Auf dem Weg zur Verwaltung 4.0 und E-Government bieten sich durch öffentliche Ausschreibung große Potenziale für Innovationen. Je klarer und strukturierter die Ausschreibung die Anforderungen umreißt, desto konstruktiver sind die Angebote von IT-Dienstleistern. Cassini-Berater Jan-Lars Bey erklärt, worauf man achten muss.
Öffentliche Ausschreibungen werden durch Verwaltungen oft als lästig und aufwendig empfunden. Tatsächlich sind die Regularien für Ausschreibungen von Behörden und Verwaltungen teils komplex und sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer investieren dafür in der Regel viel Zeit und Mühe.
Aber haben Sie schon mal die Perspektive geändert und die Vergabe als große Chance betrachtet? Wir meinen, öffentliche Vergaben bieten Potenziale für Innovationsschübe in der Verwaltung, die zu ignorieren sich keine Behörde mehr leisten sollte. Nicht nur, dass die Behörden in einen fachlichen Austausch mit externen Dienstleistern treten, sie können durch klar strukturierte Vergaben auch erhebliche Kosten einsparen! Für eine erfolgreiche Vergabe gelten einige Prinzipien, die Cassini aus vielfältiger Erfahrung heraus gesammelt hat.
Denn die digitalen Erwartungen an Verwaltungen steigen kontinuierlich: Smarte Bürgerservices, E-Government, Verwaltung 4.0. oder kollaboratives Arbeiten zwischen Länder- und Bundesbehörden sind nur einige Punkte. Jedoch ist der digitale Fortschritt in Behörden sehr unterschiedlich entwickelt und ausgeprägt. Deshalb betrachten wir Vergaben als ein mächtiges Innovationstool, welches die Modernisierung der Verwaltungen dynamisieren kann.
Welchen Mehrwert kann eine gut durchdachte und klar strukturierte Vergabe also haben? Denken Sie an die immer kürzer werden Innovationszyklen bei Informationstechnologien und digitalen Services. Nicht jedes Produkt eignet sich zwangsläufig für Behördenbelange, sei es aufgrund bestehender IT-Architektur oder aus Gründen des Datenschutzes. Unbestritten sind aber die amtlichen Chancen, den Anschluss an die Digitalisierung unserer Gesellschaft zu wahren.
Es ist oft von Vorteil dabei bestehende Partnerschaften, die Wirtschaftlichkeit des Status Quo auf den Prüfstand zu stellen und die Türen für mehr Wettbewerb zu öffnen.
Wenn es um technologische Entscheidungen geht, lohnt sich der Blick auf Innovationen. Sie zu nutzen, bedeutet Zukunftschancen zu haben.
Vermeiden Sie Standardausschreibungen und Copy-Paste aus vorangegangenen Vergaben, gerade in der IT ändert sich fortwährend etwas. Entwickeln Sie eine Art digitale Vision für die geplante Anforderung, wagen Sie den Blick über den Tellerrand und gehen Sie davon aus, dass eine eindeutige, ambitionierte Leistungsbeschreibung den Ehrgeiz innovativer Dienstleister weckt. Klar, es gibt einen Budgetkorridor, aber je eher Sie vorarbeiten, um lästige Nachverhandlungen zu vermeiden, desto mehr effektive Leistungen erhalten Sie für Ihr Geld.
Stellen Sie Ihrer Vision unbedingt deutliche Ziele voran. Was soll gelöst und geleistet werden? Setzen Sie Prioritäten: Geht es Ihnen um Qualitäts-, Termin- oder Kostenziele? Liegt der Fokus auf Leistungsbereiche im Einzelnen? Bleiben Sie konkret bzw. signalisieren Sie Interesse an Fachberatung. Erst nach Klärung dieser Punkte sollte eine Ausschreibung erfolgen, welche einer übergeordneten Digitalstrategie folgt.
In der Praxis muss im Dialog innerhalb der Verwaltung, zwischen den Fachabteilungen und etlichen Stakeholder eine für alle tragbare Bedarfsermittlung erfolgen. Standardisierung ist von Nutzen, wenn es Sinn macht. Listen Sie die Bedarfe spezifisch auf, setzen Sie deutliche Prioritäten, formulieren Sie klar und deutlich Ansprüche, Anforderungen und Beratungsansätze. Nutzen Sie für die Moderation dieser Diskussion auch externe Digitalberater, die Sie als neutrale Analysten und Brückenbauer konstruktiv zum Ziel führen.
Verlieren Sie dabei nicht die Vergabe als Innovationstool für die Zukunftssicherheit Ihrer Investitionen aus dem Blick. Dies sollte in der Ausschreibung gespiegelt sein: Räumen Sie kreativen Ansätzen Platz ein, indem Sie mit den relevanten Entscheidungsträgern und Fachleuten objektive Bewertungskriterien schaffen.
Die digitale Verwaltung ist möglich – intern, behördenübergreifend, extern. Investieren Sie die notwendige Zeit für eine gut gemachte, intern abgestimmte, nachhaltig wirkende Ausschreibung. Unsere Erfahrungen sind positiv. Eine Vergabe mit klarer Vision, bedarfsgestützter IT-Strategie und Offenheit für innovative Lösungen spart Kosten und ist ein wichtiger Bestandteil von Verwaltung 4.0.
