Ein Carve Out kommt selten allein. Eine Bestandsaufnahme der IT Landschaft und Zieldefinition der IT Organisation.

Die PEP Labels AG, ein junges Unternehmen mit dem Fokus auf schlanke Prozesse, Cloud und Internationalisierung. Ein stabiles Unternehmen, trotz der Pandemie auf Expansionskurs und das inzwischen ohne eine eigene IT-Abteilung. Alle IT Services und Service-Erbringer werden mit einem IT Service Management Tool (ITSM-Tool) zentral über Service Level Agreements (SLAs) gesteuert. Bei den restlichen Aktivitäten vor Ort wird der Klient durch mindestens einen lokalen IT Dienstleister unterstützt. Die Kernprozesse in der Produktion sind schrittweise digitalisiert. Die international verteilten und eng vernetzten Tochterunternehmen, zum Teil noch in Gründung, nutzen effizient die bestehenden Ressourcen, Prozesse und IT Services. PEP Labels ist zukunftssicher aufgestellt. Der Weg dorthin war anspruchsvoll.

Das Ziel ist abgesteckt, die Aufgaben verteilt und priorisiert. Der Zieltermin ist ambitioniert. Die Trennung der IT muss bis zum 1. September 2020 vollzogen sein. Wenn das nicht gelingen sollte, wäre der Carve Out gescheitert. Darüber hinaus könnte ein Verzug höhere Kosten und Vertragsstrafen zur Folge haben.
Zusätzlich zum anstehenden Carve Out entschied sich der Klient ein neues ERP System (Enterprise Ressource Planning) einzuführen. Für die Vorbereitung der IT Infrastruktur, inklusive Netzwerk und die parallele Einführung des neuen ERP, samt der Datenmigration, blieb wenig Zeit. Die Aufgaben mussten innerhalb von sechs Wochen erfolgreich abgeschlossen werden. Das Ganze mit nur einem IT Administrator, auch an Wochenenden. Neben dem Umbau der IT musste der Kern des Betriebs sichergestellt werden. Als erstes wurde ein technisch erfahrener Cassini Berater temporär hinzugezogen, der sofort operativ tatkräftig unterstützt hat. Zur Absicherung wurde die Umschaltung durch einen Probelauf vorab simuliert und weitere Erkenntnisse für die eigentliche Umschaltung zum 01.09. gesammelt. Parallel lief die Implementierung des neuen ERP und der dazugehörenden Datenmigration aus dem Altsystem auf Hochtouren.

Durch Konzentration auf das Wesentliche, verlief der Cut Over nahezu reibungslos. Der Betrieb konnte zum Day One sichergestellt werden. Die Trennung der IT war erfolgreich vollzogen. Rund vier Wochen und diverse kleine Nacharbeiten später, konnte die Verbindung zum ehemaligen schwedischen Mutterkonzern endgültig gekappt werden. Die PEP-Labels AG, das neue Unternehmen, war losgelöst, mit Blick nach vorn.

Die zuvor ausgearbeitete IT Strategie, die sich an die neue Business-Strategie anlehnt, konnte jetzt mit voller Kraft angegangen werden. Die ambitionierte Zielvorgabe bekam durch die wachsende Komplexität der Aufgaben sowie stärkeren Auswirkungen aufgrund der Pandemie, einen vorübergehenden Dämpfer. Die erste Erkenntnis, dass man auf Dauer nicht sprinten kann, sondern einen Marathon läuft, hat sich auch hier bewahrheitet. Eine weitere Lektion musste pandemiebedingt erfahren werden: Nicht alle Aktivitäten lassen sich aus der Ferne steuern. So hat sich der PEP Labels durch einen weiteren externen Mitarbeiter und zusätzlichem Know-how verstärkt, um die Aufgaben vor Ort effektiver lösen zu können. Die Etablierung der neuen Prozesse rund um das neue ERP, die Harmonisierung der Server und Software, Umstrukturierung des Netzwerks, Migration der E-Mail-Postfächer, Herstellung einer redundanten Internetanbindung und Sicherstellung der Dokumentation zur Verbesserung der Transparenz, waren die ersten Schritte bei der Verwirklichung der IT Strategie. Die Evaluierung und Einführung eines geeigneten ITSM-Tools und die Beschreibung der dazugehörigen Rollen und Prozesse nach ITIL, waren die nächsten Schritte. Die Herstellung der Sourcingfähigkeit, Erfassung der IT Kosten und des IT Budgets, mit dem Ziel die IT Services teilweise oder komplett an einen oder mehrere Dienstleister auszulagern, war ebenfalls Teil der Planung bis Ende 2020.

Mit dem Start in das Jahr 2021, startete das Implementierungsprojekt des neuen ITSM-Tools mit einem Proof of Concept (POC) und ersten IT Services nach standardisiertem Prozess. Das Netzwerk-Monitoring und die Erbringung einiger IT Services vor Ort werden von einem lokalem IT-Dienstleister übernommen. Parallel zur Etablierung des Incident- und Change-Management Prozesses, sowie Überführung aller IT Services ins ITSM Tool, werden die entsprechenden SLAs definiert und dokumentiert. Damit wird die Steuerung der externen Dienstleister sichergestellt. Die cloudzentrierte IT Strategie sowie die Steuerung externer Dienstleister können somit im Jahr 2021 weiter vorangetrieben werden. Die optimale Ausrichtung der IT anhand der Business Strategie, mit dem Ziel der Erschließung neuer Märkte und Internationalisierung bestehender Geschäftsfelder, ist ein entscheidender Erfolgsfaktor. In den nächsten drei Jahren soll ein weltweit agierender Konzern entstehen, der den Kunden einen Ende-zu-Ende Service, vom Entwickeln eigener Maschinen bis hin zur Etablierung digitaler Wertschöpfungsketten, alles komplett aus einer Hand liefern kann.

Wir als Cassini sind glücklich, dass wir unserem Klienten, der PEP Labels AG, dabei helfen konnten die Rahmenbedingungen so zu gestalten, dass die anhand der IT Strategie neu aufgestellte IT, das Fundament für ein zukunftssicheres Unternehmen darstellt. Durch die Neuausrichtung haben wir den Kunden befähigt, seine Vision weiter erfolgreich verfolgen zu können.

Wenn Sie Ihre bisherige IT Strategie auf den Prüfstand stellen wollen oder zurzeit eine neue IT Strategie entwickeln, die IT Prozesse optimieren oder vor der Aufgabe stehen ein neues ITSM- / ESM-Tool einzuführen oder wenn Sie Ihre IT Organisation effektiv durch die digitale Transformation steuern möchten, sprechen Sie uns an. Wir unterstützen Sie gern dabei mit unserer langjährigen Expertise und Know-how. Denn, ein Carve Out kommt selten allein.

Nutzen Sie gerne unser Kontaktformular - wir melden uns schnellstmöglich bei Ihnen.