Grundvoraussetzungen schaffen
Für moderne Unternehmen und Organisationen sind dezentrale Arbeitsmodelle (unabhängig von Corona) wichtiger denn je. Den Arbeitnehmern von heute ist es wichtig, ihren beruflichen Aufgaben nicht nur an der „ersten Tätigkeitsstätte“ (siehe EStG) nachgehen zu können, sondern bei Bedarf flexibel mit dem Ausübungsort jonglieren zu dürfen. Natürlich besteht hier die Voraussetzung, dass die Branche / das Tätigkeitsfeld grundsätzlich für Homeoffice geeignet ist. In den meisten Fällen typischer „Büro-Jobs“ reicht die Einrichtung eines VPN-Netzes für den externen Zugriff der Mitarbeiter*innen zum Unternehmensnetzwerk bereits aus. Bei attraktiven Arbeitgebern sprechen wir sogar von etablierten Cloud-Lösungen mit maximaler Zugriffs-Flexibilität. Ist diese Voraussetzung gegeben, sollte sich der Arbeitgeber mit der regulatorischen Ermöglichung von Homeoffice auseinandersetzen. Arbeitsprozesse gilt es hierbei kritisch zu hinterfragen und sicherzustellen, dass diese mit einem dezentralen Arbeitsmodell vereinbar sind und zugleich der geschäftlichen Rechtfertigung des Unternehmens / der Organisation dienen.
Abhängig von der Branche und dem ggf. vorherrschenden Fachkräftemangel sind die Arbeitnehmermärkte teils sogar so hart umkämpft, dass die Option auf Homeoffice bzw. die dauerhafte Tätigkeit am Heimarbeitsplatz zum Gegenstand des Arbeitsvertrages wird. Wer das Arbeiten von Zuhause kategorisch ausschließt, ist für den Bewerbermarkt uninteressant. Selbst, wenn mit teils attraktiven Gehältern und Entwicklungsmöglichkeiten geworben wird.
Zusätzlicher Gewinn: bei Ermöglichung einer dauerhaften Homeoffice-Lösung müssen nicht länger riesige Büroflächen zur Verfügung stehen. Räumlichkeiten des Arbeitgebers werden zu bedarfsgerechten Workspaces, welche aufgesucht werden können, wann immer physische Zusammenkünfte wirklich notwendig sind.
Tool-Time
Unternehmen sollten frühzeitig auf die richtigen Tools in Form von Hard- und Software setzen. Angefangen bei der Hardware, spielt es für dezentrales Arbeiten eine essentielle Rolle, ob nun Arbeitsplatz-PCs oder Laptops angeschafft werden. Ein durchdachtes Hardware-Konzept (Laptop, Dockingstation und entsprechende Peripherie) ermöglicht es dem Arbeitnehmer, komfortabel und performant am Arbeitsplatz, aber auch von anderweitigen Orten arbeiten zu können.
In puncto Software soll an dieser Stelle differenziert werden; zum einen müssen Softwarelösungen die unternehmenskritischen Prozesse stützen und den Bedarfen des Kerngeschäfts eines Unternehmens / einer Organisation gerecht werden. Diese Softwarelösungen müssen den Mitarbeiter*innen unverändert zur Verfügung stehen. Auf der anderen Seite ergibt sich hier jedoch der Bogen zur eingangs beschriebenen Kommunikation und Kollaboration (UCC), also der Ermöglichung einer dezentralen Zusammenarbeit und Kommunikation. Hier sind unter anderem die folgenden, wesentlichen Fragestellungen zu berücksichtigen:
- Welche Anforderungen haben wir an das zu verwendende Tool?
- Welchen Funktionsumfang bieten unterschiedliche UCC-Lösungen?
- Besteht die notwendige Infrastruktur / ist diese ausreichend performant?
- Sind meine Mitarbeiter*innen befähigt, das ausgewählte Tool zu nutzen?
Die Vereinheitlichung von Kommunikation und Kollaboration eines Unternehmens auf Basis einer neuen Softwarelösung funktioniert nicht im Gießkannen-Modell. Dies bedeutet, dass der Anspruch an ein Tool zur Zusammenarbeit klar mit den Anforderungen der Anwender abgeglichen sein muss. Der Funktionsumfang muss den Bedarfen gerecht werden und der intuitive Umgang mit der Softwarelösung ist in Form von Schulungen zu ermöglichen. Nur so kann ein hohes Maß an Akzeptanz im Unternehmen erreicht werden.
Und da sich der Funktionsumfang von Anwendungen und unsere Art der Kommunikation und Zusammenarbeit stetig wandelt, ist es für Unternehmen ratsam, diese regelmäßig auf den Prüfstand zu stellen. Oftmals entspricht die Tool-Landschaft von Unternehmen noch den Insellösungen von vor 20 Jahren und es wurde sich kaum mit den heutigen Möglichkeiten auseinandergesetzt. Wer für den Arbeitsmarkt attraktiv sein will, der sollte hier gut aufgestellt sein.
Oft kommt es aber auch vor, dass in Unternehmen diverse Lösungen für sehr ähnliche Kommunikationsbedarfe bestehen. So kann Kommunikation zwischen Mitarbeiter*innen beispielsweise via Telefon, Mail, Chat oder Videokonferenz stattfinden. Hier liegt die Entscheidung für das am besten geeignete Tool beim ihnen selbst.
Ein situatives Beispiel aus der Kollaboration: Eine für das Unternehmen relevante Unterlage befindet sich sowohl im Anhang eines Mailverlaufs, wurde als Datei in einem Chat ergänzt und liegt auf dem Server des Unternehmens. Wo die letzte Version liegt ist unbekannt. Wo die Unterlage verpflichtend abzulegen ist, wurde ebenfalls nicht geklärt. In solchen Fällen sollte durch die Organisation klar vorgegeben werden, wie kollaboratives Arbeiten erfolgen soll und wo unternehmensrelevante Informationen abzulegen sind.
Um für den Arbeitsmarkt interessant zu bleiben, müssen Unternehmen ihr Angebot zur Kommunikation und Zusammenarbeit stetig überdenken und an die Anforderungen ihrer Mitarbeiter*innen anpassen. In einer so schnelllebigen Zeit braucht es daher kurze Entscheidungswege und den Mut zu Veränderung. UCC kann die Grundlage für moderne, effektive und effiziente Zusammenarbeit bilden.