PPM setzt bei den Aspekten an, die in Organisationen zur Überforderung führen: Bei der ungesteuert wachsenden Projektlandschaft. Denn hier fehlt meist die erforderliche Transparenz. Es werden Ressourcen nicht nach den Prioritäten des Unternehmens verteilt und der Fortschritt sowie das Einhalten von Meilensteinen wird nicht ausreichend nachgehalten.
Dem stellt PPM einen Prozess entgegen, der den Lebenszyklus aller Projekte vorgibt. Dieser reicht von der Projektidee im Rahmen der Identifikation über die Qualifizierung bis zu den unterschiedlichen Phasen einer Umsetzung.
Dabei werden entsprechende Fixpunkte („Gates“) definiert, in denen nach vorgegebenen Kriterien über das weitere Vorgehen entschieden wird. Dies kann natürlich auch bedeuten, dass Projekte nicht fortgeführt werden. Das PPM definiert hierfür die Methoden zur Erfassung des Status, Priorisierung und die entsprechende Governance (Gremien).
Eine zentrale Bedeutung kommt dabei dem Thema der Priorisierung von Projekten zu. Diese Aufgabenstellung ist hochkomplex und zudem stark von der betroffenen Organisation abhängig.
Einflussfaktoren, die jeweils zu einem individuellen Bewertungs- und Priorisierungssystem kombiniert werden müssen, sind dabei:
- Anforderungen aus dem Bereich Strategie und Governance („Must have“)
- Betriebswirtschaftliche Aspekte (ROI, Business Case)
- Ressourcenverfügbarkeit („Welche Projektkombination können wir umsetzen?“)
Beim Aufbau eines PPM muss dieser individuelle Kriterienkatalog definiert und konsequent mit Unterstützung des Managements angewandt werden. Nur wenn auch „Pet-Projects“ (Lieblingsprojekte des Top Managements) nicht an diesem Prozess vorbei gestartet und umgesetzt werden, sondern auch dem Regiment des PPMs unterliegen, hat die Organisation die Chance, nachhaltig erfolgreich Projekte umzusetzen.