Wie Unternehmenskommunikation und -zusammenarbeit auf vielen Ebenen ermöglicht werden kann (und muss!)

Mit UCC durch die Krise(n)?

Hallo veränderte Normalität.

Für viele Unternehmen und Organisationen war Homeoffice bislang vollkommen undenkbar. Die Gründe hierfür erstrecken sich über vermeintliche organisatorische, infrastrukturelle bis hin zu kulturellen Herausforderungen.
Viele Arbeitgeber setzen auf das, was sie kennen: physische Arbeitsplätze in Büros. Dies bedeutet zumeist, dass ein lokal installierter PC den Mitarbeiter*innen zur Verrichtung seiner beruflichen Tätigkeiten vor Ort zwingt. Ein mobiles Endgerät ist in den meisten Fällen nicht vorhanden. Die tägliche Fahrt zum Arbeitsplatz ist somit unumgänglich.
Es kann aber auch eine große Abhängigkeit von einer direkten Zusammenarbeit bestehen, die es schlichtweg unmöglich macht, voneinander entfernt zu arbeiten. Projekt-Teams oder Abteilungen funktionieren beispielsweise aufgrund diverser Medienbrüche und dem Austausch physischer Dokumente nur in einer direkten Zusammenarbeit (das produzierende Gewerbe sei hiervon unbeachtet).
Auch Infrastruktur und Zugänge zu unternehmensrelevanten Systemen können eine Herausforderung für Heimarbeit sein. Wenn der Arbeitsplatz beim Arbeitgeber eine bessere Bandbreite als der heimische aufweist, dann ist performantes Arbeiten eben nur vor Ort im Unternehmen möglich. Auch ist es in manchen Abteilungen oder Branchen nicht unüblich, dass externe Zugänge zur Arbeitsumgebung nicht existieren und einfach rechtlich, regulatorisch ausgeschlossen sind. Auch in diesem Falle ist die Ermöglichung von Homeoffice auf die Schnelle nicht umzusetzen.
Jedoch ist auch nicht seltener die „alte Schule“ ein entscheidender Faktor. Viele Chefs der alten Garde – wahre Führungskräfte ausgeschlossen – legen noch heute größten Wert auf physische Anwesenheit der Mitarbeiter*innen. Schließlich wird unter den rigiden Augen des Vorgesetzten mehr geleistet und länger gearbeitet. Kurzum: Die Produktivität ist gesichert und die sozialen Kontakte in der Teeküche können gepflegt werden.

Was bleibt auf Dauer von diesem „New Normal“?

Scheinbar unüberwindbar waren die Bedenken gegenüber Heimarbeit – und dann war sie plötzlich da: die erste große Pandemie. Sie wird sich in vielen Köpfen manifestieren. Mit all ihren Folgen; den neuen Anforderungen an die organisatorischen und kulturellen Ebenen und die an informationstechnische Infrastruktur. Für viele Unternehmen eine bis dahin unbekannte oder vernachlässigte Schlagseite. Und doch stand schlagartig die Absicherung vom Tagesgeschäft im Fokus. Dezentralisierung und damit die physische Trennung von (geschäftskritischen) Mitarbeiter*innen ist aktuell gängige Pflicht. Eine Pflicht, die sicherstellt, dass Infektionsketten nicht plötzlich die Handlungsfähigkeit von Unternehmen vernichten. So war auch niemand verwundert über die zahlreichen Hau-Ruck-Aktionen, mit denen die nächstbeste Softwarelösung für verteilte Zusammenarbeit bzw. Fernsteuerung gewählt, implementiert und den Mitarbeiter*innen überlassen wurde. Technisch ein bisschen geschult konnten die Kollegen in Sicherheit loslegen. Ob jetzt auch der kulturelle Wandel folgen wird?

Das Andauern oder ein Ende der aktuellen Situation ist nicht absehbar. Die Situation bleibt. Ebenfalls fraglich ist, ob wir perspektivisch in gewohnte Strukturen zurückkehren oder vor weiteren und neuen Anforderungen an das zukünftige Arbeiten stehen werden. Werden wir die Arbeitswelt also wirklich neu gestalten, nachdem jetzt der Grundstock kritischer Prozesse gesichert und die ersten alten Zöpfe abgetrennt wurden? An diesem Zeitpunkt stellt sich die Frage, was wir durch die Situation gewonnen haben und erhalten sollten. Es stellt sich jedoch auch die Frage, was durch dieses „New Normal“ verloren geht und was wir wiedererlangen sollten.

