Microsoft Copilot. Eine Einführung.

Microsoft Copilot ist eine KI-Lösung, die entwickelt wurde, um Benutzer*innen bei ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen, indem große Sprachmodelle (Large Language Models, LLMs) verwendet werden. Das Produkt wurde erstmals auf der Microsoft Inspire-Konferenz im Juli 2023 vorgestellt und nutzt die Kombination von Microsoft Graph-Daten und Microsoft 365-Anwendungen. Durch diese Integration kann Copilot Antworten generieren, Inhalte erstellen und Nutzer dabei unterstützen, effizienter zu kommunizieren und zu arbeiten. 

Es gibt verschiedene Versionen von Copilot, um unterschiedlichen Nutzendenbedürfnissen gerecht zu werden. Diese Produkte unterscheiden sich in Bezug auf Zielgruppe, Zugänglichkeit und Funktionalität. 

Copilot für Microsoft 365 

Diese Version wurde speziell für Unternehmen entwickelt und erfordert ein Abonnement. Sie ist tief in Microsoft 365-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams integriert. Durch diese Integration kann Copilot auf spezifische Unternehmensdaten zugreifen und so personalisierte und kontextbezogene Unterstützung bieten.  

Copilot Pro 

Diese Abo-Version richtet sich an Nutzer*innen, die einen erweiterten Zugang zu den neuesten LLMs benötigen, insbesondere in Zeiten hoher Nachfrage. Copilot Pro bietet auch Zugang zu GPT-4 Turbo und integriert Funktionen wie den Image Creator von Designer, der besonders für kreative und designintensive Tätigkeiten nützlich ist. 

Microsoft Copilot (früher Bing Enterprise) 

Die kostenlose Version von Microsoft Copilot ist weniger spezialisiert als die M365 und Pro Version. Sie bietet Zugang zu grundlegenden KI-Funktionen und kann beispielsweise über das Copilot-Symbol im Edge-Browser aufgerufen werden. 

Copilot Studio

Microsoft Copilot Studio ist eine Erweiterung für Unternehmen, die die Entwicklung eigener spezialisierter Copiloten ermöglicht. Diese Plattform bietet die Möglichkeit, mit Hilfe von LowCode-Komponenten individuelle Copiloten und Copilot-Plugins zu erstellen, die an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst sind.

GutHub Copilot

GitHub Copilot ist ein KI-gestützter Programmierassistent, der in Visual Studio Code integriert werden kann und während des Programmierens Vorschläge in Echtzeit liefert. Er wurde von GitHub, OpenAI und Microsoft entwickelt und verwendet Trainingsdaten aus öffentlichen Repositories, um kontextbezogene Vorschläge zur automatischen Vervollständigung zu generieren. Das Tool erfordert ein GitHub-Abonnement und unterstützt viele Programmiersprachen.

Microsoft Copilot für Microsoft 365 kombiniert die Leistungsfähigkeit großer Sprachmodelle (Large Language Models, LLMs), einschließlich GPT-4 und GPT-4 Turbo, mit den umfassenden Daten von Microsoft Graph. Die Integration in Microsoft 365 ermöglicht es Nutzer*innen, sicher auf ihre Organisationsdaten zuzugreifen und diese im Kontext von KI zu nutzen. 

Die Rolle von Microsoft Graph 

Microsoft Graph ist ein wesentlicher Bestandteil von Microsoft Copilot und stellt eine zentrale Schnittstelle für die Organisation dar, indem es die Beziehungen zwischen Benutzer*innen, Aktivitäten und Daten kommuniziert. Es bildet die Grundlage der in Copilot verwendeten Datenquelle und liefert kontextualisierte Informationen aus einer Vielzahl von Quellen wie E-Mails, Dokumenten, Chats und Besprechungen. 

Der Semantische Index 

Der semantische Index interagiert mit Microsoft Graph, um Benutzer*innen den Zugriff auf Informationen im Index auf Benutzer- und Mandantenebene zu ermöglichen. 

