Virtuelle Zusammenarbeit

Dos & Don'ts für virtuelle Zusammenarbeit

Die Anzahl virtueller Meetings und Konferenzen ist steigend. Um das Zusammenkommen effektiv und fruchtbar zu gestalten, gibt es einige Aspekte, die zu beachten sind. Unsere Consultants Marie Meyer und Jörg Elzer haben Ihnen die wichtigsten Dos & Don'ts zusammengefasst, die dies ermöglichen.

Virtuelle Konferenzen - das sollten Sie berücksichtigen

Technik rechtzeitig prüfen
Bereits vor dem Meeting sollte sich jeder Teilnehmer mit der Anwendung vertraut machen und die technischen Voraussetzungen wie Mikrofon und Kamera prüfen. So ist ein reibungsloser Ablauf garantiert.
„Mute“-Funktionalität nutzen
Teilnehmer, die aktuell keinen Redebeitrag haben, sollten ihr Mikrofon stumm schalten („Mute“), um Störgeräusche zu verhindern. Eine Absprache, wie Wortbeiträge angekündigt werden, ist sinnvoll, damit sich alle Teilnehmer einbringen können.
Meetings mit einer Einführung beginnen
Um effizient zusammenzuarbeiten ist es ratsam, zu Beginn des Meetings ein einheitliches Verständnis von Zielen, Teilnehmern und deren Rollen zu haben. Bei großen Teilnehmerzahlen ist ein Moderator hilfreich.
Gemeinsam ein Bild erzeugen
Um die Kommunikation zu erleichtern, ist die Nutzung der Bildschirmübertragung oder das Versenden von Informationen während des Meetings sinnvoll. Dies hilft den Teilnehmern, die besprochenen Inhalte besser zu verstehen.
Einheitliches Verständnis prüfen
Insbesondere am Ende eines Meetings sollte sichergestellt sein, dass alle Teilnehmer das Ergebnis und die nächsten Schritte kennen und verstehen. Dazu hilft eine abgestimmte Zusammenfassung des gemeinsamen Verständnisses.

Virtuelle Konferenzen - das sollten Sie vermeiden

Keine Agenda & keine Vorbereitung
Virtuelle Konferenzen brauchen eine klare Agenda und eine gute Vorbereitung. Noch mehr als bei Präsenzmeetings führt eine schlechte bzw. nicht vorhandene Vorbereitung bei Telefon- und Videokonferenzen zu ungenügenden Ergebnissen.
Ablenken lassen
Der Fokus sollte stets auf den Inhalten liegen. Idealerweise bleiben alle anderen Programme ganz geschlossen. Anrufe, E-Mails oder sonstige Nebentätigkeiten reduzieren die Aufmerksamkeit und somit auch die Effizienz.
Lang und ausschweifend reden
Aufgrund der fehlenden zwischenmenschlichen Komponente ist es sehr wichtig, klare und verständliche Aussagen zu treffen. Langen und ausschweifenden Formulierungen können die Teilnehmer schwerer folgen.
Die virtuelle Konferenz als Essenspause
In virtuellen Konferenzen gelten Anstandsregeln genau wie bei gemeinsamen physischen Meetings. Essen während virtueller Konferenzen führt zu Ablenkung und störenden Geräuschen, die ein konzentriertes Arbeiten verhindern.
Andere Teilnehmer stören
Wer zu spät kommt oder kurzzeitig die Verbindung verloren hat, wählt sich leise wieder ein. Eine Unterbrechung laufender Gespräche bringt andere Teilnehmer unnötig aus dem Konzept und Arbeitsfluss.

Infografik Dos & Dont's

Wir haben Ihnen die Dos & Don’ts in einer übersichtlichen Infografik zusammengestellt. Gerne individualisieren wir diese auch für Ihr Unternehmen.
Sprechen Sie uns hierzu gerne an.