Unified Communications and Collaboration

Die Basis für dezentrale Zusammenarbeit. Eine Grundlagenübung für eine Organisation mit einheitlichen Möglichkeiten für Kommunikation und Kollaboration.

Unified Communications and Collaboration (kurz UCC) beschreibt als Konzept hierbei die Integration unterschiedlicher Kommunikationskanäle und den Formen von Kommunikation, welche durch Tools effektiv gestützt wird. Die Effizienz vieler geschäftsrelevanter Unternehmensprozesse kann durch die direkte Integration in Workflows gesteigert werden, während die Zusammenarbeit dezentraler Teams zeitgleich gefördert wird. In einer Zeit immer vielfältigerer Kommunikationsmöglichkeiten wird auf diese Weise eine für Unternehmen einheitliche, kontextbasierte Grundlage zur Zusammenarbeit und Kommunikation geschaffen. Wenn man so will, trifft UCC in Zeiten physischer Einschränkungen also den Zahn der Zeit.

Um das Konzept von UCC nachhaltig in Unternehmen und perspektivisch auch der Gesamtwirtschaft eines Landes zu verankern, müssen sich alle beteiligten Akteure zur Umsetzung bekennen und Willen zur entsprechenden Umsetzung an den Tag legen. Der Fokus wird hierbei auf drei zentrale Beteiligte im Prozess der UCC-Etablierung gesetzt:

  • Der Arbeitgeber / Das Unternehmen
  • Der Arbeitnehmer
  • Der Staat

Was muss der Arbeitgeber tun?

Grundvoraussetzungen schaffen
Für moderne Unternehmen und Organisationen sind dezentrale Arbeitsmodelle (unabhängig von Corona) wichtiger denn je. Den Arbeitnehmern von heute ist es wichtig, ihren beruflichen Aufgaben nicht nur an der „ersten Tätigkeitsstätte“ (siehe EStG) nachgehen zu können, sondern bei Bedarf flexibel mit dem Ausübungsort jonglieren zu dürfen. Natürlich besteht hier die Voraussetzung, dass die Branche / das Tätigkeitsfeld grundsätzlich für Homeoffice geeignet ist. In den meisten Fällen typischer „Büro-Jobs“ reicht die Einrichtung eines VPN-Netzes für den externen Zugriff der Mitarbeiter*innen zum Unternehmensnetzwerk bereits aus. Bei attraktiven Arbeitgebern sprechen wir sogar von etablierten Cloud-Lösungen mit maximaler Zugriffs-Flexibilität. Ist diese Voraussetzung gegeben, sollte sich der Arbeitgeber mit der regulatorischen Ermöglichung von Homeoffice auseinandersetzen. Arbeitsprozesse gilt es hierbei kritisch zu hinterfragen und sicherzustellen, dass diese mit einem dezentralen Arbeitsmodell vereinbar sind und zugleich der geschäftlichen Rechtfertigung des Unternehmens / der Organisation dienen.
Abhängig von der Branche und dem ggf. vorherrschenden Fachkräftemangel sind die Arbeitnehmermärkte teils sogar so hart umkämpft, dass die Option auf Homeoffice bzw. die dauerhafte Tätigkeit am Heimarbeitsplatz zum Gegenstand des Arbeitsvertrages wird. Wer das Arbeiten von Zuhause kategorisch ausschließt, ist für den Bewerbermarkt uninteressant. Selbst, wenn mit teils attraktiven Gehältern und Entwicklungsmöglichkeiten geworben wird.

Zusätzlicher Gewinn: bei Ermöglichung einer dauerhaften Homeoffice-Lösung müssen nicht länger riesige Büroflächen zur Verfügung stehen. Räumlichkeiten des Arbeitgebers werden zu bedarfsgerechten Workspaces, welche aufgesucht werden können, wann immer physische Zusammenkünfte wirklich notwendig sind.