Er ist eine Schlüsselkomponente des Copilot-Systems und nutzt Vektordatenbanktechnologien und künstliche Intelligenz, um semantische Ähnlichkeiten zwischen einer Suchanfrage und dem Inhalt von Dokumenten zu finden. Auf diese Weise werden die für den Kontext einer Anfrage relevantesten Informationen herausgefiltert und der Suchanfrage hinzugefügt. Die Verarbeitung und Überprüfung der KI-Antworten umfasst auch die Einhaltung von Compliance, Datenschutz und den verantwortungsvollen Einsatz von KI.  

Ablauf einer Anfrage: Integration und Verarbeitung 

Prompt und Vorverarbeitung:
Copilot empfängt Benutzereingaben über Microsoft 365 App. Diese Eingaben werden mit Informationen aus dem Microsoft Graph verfeinert und aufbereitet. 

Antwortgenerierung:
Die angereicherte Anfrage wird an die LLMs weitergeleitet, die eine Antwort basierend auf der verfeinerten Anfrage generieren. 

Nachbearbeitung:
Die Antwort wird durch Microsoft Graph zur weiteren Verfeinerung gefiltert und Sicherheits-, Compliance- und Datenschutzprüfungen unterzogen. Die endgültige Antwort wird dann an den Copilot gesendet. 

Integration und Sicherheit 

Wichtig ist, dass all diese Funktionen innerhalb des Sicherheits- und Compliance-Rahmens von Microsoft 365 funktionieren. Copilot nutzt Daten, auf die Nutzer*innen bereits Zugriff haben. Alle Interaktionen sind durch die robusten Sicherheitsprotokolle von Microsoft geschützt. So wird sichergestellt, dass die Nutzung von KI-Assistenten nicht auf Kosten der Datensicherheit oder Compliance geht. 

Prompt Engineering ist ein wesentlicher Bestandteil von Copilot, da es nicht nur die Genauigkeit und Relevanz der Antworten verbessert, sondern auch die spezifische und kontextabhängige Nutzung von Unternehmensdaten ermöglicht. Ein gut formulierter Prompt berücksichtigt vier Hauptkomponenten: das Ziel der Frage, den Kontext der Situation, die Erwartungen an das Endergebnis und die Quelle der Information. Die sorgfältige Integration dieser Elemente ist bei Copilot besonders wichtig, da der Zugriff auf eine Vielzahl von Unternehmensdaten - von E-Mails bis hin zu SharePoint-Dokumenten - nicht nur die Antwortqualität verbessert, sondern auch das Prompting verändert. 

Veränderung durch Unternehmensdaten 

Die Komplexität des Prompt-Engineerings in Copilot entsteht durch den direkten Zugriff auf Unternehmensdaten, was eine genaue Spezifikation der Quellen erfordert. Prompts müssen daher nicht nur klar und strukturiert sein, sondern auch genau angeben, welche Informationen aus den Unternehmensdaten verwendet werden sollen. 

Wie Prompt Engineering funktioniert 

1. Detaillierte Prompts verwenden
   Ein umfassender Prompt schafft Klarheit über das Ziel, gibt den Kontext an, definiert die Erwartungen und legt die Datenquelle fest. Dies ermöglicht es Copilot, Informationen gezielt zu filtern und zu nutzen. 
2. Den Prompt strukturieren
   Die sinnvolle Anordnung der Anweisungen beeinflusst die Reihenfolge der Datennutzung und damit die Relevanz der Antwort. 
3. Positive Anweisungen geben
   Anstatt zu beschreiben, was vermieden werden soll, sollten Prompts klare Handlungsanweisungen enthalten. 
4. Iteration und Regeneration
   Die Anpassung und Umformulierung des Prompts ist unerlässlich, um schrittweise zur optimalen Antwort zu gelangen. 

