Fünf wesentliche Aspekte des Change Management

Wenn ich mit unseren Kunden über das Thema Change spreche, dann sind sie oftmals verhalten. „Das bringt doch nichts!“, „Das kostet nur Geld!“, „Wir brauchen nur bessere Prozesse.“. Diese und andere Aussagen höre ich immer wieder vor Change-Projekten.

Woran liegt das? Weshalb haben Change-Projekte einen schlechten Ruf? Meiner Meinung nach hat dies einen simplen Grund: Unternehmen wollen wachsen. Dazu sollen Prozesse optimiert und automatisiert werden. Stichwort Digitale Transformation. ABER ein wichtiger Punkt wird vernachlässigt: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ich habe schon oft erlebt, dass der Prozess bei diesen einfach keinen Anklang gefunden hat. Damit Ihnen dies nicht passiert, haben ich Ihnen fünf Aspekte zusammengefasst, die für einen gelungenen Change-Prozess sorgen.

Fünf wesentliche Change-Faktoren

Kommunikation
Interessanterweise ist fast allen klar, dass Kommunikation entscheidend zum Veränderungsvorhaben dazugehört. Jedoch ist Kommunikation nicht gleich Kommunikation. Was meine ich damit? Ganz einfach: Wer hat was wann in welcher Art wem mitgeteilt? Und hat jeder und jede verstanden, was es genau für ihn oder sie bedeutet?

Je nachdem, in welchem Umfeld sie tätig sind, brauchen Menschen eine andere Kommunikation. Eine, die sie verstehen. Daher ist der erste entscheidende Faktor, eine zielgruppengerechte Kommunikation aufzusetzen. So können Veränderungen im Unternehmen zum Beispiel für jede Fachabteilung andere Auswirkungen haben, die individuell beschrieben werden sollten.

Zweitens ist auch entscheidend, wie oft etwas mitgeteilt wird. Das ist ähnlich wie beim Lernen einer Sprache. Was ich einmal lese, bleibt wahrscheinlich nicht gleich hängen. Daher brauchen wir auch eine regelmäßige zielgruppengerechte Kommunikation.

Der dritte Schritt ist das „Wie“. Wie teilen Sie etwas mit? Senden Sie eine Email, die im Alltag sowieso untergeht? Oder haben Sie einen Newsletter, der kurz und kompakt die wichtigsten Neuigkeiten regelmäßig und zielgruppengerecht zusammenfasst? Besser noch sind regelmäßige Team-Treffen, bei denen Neuerungen von den Vorgesetzten mitgeteilt und besprochen werden können.

Der vierte Punkt ist die Rückwärtskommunikation. Sammeln Sie Feedback zu Ihrer Kommunikation. Bieten Sie Ihrer Belegschaft die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Dafür eignet sich beispielsweise ein Townhall-Format.

Fragen Sie sich also: Ist unsere Kommunikation zielgruppengerecht, regelmäßig, ordentlich adressiert und lässt Rückfragen zu? Wenn Sie dahinter einen Haken setzen können, haben Sie den ersten von fünf entscheidenden Change-Faktoren berücksichtigt.
Führung
Wenn Sie einen Veränderungsprozess erfolgreich umsetzen möchten, sollten Sie sich die Unterstützung Ihrer Führungskräfte sichern und rechtzeitig dafür sorgen, dass diese den Veränderungen gegenüber positiv eingestellt sind. Außerdem ist es wichtig, wie diese mit dem Thema Leadership umgehen. Damit meine ich Folgendes: Ihre Managerinnen und Manager sollten hauptsächlich damit beschäftigt sein, ihr jeweiliges Team zu befähigen und nicht hauptsächlich operativ tätig und den restlichen Tag in Meetings sein. Die Aufteilung zwischen deren „normaler“ Tätigkeit und der Rolle, die sie als Transformation Lead ausfüllen sollen, sollte geklärt sein, damit diese sich mit ausreichend viel Zeit der eigentlichen Transformationsaufgabe widmen können.

