22. Beschaffungskonferenz

Drei Fragen an Vincent Hanke.

Welchen Stellenwert hat Innovation in der Welt der Beschaffung?
Oftmals wird Innovation im Kontext der Beschaffung lediglich auf das zu beschaffende Produkt oder die Dienstleistung bezogen, dabei ist der Beschaffungsprozess wesentlich für die Güte der Leistungserbringung. Ich bin der Überzeugung, dass die innovative Gestaltung des Prozesses innovative und zukunftsweisende Produkte in die Verwaltung trägt. Die rechtlichen Rahmenbedingungen hierfür wurden bereits geschaffen, diese werden jedoch nur zögerlich adaptiert. Diesen Status quo möchte ich aufbrechen.

Fokussiert sich die innovative Beschaffung auf technische Leistungen?
Die Innovationszyklen werden gesamtgesellschaftlich betrachtet kürzer. Die Tech-Branche nimmt hierbei eine Vorreiterrolle ein. Unsere technische Expertise befähigt uns, Trends, Methoden und technologische Entwicklungen zu verstehen und der Übertragbarkeit ganzheitlich zu bewerten. Zudem ist die Digitalisierung der Verwaltung bis heute eine wesentlicher Vektor für Innovation und das Neudenken etablierter Prozesse.

Was sollte sich ändern um die Beschaffung innovativer werden zu lassen?
Das Fundament des Beschaffungswesens und der regulatorische Rahmen sind gesteckt und das Feld scheint bereitet. Nun sollte die Verwaltung das Heft des Handelns ergreifen und sich diese neuen Lösungsräume mutig erschließen. Den die innovative Vergabe stellt die Weichen für das Verwaltungshandeln von morgen.

Drei Fragen an Christopher Busche.

Was begeistert dich an der Vergabeberatung?
Die Vergabe ist meines Erachtens. ein sehr wichtiger, meist leider auch deutlich unterschätzter Hebel, um Bedarfe der öffentlichen Verwaltung zielorientiert zu decken. Von vielen als Mittel zum Zweck betrachtet, bietet die Vergabe jedoch spannende und sogar auch innovative Methoden, um den digitalen Wandel der öffentlichen Verwaltung voranzutreiben. Ich finde es spannend den passgenauen Methodenkoffer „auszupacken“, welcher eine zielorientierte Bedarfsdeckung ermöglicht.   

Warum ist die Vergabe ein wichtiger Hebel für den digitalen Wandel?
Aufgrund des demografischen Wandels werden personelle Ressourcen in Zukunft knapper. Darüber hinaus werden Innovationszyklen kürzer und die Herausforderungen für die öffentliche Verwaltung größer. Dadurch werden wichtige Bedarfe in Zukunft immer mehr über den Beschaffungsmarkt gedeckt, wodurch die Anzahl der Lieferanten und Dienstleister steigen wird. Die Vergabe hierbei als Mittel zum Zweck zu sehen wird langfristig nicht zum Erfolg führen.  

Wie sollten sich Beschaffungsorganisationen in Zukunft aufstellen?
Die Vergabeabteilung sollte nicht als „operativer Umsetzer“, sondern als strategischer Partner auf Augenhöhe gesehen werden. Optimalerweise bildet die Vergabeabteilung gemeinsam mit einem Vertrags- und Lieferantenmanagement ein strategisches „Sourcing und Partnermanagement“, welches als Schnittstelle zwischen Bedarfsträgern, Beschaffungsmarkt sowie Lieferanten und Dienstleistern fungiert. 

Drei Fragen an Oliver Hölzer.

Warum muss sich Beschaffung neu erfinden?
Aktuelle Herausforderungen und der postulierte politische Digitalisierungswunsch wirken auf die öffentliche Verwaltung ein und drängen auf Wandel. Zur Operationalisierung wird Know-How und Dienstleistung eingekauft. Der Beschaffungsbedarf wird in der öffentlichen Verwaltung dauerhaft weiter ansteigen. Die hiermit verbundenen Aufgaben werden komplexer und die daraus resultierende Arbeitslast wird ebenfalls weiter steigen.

Wie strategisch ist Beschaffung?
Nur durch eine hohe Güte der Bedarfsdeckung kann die öffentliche Verwaltung handlungsfähig bleiben. Nicht nur sind Ausschreibungen in der Regel auf eine mehrjährige Leistungsphase ausgerichtet, sondern auch innerhalb ebenjener Leistungsphase werden weitere Entscheidungen getroffen. Beschaffungen sind richtungsweisend. Die Beschaffung operationalisiert faktisch Strategien durch den Einkauf von Projekten und Lösungen.

Wie sieht die Beschaffung der Zukunft aus?
Die Beschaffungsorganisation der Zukunft wandelt sich vom passiven Serviceanbieter zum echten Inhouseberater der an Strategien mitwirkt und deren Operationalisierung begleitet. Nur so können existierende Chancen und Herausforderungen, adäquat bedient werden. 

Drei Fragen an Ulf Ries.

Was macht eine zielgerichtete und strukturierte Beschaffung aus?
Eine Vergabe ist so zu gestalten, dass einer möglichst großen Anzahl von potenziellen Bietern die Möglichkeit eröffnet wird, sich für den zu vergebenden Auftrag zu bewerben. Hierdurch wird ein großer Wettbewerb erzeugt, der großes Innovationspotenzial birgt und dem Auftraggeber, auf Basis transparenter Kriterien, den besten Bieter liefert. 

Welchen Einfluss hat die Wahl der Verfahrensart auf die Beschaffung?
Die Entscheidung für eine Verfahrensart orientiert sich am Beschaffungsgegenstand und Detaillierungsgrad der Anforderungen. Je nach Inhalt der Beschaffung und der beteiligten Stakeholder sind Vor- und Nachteile der jeweiligen Verfahrensart gegenüberzustellen, um das optimale Vorgehen zu identifizieren. So kann beispielsweise durch die Wahl einer zunächst aufwändigeren Vergabeart eine innovative Lösung entwickelt oder beschafft werden. 

Warum muss technologisches Know-how in den Beschaffungsprozess einfließen?
Bei der Erstellung von detaillierten technologischen Vergabeunterlagen ist ein tiefgreifendes Verständnis sowie Überblick zu aktuellen technologischen Entwicklungen essentiell. Relevante Bieter werden so zielführender angesprochen und zu einem hochwertigeren Angebot motiviert.