Beispiel
Angenommen, ein Unternehmen möchte eine Zusammenfassung des Kundenfeedbacks zu einem kürzlich eingeführten Produkt. Ein effektives Prompt Engineering könnte folgendermaßen aussehen: 

Ziel
"Ich brauche eine Zusammenfassung des Kundenfeedbacks zu Produkt X". 

Kontext
"Wir möchten verstehen, wie das Produkt bei den Kunden ankommt und wo Verbesserungen notwendig sind." 

Erwartungen
"Die Zusammenfassung sollte freundlich, aber verständlich formuliert sein". 

Quelle
"Verwende dazu die Kundenfeedback-E-Mails und Forendiskussionen der letzten vier Wochen". 

Gesamtprompt
"Erstelle eine umfassende, aber prägnante Zusammenfassung des Kundenfeedbacks zum Produkt X, indem du die E-Mails der letzten vier Wochen analysierst. Achte dabei auf einen freundlichen und klaren Schreibstil, der die Hauptthemen des Feedbacks hervorhebt und mögliche Bereiche für Verbesserungen aufzeigt". 

Dieser Prompt liefert Copilot die notwendigen Informationen und Rahmenbedingungen, um eine zielgerichtete, informative und auf Unternehmensdaten basierende Antwort zu generieren. Sie hilft dem Modell, das Ziel und den Kontext der Anfrage zu verstehen und reduziert die Notwendigkeit von Iterationen. Gleichzeitig wird durch die Spezifikation der Datenquelle sichergestellt, dass die Antwort sowohl relevant als auch datenschutzkonform ist. 

Microsoft Copilot für Microsoft 365 erweitert die Funktionalität der Microsoft 365-Anwendungen durch intelligente Unterstützung, die den Anwender*innen hilft, effizienter und effektiver zu arbeiten. Hier sind einige der wesentlichen Anwendungsbereiche, in denen Copilot eine entscheidende Rolle spielt: 

Dokumentenverwaltung in Microsoft Word 

In Microsoft Word ermöglicht Copilot den Benutzer*innen, Dokumente schneller und präziser zu erstellen und zu bearbeiten. Durch die Integration von Copilot kann der Benutzer/die Benutzerin Anweisungen geben, z. B. einen Bericht auf der Grundlage vorhandener Daten zu erstellen oder ein bestehendes Dokument zu überarbeiten, um die Klarheit und Lesbarkeit zu verbessern. Copilot kann auch Vorschläge für stilistische Verbesserungen oder das Hinzufügen relevanter Inhalte machen, was besonders in professionellen Umgebungen nützlich ist. 

Datenanalyse mit Microsoft Excel 

Copilot verändert die Art und Weise, wie Benutzer*innen zukünftig mit Daten in Excel arbeiten. Es kann Datenanalysen automatisieren, indem es beispielsweise Trends identifiziert, Prognosen erstellt oder benutzerdefinierte Berichte auf der Grundlage der Eingaben und der zugrunde liegenden Datenmodelle generiert. Benutzer können Abfragen in natürlicher Sprache stellen, um visuelle Darstellungen der Daten wie Grafiken und Diagramme zu generieren, was den Analyseprozess erheblich beschleunigt. 

Aufgrund der Betaversion sind die Möglichkeiten derzeit noch stark eingeschränkt. 

Unterstützung für Microsoft PowerPoint 

In PowerPoint unterstützt Copilot den Anwender bei der Erstellung überzeugender Präsentationen. Von der automatischen Erstellung von Folienlayouts bis hin zur Generierung von Textinhalten auf Basis von Stichpunkten hilft Copilot bei der effizienten Erstellung von visuell ansprechenden und inhaltsreichen Präsentationen. Durch das Hinterlegen der Unternehmensfolien im Folienmaster werden die Designs an diese angepasst. 

Kommunikationsmanagement mit Microsoft Outlook 

Copilot verbessert die Effizienz der E-Mail-Kommunikation in Outlook. Es kann helfen, E-Mails zusammenzufassen, Entwürfe zu erstellen und eingehende Nachrichten zu priorisieren. Dies ist besonders im Geschäftsumfeld nützlich, wo die Verwaltung der Kommunikation oft zeitaufwändig ist. 