Beantworten Sie sich also die Fragen: Habe ich die Führungskräfte des Unternehmens frühzeitig ins Boot geholt und dafür gesorgt, dass sie die Veränderungen mittragen? Werden diese ausreichend Zeit haben, um ihre Mitarbeitenden aktiv durch den Veränderungsprozess zu führen? Wenn Sie hier positiv antworten können, haben Sie das Thema Führung ausreichend beachtet.
Rollenvorbild
Dieser Punkt knüpft direkt an den vorherigen Change-Faktor an. Ihre Managerinnen und Manager sollten an vorderster Front stehen und ihren Mitarbeitenden täglich immer wieder aufs Neue zeigen und vorleben, was von nun an in Verhalten und Zusammenarbeit anders gemacht werden soll. Wichtig ist, dass Ihre Führungskräfte viel Zeit mit ihren Mitarbeitenden verbringen und dafür befähigt sind, Rede und Antwort zu stehen.

Bei diesem Punkt stellen sich für Sie also die Fragen: Sind meine Führungskräfte darauf vorbereitet, täglich aktiv als Vorbilder zu wirken? Können sie die Veränderungen auch bei Widerspruch begründen und vertreten? Dann steht in diesem Bereich einem erfolgreichen Change-Prozess nichts im Wege. Aber es gibt noch zwei weitere wichtige Faktoren.
Verantwortung
Kein Prozess kann erfolgreich verlaufen, wenn es dafür nicht klare Verantwortlichkeiten gibt. So ist das auch bei einem Change-Prozess. Das bedeutet, dass Ihre Manager und Managerinnen nicht nur von dem Veränderungsvorhaben überzeugt sein müssen, sondern dass sie für dessen Gelingen auch die Verantwortung tragen müssen. Dafür sollte es klare Regelungen geben und jeder in der Organisation sollte wissen, wer für welchen Teil der Transformation verantwortlich ist.

Die entscheidende Frage für Sie ist also: Sind Rollen und Verantwortlichkeiten klar definiert? Wenn ja, dann gilt es nur noch den letzten Punkt zu beachten.
Kontinuierliche Verbesserung
Es ist es wichtig, nachhaltig und fortwährend am Ball zu bleiben. Nur Kontinuität ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich auf ihre Tätigkeiten zu konzentrieren und weiterhin effektiv zu arbeiten, selbst wenn sich Aspekte ihrer Arbeitsumgebung verändern. Erkennbare Verbesserungen brauchen oft Zeit, schaffen dann aber Sicherheit und minimieren die Unsicherheit, die mit Veränderungen einhergeht. Wenn Verbesserungen kontinuierlich stattfinden, schafft das die Basis für eine reibungslose Integration neuer Prozesse, Tools oder Technologien in das bestehende Arbeitsumfeld. Dadurch wird die Akzeptanz und das Engagement für den Change-Prozess erhöht.

Fragen Sie sich also schon zu Beginn eines Change-Prozesses: Habe ich einen langfristigen Plan für erkennbare Veränderungen? Und habe ich einen ausreichend langen Atem, um den gesamten Prozess wie geplant durchzuziehen? Wenn Sie auch diese Fragen mit Ja beantworten können, dann gibt es keinen Grund mehr, einem Change-Management-Prozess negativ gegenüber eingestellt zu sein.

Ja, sich einer Transformation zu stellen, ist eine echte Herausforderung. Aber sie lohnt sich! Und wenn Sie die oben genannten fünf Faktoren berücksichtigen, dann wird auch Ihr Chance-Prozess zum Erfolg. Gerne unterstütze ich Sie dabei.

Ich bin Ihre Ansprechpartnerin für Ihren Change-Management-Prozess:

Hanni Chun

Management Consultant

hanni.chun@cassini.de

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