich dort schnell zur Anwendung bringen, wo einfache, standardisierte und sich häufig wiederholende Prozessdurchläufe stattfinden. Die niedrigen Lizenzgebühren zur Nutzung von RPA zahlen auf eine kurze Amortisationsdauer und einen hohen  Return on Invest (ROI) ein. Zusätzlich ermöglicht die schnelle Bearbeitung und die niedrige Fehlerquote der Software-Roboter, mögliche Folgeprozesse deutlich schneller zu bearbeiten. Der sich hieraus ergebene Zeitgewinn hat häufig einen positiven Einfluss auf das Unternehmensergebnis. Kognitiv einfache und häufig wiederholte Prozesse können so von Mitarbeitenden auf die Software-Roboter übertragen und dadurch schneller bearbeitet werden.
  2. Hohe Qualität der Prozessbearbeitung
    Bevor ein Software-Roboter seine Arbeit aufnimmt, wird der zu automatisierende Prozess gründlich untersucht und standardisiert. In dieser Analyse werden alle Schritte, Regeln und anwendungsübergreifende Interaktionen definiert. Erst wenn der Prozess gänzlich beleuchtet und auch auf einem Testsystem erprobt ist, sollte der Software-Roboter in den Live-Betrieb überführt werden. Durch standardisierte und klar definierte Abläufe, die immer den gleichen Regeln folgen, kann die Fehlerquote in der Bearbeitung stark gesenkt werden. Zudem lasen sich dem Roboter Compliance-Regeln vorgeben, sodass die Einhaltung der Compliance in erhöhtem Maß sichergestellt werden kann. Die Standardisierung der Prozesse und eine schnellere Verarbeitung können darüber hinaus zu einer höheren Kundenzufriedenheit führen, weil die Kunden schneller Rückmeldungen erhalten, Anliegen schneller bearbeitet werden und dies in einer gleichbleibenden Qualität erfolgt.
  3. Kombination mit anderen Digitalisierungstechnologien
    RPA-Technologien lassen sich mit anderen Technologien verbinden, um die Vorteile der Digitalisierung weiter auszuschöpfen. Machine Learning, Predictive Analytics oder Natural Language Processing sind nur einige Beispiele, mit denen RPA kombiniert werden kann, um die Digitalisierung von anspruchsvolleren Tätigkeiten voranzutreiben. Dadurch erweitern sich die Anwendungsfälle auf den Bereich von unstrukturierten Daten. Diese Weiterentwicklung wird häufig auch als Intelligent Process Automation (IPA) oder Smart Process Automation (SPA) bezeichnet.
  4. Entlastung der Mitarbeiter
    Durch den schnellen Einsatz von RPA und die Übernahme von einfachen und sich häufig wiederholenden Prozessen können Mitarbeitende in ihren Tätigkeiten entlastet werden. Denkbare Prozesse wären z.B. die Pflege von Stammdaten oder die Erfassung von standardisierten Kundenanträgen. Gerade in Spitzenzeiten können Mitarbeiter so effektiv unterstützt werden und der dadurch entstehende Zeitgewinn in kognitiv höherwertige Aufgaben zurückfließen. Eine adäquate Bearbeitung dieser Aufgaben, die Urteilsvermögen, individuelle Betrachtung und Erfahrung erfordern, kann so gefördert werden.

RPA - Erste Schritte

Bevor RPA eingeführt wird, ist es ratsam, sich über Einsatzszenarien Gedanken zu machen. Insbesondere die Sichtung der eigenen Prozesslandschaft kann hier schnell geeignete Prozesse für eine Automatisierung aufzeigen. Diese sollten daraufhin gründlich analysiert werden. Möglicherweise gibt es Prozesse, die sich nur teilweise automatisieren lassen und manuelle Prozessschritte enthalten. Andere lassen sich dagegen voll automatisieren. In diesem Punkt ist es wichtig, sich einen Überblick über das Automatisierungspotenzial der eigenen Prozesse zu verschaffen. Dazu ist es empfehlenswert, die Prozessanwendenden, Interessengruppen und Fachabteilungen in die Prozessauswahl mit einzubeziehen. Das kann unter anderem im Rahmen von Workshops, Umfragen oder Beobachtungstechniken erfolgen. Darüber hinaus sollten bereits vorhandene Prozessdokumentationen gesichtet werden.

Im nächsten Schritt kann bewertet werden, welche Auswirkungen eine Automatisierung nach sich ziehen würde. Der Fokus sollte hierbei zunächst auf dem Entlastungspotenzial der Mitarbeitenden liegen. Es sollte die Frage beantwortet werden, wieviel zeitliche Ressourcen für kognitiv anspruchsvollere Tätigkeiten freigesetzt werden können. Im weiteren Verlauf dieser Analyse werden die wirtschaftlichen Auswirkungen betrachtet, d.h. ab welchem Zeitpunkt die Automatisierung der jeweiligen Prozesse einen positiven ROI erzeugt. Es sollte aber auch betrachtet werden, welche Auswirkungen eine Automatisierung auf die Kundenzufriedenheit haben könnte. Dadurch kann RPA unmittelbar zur Erreichung von Unternehmenszielen beitragen. 

Wir möchten Sie gerne mit auf die RPA-Reise nehmen. In den nächsten drei Artikeln werden wir genauer auf die nächsten Schritte eingehen. Zunächst werden wir uns mit ethischen Aspekten von RPA beschäftigen. Im dritten Teil dieser Reihe werden wir vorstellen, wie man die richtige Prozessauswahl für Automatisierung trifft. Im letzten Teil der Reihe werden wir unseren Fokus auf die Kosten- und Nutzenanalyse von zu automatisierenden Prozessen legen.

Wir sind uns jetzt schon sicher – RPA ist mehr als nur ein Trend!

Wenn Sie Fragen zu dem Thema und einer Umsetzung bei Ihnen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!

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