Tool-Time
Unternehmen sollten frühzeitig auf die richtigen Tools in Form von Hard- und Software setzen. Angefangen bei der Hardware, spielt es für dezentrales Arbeiten eine essentielle Rolle, ob nun Arbeitsplatz-PCs oder Laptops angeschafft werden. Ein durchdachtes Hardware-Konzept (Laptop, Dockingstation und entsprechende Peripherie) ermöglicht es dem Arbeitnehmer, komfortabel und performant am Arbeitsplatz, aber auch von anderweitigen Orten arbeiten zu können.

In puncto Software soll an dieser Stelle differenziert werden; zum einen müssen Softwarelösungen die unternehmenskritischen Prozesse stützen und den Bedarfen des Kerngeschäfts eines Unternehmens / einer Organisation gerecht werden. Diese Softwarelösungen müssen den Mitarbeiter*innen unverändert zur Verfügung stehen. Auf der anderen Seite ergibt sich hier jedoch der Bogen zur eingangs beschriebenen Kommunikation und Kollaboration (UCC), also der Ermöglichung einer dezentralen Zusammenarbeit und Kommunikation. Hier sind unter anderem die folgenden, wesentlichen Fragestellungen zu berücksichtigen:

  • Welche Anforderungen haben wir an das zu verwendende Tool?
  • Welchen Funktionsumfang bieten unterschiedliche UCC-Lösungen?
  • Besteht die notwendige Infrastruktur / ist diese ausreichend performant?
  • Sind meine Mitarbeiter*innen befähigt, das ausgewählte Tool zu nutzen?

Die Vereinheitlichung von Kommunikation und Kollaboration eines Unternehmens auf Basis einer neuen Softwarelösung funktioniert nicht im Gießkannen-Modell. Dies bedeutet, dass der Anspruch an ein Tool zur Zusammenarbeit klar mit den Anforderungen der Anwender abgeglichen sein muss. Der Funktionsumfang muss den Bedarfen gerecht werden und der intuitive Umgang mit der Softwarelösung ist in Form von Schulungen zu ermöglichen. Nur so kann ein hohes Maß an Akzeptanz im Unternehmen erreicht werden.
Und da sich der Funktionsumfang von Anwendungen und unsere Art der Kommunikation und Zusammenarbeit stetig wandelt, ist es für Unternehmen ratsam, diese regelmäßig auf den Prüfstand zu stellen. Oftmals entspricht die Tool-Landschaft von Unternehmen noch den Insellösungen von vor 20 Jahren und es wurde sich kaum mit den heutigen Möglichkeiten auseinandergesetzt. Wer für den Arbeitsmarkt attraktiv sein will, der sollte hier gut aufgestellt sein.

Oft kommt es aber auch vor, dass in Unternehmen diverse Lösungen für sehr ähnliche Kommunikationsbedarfe bestehen. So kann Kommunikation zwischen Mitarbeiter*innen beispielsweise via Telefon, Mail, Chat oder Videokonferenz stattfinden. Hier liegt die Entscheidung für das am besten geeignete Tool beim ihnen selbst.

Ein situatives Beispiel aus der Kollaboration: Eine für das Unternehmen relevante Unterlage befindet sich sowohl im Anhang eines Mailverlaufs, wurde als Datei in einem Chat ergänzt und liegt auf dem Server des Unternehmens. Wo die letzte Version liegt ist unbekannt. Wo die Unterlage verpflichtend abzulegen ist, wurde ebenfalls nicht geklärt. In solchen Fällen sollte durch die Organisation klar vorgegeben werden, wie kollaboratives Arbeiten erfolgen soll und wo unternehmensrelevante Informationen abzulegen sind.

Um für den Arbeitsmarkt interessant zu bleiben, müssen Unternehmen ihr Angebot zur Kommunikation und Zusammenarbeit stetig überdenken und an die Anforderungen ihrer Mitarbeiter*innen anpassen. In einer so schnelllebigen Zeit braucht es daher kurze Entscheidungswege und den Mut zu Veränderung. UCC kann die Grundlage für moderne, effektive und effiziente Zusammenarbeit bilden.

Was müssen Arbeitnehmer*innen tun?

