Vermeiden Sie Standardausschreibungen und Copy-Paste aus vorangegangenen Vergaben, gerade in der IT ändert sich fortwährend etwas. Entwickeln Sie eine Art digitale Vision für die geplante Anforderung, wagen Sie den Blick über den Tellerrand und gehen Sie davon aus, dass eine eindeutige, ambitionierte Leistungsbeschreibung den Ehrgeiz innovativer Dienstleister weckt. Klar, es gibt einen Budgetkorridor, aber je eher Sie vorarbeiten, um lästige Nachverhandlungen zu vermeiden, desto mehr effektive Leistungen erhalten Sie für Ihr Geld.
Vision + Prioritäten + Strategie = Vergabe mit Mehrwert
Stellen Sie Ihrer Vision unbedingt deutliche Ziele voran. Was soll gelöst und geleistet werden? Setzen Sie Prioritäten: Geht es Ihnen um Qualitäts-, Termin- oder Kostenziele? Liegt der Fokus auf Leistungsbereiche im Einzelnen? Bleiben Sie konkret bzw. signalisieren Sie Interesse an Fachberatung. Erst nach Klärung dieser Punkte sollte eine Ausschreibung erfolgen, welche einer übergeordneten Digitalstrategie folgt.
In der Praxis muss im Dialog innerhalb der Verwaltung, zwischen den Fachabteilungen und etlichen Stakeholder eine für alle tragbare Bedarfsermittlung erfolgen. Standardisierung ist von Nutzen, wenn es Sinn macht. Listen Sie die Bedarfe spezifisch auf, setzen Sie deutliche Prioritäten, formulieren Sie klar und deutlich Ansprüche, Anforderungen und Beratungsansätze. Nutzen Sie für die Moderation dieser Diskussion auch externe Digitalberater, die Sie als neutrale Analysten und Brückenbauer konstruktiv zum Ziel führen.
Verlieren Sie dabei nicht die Vergabe als Innovationstool für die Zukunftssicherheit Ihrer Investitionen aus dem Blick. Dies sollte in der Ausschreibung gespiegelt sein: Räumen Sie kreativen Ansätzen Platz ein, indem Sie mit den relevanten Entscheidungsträgern und Fachleuten objektive Bewertungskriterien schaffen.
Die digitale Verwaltung ist möglich – intern, behördenübergreifend, extern. Investieren Sie die notwendige Zeit für eine gut gemachte, intern abgestimmte, nachhaltig wirkende Ausschreibung. Unsere Erfahrungen sind positiv. Eine Vergabe mit klarer Vision, bedarfsgestützter IT-Strategie und Offenheit für innovative Lösungen spart Kosten und ist ein wichtiger Bestandteil von Verwaltung 4.0.
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