Der Begriff „Pönale“ leitet sich vom lateinischen „poenalis“ ab, welches so viel wie „die Strafe betreffend“ bzw. poena „die Strafe“ bedeutet. Laut Duden versteht sich hierunter die Vereinbarung einer „Strafgebühr“ oder eines „Strafgelds“. Im vertraglichen Kontext ist sie häufig auch als „Konventions- oder Vertragsstrafe“ bekannt. Zum Tragen kommt sie dann, wenn – vereinfacht und ohne juristische Gewähr gesagt –, die eine Vertragspartei nicht die vertraglich vereinbarte Leistung in den vertraglich definierten Parameter gegenüber der anderen Partei erbringt (im Sinne: „Pacta sunt servanda“ = Verträge sind einzuhalten).
Insbesondere in großen Konzernen sind Pönalen ein dabei probates Mittel und finden sich in einer Vielzahl von Verträgen wieder. Zurückhaltender sind hier entgegen die Unternehmen des deutschen Mittelstandes, wobei die Gründe hierfür mannigfaltig sind.
Einige sprechen von zahnlosen Tigern, andere sehen darin eine Konterkarierung der Vertragsbeziehung auf Augenhöhe. Doch tatsächlich ist die Pönalregelung in der Praxis nicht nur ein wirksames und vielseitig im IT-Umfeld erprobtes Mittel zur Steuerung und Motivation des Dienstleisters.
Insbesondere in aktuell wirtschaftlich herausfordernden Zeiten ist das Maß der Pönalisierung entscheidend für den Erfolg oder Misserfolg der Partnerschaft. Auf der einen Seite benötigt ein Dienstleister kalkulatorische Sicherheiten für die Leistungserbringung. Auf der anderen Seite benötigt der Auftraggeber eine Absicherung, nur jene Leistungen zu zahlen, welche auch vertragskonform erhalten werden.
Durch die Definition von Mess- und Bewertungskriterien in den einzelnen Verträgen und Leistungsscheinen tragen Pönalregelungen zu einem gemeinsamen transparenten und einheitlichen Verständnis zur vereinbarten Leistung bei. Ebenfalls unterstützen sie die Vertragsparteien auch entsprechende Prioritäten abzuleiten. Somit können die gemeinsame Kommunikation und Definition von Inhalten vor Vertragsabschluss ein klares Verständnis, zwischen dem in der Theorie gewünschten und in der Praxis realisierbaren Leistungsgegenständen darstellen.
Sie können Risiken und Kosten für die Parteien kalkulierbarer gestalten, die Planungssicherheit erhöhen und als Grundlage zur Entwicklung weiterer präventiver Maßnahmen zur Sicherung der Service-Level-Qualität dienen.