My home is my castle
Arbeiten in den eigenen vier Wänden gewinnt für Arbeitnehmer zunehmend an Relevanz. Zeit, welche sonst für das Pendeln zwischen Heim und Arbeitsstätte benötigt wurde, steht plötzlich zur Verfügung und kann nun anderweitig genutzt werden. Abhängig davon, wie es um das persönliche Verhältnis der Work-Life-Balance bestellt ist.

Im Homeoffice gilt es, sich zunächst die richtigen Voraussetzungen zu schaffen. Hierbei braucht es bspw. die richtige Arbeitsumgebung und natürlich ein solides Maß an Selbstdisziplin. Wichtig ist es bei dezentraler Arbeit natürlich auch, Kernarbeitszeiten des Unternehmens einzuhalten und eine Verfügbarkeit für das Arbeitsumfeld / die Kollegen zu gewährleisten.

Natürlich müssen auch infrastrukturelle Voraussetzungen sichergestellt werden. Ein performanter Breitbandanschluss und eine stabile Mobilfunknetz-Verbindung gehören hier zu den absoluten Basics. Leider sind dies beides Faktoren, welche in ländlichen (und teils sogar urbanen) Lebensräumen nicht immer gewährleistet werden können. Entweder, weil die heimische Infrastruktur lediglich den privaten Bedürfnissen gerecht wird (preislich attraktiver DSL-Anschluss mit weniger Bandbreite), oder weil Ortschaften tatsächlich nur sehr rudimentär angebunden sind.

Fordern und fördern
Die Verfügbarkeit moderner Kommunikation und Kollaboration muss durch die Arbeitnehmer aktiv eingefordert werden. Bereits im Bewerbungsgespräch, aber auch in bestehenden Anstellungsverhältnissen kann der Fokus immer wieder auf den persönlichen Anspruch auf moderne Zusammenarbeit gelegt werden. Dies ist natürlich eine kulturelle, aber eben auch eine technologische Frage. Es kann dem Fortschritt und der Weiterentwicklung eines Unternehmens also dienen, wenn folgende Fragen an das Management (immer wieder) gestellt werden:

  • Welche Tools für kollaboratives Arbeiten werden genutzt?
  • Werden die Tools unseren Ansprüchen an Kommunikation / Kollaboration gerecht?
  • Ist der Funktionsumfang allen Mitarbeiter*innen bekannt?
  • Wie wird mit Potentialen / Weiterentwicklungsmöglichkeiten umgegangen?
  • Finden regelmäßig Schulungen zum besseren Umgang mit den genutzten Tools statt?

Was muss die Bundesrepublik Deutschland tun?

Es gibt Dinge, für die ist die Bundesrepublik auf der ganzen Welt bekannt: Fußballambitionen, Autobahnen ohne Tempolimit, Pünktlichkeit. Der Digitalausbau zählt in erster Linie nicht dazu.

Die staatliche Förderung der Digitalisierung unseres Landes wird nun zur Grundvoraussetzung für uns als Technologie- und Wirtschaftsvorreiter. Der Ausbau von bspw. Glasfaser hinkt im weltweiten Vergleich stark hinterher (siehe Statista); in puncto Internetgeschwindigkeiten allgemein hält es Deutschland im Vergleich zu anderen Industrienationen auf abgeschlagenen Rängen. Eine landesweite Verfügbarkeit von Breitband, bis hin zum letzten Aussiedlerhof, muss für ein Land wie Deutschland im Bereich des Möglichen liegen.

Die Politik muss in diesen Zeiten die richtigen Voraussetzungen schaffen, um den teils desaströsen Zustand der landesweiten digitalen Infrastruktur aufzulösen. Hierzu zählt beispielsweise eine „Entbürokratisierung“. So sollten Genehmigungs- und Vergabeverfahren für den Ausbau der digitalen Infrastruktur stärker vereinfacht und zugleich gestrafft werden. Nur mit schlanken Prozessen kann ein zügiger Ausbau, auch bis in die ländlichen Gegenden, erfolgen.

