Das nachfolgend beschriebene Pilotprojekt bei einem unserer Kunden im Mobilitätsbereich bestätigt unsere Methodik. Statt Einschränkungen hinzunehmen, wurde mitten in der Pandemie in rein virtuellen Terminen der Handlungsspielraum für die Projektleitung vergrößert und nachhaltige Effizienzgewinne durch kürzere Abstimmungen und verbesserte Ressourcenallokation erzielt.
Unser Kunde hat in seiner Organisation vielfache Projekte parallel zu bewältigen. So auch im Bereich der IT. Vor allem zwei Projekte haben eine Top Priorität im Vorstand. Jedoch sind die Abhängigkeiten zueinander nicht klar definiert und auch keine gemeinsame Zielrichtung vorgegeben, da jedes Projekt für sich mit seinen eigenen Herausforderungen beschäftigt war. Erschwert durch die coronabedingte kurzfristige Veränderung der Situation, mussten die Projektleiter schnell Entscheidungen treffen, die ohne eine vollumfängliche, konsistente Informationsbasis und sonst übliche weitere Abstimmungen getroffen wurden.
Daher haben wir als Beratungspartner zunächst die bisherigen Informationen gesichtet und strukturiert sowie eine regelmäßige Abstimmung zwischen den Projektleitungen initiiert. In diesen konnten wir alle Pain Points zunächst aufnehmen und innerhalb der Zielstruktur abbilden. Durch die geführte und strukturierte Erarbeitung von Maßnahmen konnte trotz virtueller Arbeitsumgebung in kurzer Zeit eine Neuausrichtung veranlasst werden: Diese musste höchst effizient sein, da alle Beteiligten eine knappe zeitliche Verfügbarkeit besitzen. Weitere Herausforderungen für unser Vorhaben war das Verschwimmen der Grenze zwischen Kapazitäten für ad hoc und Alltagsaufgaben, was zu einer unklaren Ressourcenverteilung führte.
Phase 1: Business Analyse
Um die Effizienz der Termine zu erhöhen, galt es vor der ersten Abstimmung die zwei verschiedenen Projektsituationen, -vorgehen und -ziele zu analysieren und vorab eine initiale Struktur zu entwickeln. Eine solche Struktur kann angelehnt sein an vorhandene und bekannte Prozesse oder Muster. In diesem Fall haben wir uns für den End-to-End Prozess einer logistischen Dienstleistung entschieden.
Anschließend wurden die Teilnehmer gebeten, alle Herausforderungen als Stichpunkte zu nennen und entsprechend der Struktur zuzuordnen. Diesen Prozess kannten alle Beteiligten und beide Projekte waren an der Ausarbeitung des Prozesses unterschiedlich involviert. Zusammenhänge, gegenseitige Anforderungen, sowie Erwartungen wurden in Echtzeit dargestellt und konsolidiert. Vorhandene Komplexität wurde somit noch während des Termins aufgelöst und es konnte direkt mit einem gemeinsamen Verständnis der Lage gestartet werden. Im Zuge dessen wurden Diskrepanzen bei Begriffen, Prozessen sowie weiteren Faktoren geklärt und eine einheitliche Informationsbasis geschaffen.
Phase 2: Befähigung
Der nächste Schritt zielt auf die Befähigung der Beteiligten ab, sodass Komplexität nicht nur verstanden wird, sondern selbst proaktiv entgegengesteuert werden kann. In weiteren Terminen wurden diverse Attribute, wie Umsetzungsmodus, Themencluster oder Dringlichkeit, zu den einzelnen Herausforderungen erfragt, um verdichtete Sichten bilden zu können.
Somit wurde ein Bewusstsein dafür geschaffen, welchen Themen man sich wie gemeinsam widmen musste, bevor Diskussionen bzgl. der personellen Verantwortung entstehen. Durch das Wissen um alle gegenseitigen Abhängigkeiten und das Erarbeiten einer initialen Struktur für die Erfassung aller Projektherausforderungen waren die Projektleiter gleichermaßen auskunftsfähig und flexibel. Im Falle von unerwarteten Änderungen wurden adäquate und informierte Entscheidungen ermöglicht und transparent sowie nachvollziehbar kommuniziert. Schlussendlich standen allen Beteiligten alle notwendigen Informationen jederzeit zur Verfügung, um zeitnah und dynamisch im weiteren Projektverlauf agieren zu können.
Phase 3: Transformation
Im dritten und letzten Schritt unseres Pilotprojekts, ging es darum, die Komplexität entlang des Projektverlaufes beherrschbar zu machen. Durch die vorherigen Schritte konnten die sogenannten Pain Points schneller identifiziert, priorisiert und adressiert sowie verschiedene Szenarien der Kapazitätsplanung durchgeführt werden. Harte Entscheidungen, die normalerweise hinausgeschoben worden wären, wurden schneller getroffen, da die Visualisierungen in Form von Matrizen oder Relationsgraphen die Dringlichkeit unmissverständlich gemacht haben. Es erleichterte allen Beteiligten den Umgang mit knappen Ressourcen und half die Projektherausforderungen zu priorisieren und methodisch sauber zu lösen.
So gelingt es aus reinen Daten, nicht nur Informationen zu gewinnen, sondern echtes kontextbezogenes und interpretierbares Wissen zu generieren. Dieser ist nur eines von vielen Use Cases, der genauso auf weitere Branchen und Situationen übertragbar ist. Denn Komplexitätsreduktion im Programmmanagement, Transformationsprojekten, Portfoliomanagement und der Strategieentwicklung bleibt ein relevanter Erfolgsfaktor.