Teamkoordinierung in Microsoft Teams 

In Teams kann Copilot die Zusammenarbeit und Koordination verbessern. Es kann Besprechungen zusammenfassen und wichtige Punkte und Aufgaben aus Diskussionen extrahieren. Copilot kann auch Chats zusammenfassen und bei der Formulierung von Nachrichten helfen. 

So können Sie Copilot für Microsoft 365 optimal nutzen: 

1. Gezielter Datenzugriff
   Passen Sie die Berechtigungen so an, dass die Benutzer*innen nur auf die Daten zugreifen können, die für ihre spezifischen Aufgaben und Anfragen relevant sind. Dies verbessert nicht nur die Relevanz der Antworten von Copilot, sondern auch die Datensicherheit. 
2. Integration externer Datenquellen
   Erweitern Sie die Informationsbasis von Copilot über die Standardintegrationen hinaus, indem Sie zusätzliche Datenquellen über Microsoft Graph Konnektoren einbinden, wie z. B. das Confluence Intranet oder Salesforce. Dadurch kann Copilot auf ein breiteres Spektrum an Informationen zugreifen, was die Qualität und Tiefe der generierten Inhalte und Vorschläge verbessert. 
3. Nutzung von Copilot Plugins
   Implementieren Sie benutzerdefinierte Plugins über Copilot Studio, um die Funktionalität von Copilot zu erweitern. Diese Plugins können Echtzeitdaten von externen Diensten über APIs beziehen, wodurch Copilot dynamischer auf Anfragen reagieren und aktuellere Informationen liefern kann. 
4. Benutzerdefinierte Copiloten
   Verwenden Sie Microsoft Copilot Studio, um Ihre eigenen Copiloten zu erstellen, die speziell auf Ihre Anwendungsszenarien zugeschnitten sind. Mit diesem Tool können Sie die Interaktionen mit Copilot personalisieren, indem Sie spezifische Themenbereiche definieren und individuelle Datenverarbeitungs- und Antwortkontrollen implementieren. 
5. Copilot in Teams
   Um Copilot während Besprechungen zu nutzen, ohne die Gespräche dauerhaft zu transkribieren, kann die Funktion "Copilot ohne Transkription" als unternehmensweiter Standard aktiviert werden. Um jedoch nach der Besprechung auf die Daten zugreifen zu können, muss die Aufzeichnung aktiviert werden. Zusätzlich empfehlen wir die Aktivierung von Datenschutzmaßnahmen, wie z. B. die automatische Deaktivierung von Mikrofon und Kamera mit anschließender erforderlicher Einwilligungsbestätigung bei Reaktivierung zu Aufzeichnungsstart, um die Privatsphäre zu schützen und gleichzeitig eine effiziente Nutzung von Copilot zu gewährleisten. 

Copilot zeigt bereits in seiner jetzigen Form, dass es das Potenzial hat, zu einem Wendepunkt für Produktivität und Effizienz im Unternehmenskontext zu werden. Klar ist aber auch, dass es noch Entwicklungsspielraum gibt, insbesondere bei einigen Funktionen, die derzeit noch nicht ihr volles Potenzial ausschöpfen.

Unser Ziel ist es, den Einsatz von Copilot sinnvoll und durchdacht zu gestalten, um seine Stärken gezielt zu nutzen und gleichzeitig an seinen Schwächen zu arbeiten. Wir unterstützen Unternehmen dabei, eine maßgeschneiderte Strategie zu entwickeln, die nicht nur den aktuellen Funktionsumfang von Copilot berücksichtigt, sondern auch zukünftige Entwicklungen und individuelle Weiterentwicklungen im Blick hat. Durch die Begleitung des Rollouts mit umsichtiger Planung und präziser Umsetzung wollen wir die Integration von Copilot optimieren und eine solide Basis für den erfolgreichen Einsatz legen.