Unternehmerischer Erfolg auf dem Lande?
Urbane Lebensräume sind teuer. Sowohl für Mitarbeiter*innen als auch für Unternehmen, die ihren Standort unterhalten müssen. Ob nun Wohnraum oder Büroflächen (min. ein Arbeitsplatz pro Person?), all das kostet Geld. Dennoch zieht es die meisten qualifizierten Fachkräfte auf der Suche nach einem gut bezahlten Job in die Großstädte dieses Landes.

Dem gegenüber stehen die ländlichen Räume. Diese sind seit Jahren geplagt von Abwanderungswellen und einer stetigen Dezimierung von Fachkräften. Wohnraum ist hier relativ günstig, attraktive Arbeitgeber finden sich jedoch eher selten.

Die richtige Infrastruktur, gepaart mit unternehmensseitiger Möglichkeit zur dezentralen Arbeit schafft hier ganz neue Möglichkeiten. Wenn der Staat den Infrastrukturausbau erfolgreich bestreitet, sind Unternehmen wesentlich flexibler in der Auswahl ihres Wirtschaftsstandortes. Zugleich besteht für Mitarbeiter*innen die Option, sich ebenfalls in ländlicheren Regionen niederzulassen. Zum einen, weil die benötigte Infrastruktur zur Heimarbeit vorhanden ist, zum anderen, weil Staat und Arbeitgeber die notwendigen Voraussetzungen für ein solches Arbeitsverhältnis bereitstellen können.

Law and Order
Hiervon nicht unberührt sollten jedoch auch alle Rechte und Pflichten des Arbeitnehmers / Arbeitgebers bleiben. Homeoffice sollte nicht nur Bestandteil des Arbeitsvertrages sein, sondern auch eine gesetzliche Verankerung erfahren. Fragen, ob beispielsweise ein rechtlicher Anspruch auf Homeoffice besteht, oder in wie weit die fortwährende Arbeit von Zuhause steuerlich geltend gemacht werden kann, gilt es zu beantworten.

Durch die voraussichtlich steigende Anzahl an Arbeitnehmer*innen, welche perspektivisch stärker im Homeoffice tätig sein werden, muss sichergestellt sein, dass ein rechtlich solider Rahmen für die Arbeit von zuhause gewährleistet werden kann.

Gemeinsam in die Zukunft

Im Zuge der Pandemie werden auf vielen Ebenen die Weichen für zukünftige Arbeitsmodelle definiert. Erfolgreiche Kommunikation und Kollaboration als Unternehmen braucht ein den Anforderungen entsprechendes Tool, welches durch Arbeitnehmer und Arbeitgeber gemeinsam gefunden und etabliert werden muss. Moderne Cloud-Infrastrukturen und ein Maximum an Flexibilität in der Gestaltung der IT-Umgebungen öffnet Unternehmen und Mitarbeiter*innen neue Horizonte in der Gestaltung des Arbeitsplatzes von Morgen.

Die Kultur der Zusammenarbeit sowie die technologische Grundlagen, welche diese stützen, befinden sich aufgrund Corona an einem Scheideweg. Nur wenn Arbeitnehmer*innen diese Veränderung aktiv einfordern, kann es zu einer nachhaltigen und zukunftsweisenden Kommunikations- / Kollaborationskultur kommen. Diese geforderte Veränderung muss durch die Mitarbeiter*innen proaktiv begleitet werden, damit die Art und Weise der Zusammenarbeit, gestützt durch State of the Art-Softwarelösungen auch den bestehenden Anforderungen entspricht und in vollem Umfang genutzt werden kann.

Für die Politik besteht mehr Handlungsbedarf denn je. Es gilt, die Prozesse für infrastrukturellen Ausbau und die Digitalisierung drastisch zu verschlanken. Wenn wir an dieser Stelle nicht an Tempo zulegen, riskiert das Land seine angesehene Stellung als Vorreiter für Wirtschaft und Technologie.

Artikel von:
Maik Weßeling, Cassini Consulting
Maik Weßeling
Management Consultant
Sören Lennartz, Senior Consultant, Cassini Consulting
Sören Lennartz
Senior Consultant
Lukas Josuhn, Consultant, Cassini Consulting
Lukas Josuhn
Senior Consultant
Dustin Zumbruch, Consultant, Cassini Consulting
Dustin Zumbruch
Senior Consultant
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