Die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung schreitet voran und sollte als Enabler für mehr Effizienz und Kostenersparnis sowie Bürgerorientierung dienen. Diese Entwicklung erlaubt es der öffentlichen Verwaltung, den wesentlichen und zukünftig relevanten Erfolgsfaktoren, nämlich der Flexibilität in Bezug auf die Bürgerwünsche, der Qualität der erbrachten Leistungen, der Anpassungsfähigkeit an die sich verändernden gesellschaftlichen Bedingungen und der Schnelligkeit bei der Leistungserbringung, gerecht zu werden. Um diese Ziele zu erreichen, muss der Erfolg der Digitalisierungsvorhaben kontinuierlich anhand messbarer Kriterien überprüft werden. Hier besteht allerdings noch Nachholbedarf, wie eine von Cassini in Zusammenarbeit mit AIOS, BearingPoint, CGI, GBTec und PwC, durchgeführte Studie aufzeigt.
„Digitalisierungsprogramme, -initiativen und -projekte brauchen konkrete, messbare Zielsetzungen – auch jenseits der Erfüllung des gesetzlichen Auftrages. Digitalisierungserfolge sollten über Kennzahlen messbar gemacht werden.“ – Dies ist ein Fazit bezüglich der Kennzahlensystemen aus der Studie „Digitalisierung der Landesverwaltung in Deutschland: Erfahrungen und Herausforderungen“
Die Studie untersucht Themenfelder wie Ziele, Erfolgsfaktoren und Hindernisse sowie Steuerung der Digitalisierung auf Länderebene. Befragt wurden insgesamt 37 Interviewpartner aus 11 Bundesländern, die sich alle in einer leitenden Position mit der digitalen Transformation der Landesverwaltung befassen. Die Bundesländer stellen dabei sowohl als Anbieter wesentlicher staatlicher Leistungen als auch in ihrer Stellung zwischen Bund und Kommunen eine Schlüsselrolle dar.
Ein Ergebnis der Studie ist, dass Kennzahlen für die Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben kaum eingesetzt werden. Zwar werden im Rahmen der Digitalisierung immer mehr Aufgaben in Projekten anstatt in Linientätigkeit absolviert, doch trotz umfangreicher Konzepte, wie Controlling in IT-Projekten auf Bundes- und Landesebene, findet eine Messung von Projekterfolgen in der öffentlichen Verwaltung nur selten statt. Demnach erfolgt die Steuerung von Projektvorhaben durch Kennzahlensysteme in der Regel zu unsystematisch. Häufig wird eine Vielzahl an Kennzahlen erhoben, selten werden diese jedoch so aufbereitet, dass sie interpretiert und in Entscheidungsprozessen wahrgenommen werden können.
Mithilfe von Kennzahlen lassen sich behördenspezifische steuerungsrelevante Informationen ermitteln. Wie relevant einzelne Kennzahlen für die Steuerung sind, hängt beispielsweise von wirtschaftlichen Notwendigkeiten und der jeweiligen Bedeutung für die Spitze der Verwaltung oder der Politik ab. Kennzahlen sollen vor allem zu einer Transparenz interner Abläufe und externer Zusammenhänge führen.
Entscheidend für die Einführung eines Controlling- und Kennzahlensystems zur Messung der Zielerreichung und Steuerung von Digitalisierungsvorhaben ist es, Kennzahlen systematisch zu erheben. Hierzu empfehlen wir ein dreistufiges Vorgehen:
Neben der systematischen Einführung von Controlling- und Kennzahlensystemen ist die Klärung von Verantwortlichkeiten und die Akzeptanz von Kennzahlen grundlegend. Hier empfehlen wir das Vorgehen nach einem Top-Down-Prinzip. Die oberste Leitungsebene muss die Messung der Zielerreichung mit Kennzahlen mehr als nur befürworten. Nur wenn der Umgang mit Kennzahlensystemen von ganz oben vorgelebt wird, werden diese auch auf der mittleren Führungs- sowie der operativen Ebene akzeptiert. Vor allem die mittlere Führungsebene, welche maßgeblich für die auf Kennzahlen basierte Steuerung verantwortlich ist, ist ein entscheidender Faktor. Wird das Reporting über die Erreichung von Zielen lediglich als Pflichtaufgabe wahrgenommen, besteht die Gefahr, dass die Kennzahlen nicht in allen Bereichen vollumfänglich gemessen werden und somit ein erheblicher Mehrwert der Controlling- und Kennzahlensysteme verloren geht. Bei der operativen Ebene ist Überzeugungsarbeit wichtig. Es muss stetig kommuniziert werden, dass die Anwendung von Kennzahlen langfristig eine Arbeitserleichterung und keinen Mehraufwand mit sich bringt.
Neben der Klärung von Verantwortlichkeiten und der Akzeptanz der Maßnahmen, ist die kulturell verankerte Erwartungshaltung an Controlling- und Kennzahlensysteme ein entscheidender Erfolgsfaktor. Es ist wichtig, dass vor allem den Leitungsebenen bewusst ist, dass Kennzahlen lediglich als Unterstützung und Tool in der Entscheidungsvorbereitung und -findung dienen und oftmals Raum für Interpretationen bieten. Durch dieses Bewusstsein wird die Bedeutung der Kennzahlen richtig eingeordnet, da diese eine fundierte Entscheidungsfindung nicht ersetzen.
Trotz der vielen Vorteile ist die systematische Messung und Steuerung von Digitalisierungsvorhaben in Landesverwaltungen kaum vorhanden. Durch die voranschreitende Digitalisierung werden jedoch immer mehr solcher Vorhaben umgesetzt, weshalb die Einführung von Controlling- und Kennzahlensystemen für eine erfolgreiche Umsetzung ebendieser unabdingbar geworden ist.
