Wie baue ich das perfekte Operational Excellence Team im administrativen Bereich auf?

Es geht darum die Kernprozesse entlang der Wertschöpfungskette zu optimieren und Verschwendung zu eliminieren. Dabei stehen Prozessverbesserungen, Kundenfokus, Qualitätsverbesserungen und kontinuierliche Verbesserung (KVP) im Mittelpunkt.

Oft wird der Begriff Operational Excellence mit Lean/Six Sigma gleichgesetzt. Tatsächlich ist das auch der häufigste Anwendungsfall. Gerade hier gibt es die bekannten 7 + 1 Arten der Verschwendung. Warum 7 + 1? 7 aus der Literatur und der ursprünglichen Idee von Toyota, plus eine weitere die neu dazugekommen ist. Transport, Inventar, Bewegung, Wartezeit, Überproduktion, Überbearbeitung, Fehler UND ungenutztes Talent. Auf alles greifbare bezogen, wie bspw. in der Produktion, ist es leicht erkennbar, wenn wir von Defekten, Bewegung oder Wartezeit sprechen. Hier ist alles mit dem bloßen Auge erkennbar. Wie sieht es jedoch im administrativen Bereich aus. Woher erkenne ich hier einen Defekt, eine Überproduktion oder Transport? Die Begriffe müssen hier neu Gedacht werden. Defekte sind bspw. Nacharbeiten, Überproduktion ist bspw. das 8-Augenprinzip, Transport ist das physische Transportieren von Dokumenten aus Büro A in Büro B, usw.

Wenn Sie auf der Suche nach Unterstützung im produzierenden Gewerbe sind, finden Sie diese sehr schnell. Im administrativen Bereich ist das Angebot auf dem Markt deutlich beschränkter. Eine Möglichkeit der Anwendung ist die 5 Linsen-Methode, in der Sie das Business aus 5 Linsen (Blickwinkeln) betrachten.

Der Grundbaustein für jedes organisationale Vorhaben ist das Klarwerden über Vision, Mission und KPIs. Hier setzen Sie sich mit dem C-Level der Firma zusammen und erarbeiten gemeinsam in einem Workshop, wohin die Reise gehen soll und was die messbaren Ziele sein sollen. In einem zweiten Workshop geht es um das Team an sich. Leiten Sie aus den Zielen die nötigen Kompetenzen ab. Führen Sie eine Gap-Analyse durch und vergleichen Sie die vorhandenen Kompetenzen mit den benötigten. Beantworten Sie als nächstes die Frage, wo das Team in der Organisation aufgehängt werden soll und wie die Eskalationsschritte aussehen. In der Regel werden Operational Excellence Teams für 3-5 Jahre gegründet. Sie analysieren und optimieren das ganze Business und implementieren eine nachhaltige Verbesserungskultur. Stichwort KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess). Dazu benötigt es neben fachlicher Kompetenz auch zwischenmenschliche Kompetenz, da Ihre Mitarbeiter auf Widerstand stoßen werden. Beantworten Sie als nächstes die Frage, wie Sie das Business analysieren. Kommen die einzelnen Abteilungen auf das Operational Excellence Team zu, oder durchläuft es in einem systematisierten Ansatz die ganze Firma? Als letztes überlegen Sie sich, ob die Operational Excellence Initiative nach 3-5 Jahren endet, oder ob ein Teil der Mannschaft bestehen bleiben soll. Was machen Sie mit den restlichen Mitgliedern? Nutzen Sie das Team als Acceleration Programm für Managerpositionen, oder gehen die Mitarbeiter anschließend zurück in die Linie?

Es handelt sich hierbei um einen systematischen Ansatz bei dem Sie das Business aus fünf Blickwinkeln betrachten. Diese Blickwinkel sind Kunden, Prozesse, Organisation, Leistungsdialog und Verhalten und Motivation.

Sie stellen sich Fragen wie:

1. Sind wir kundenorientiert? Was will der Kunde wirklich von uns vs. was glauben wir, was er will?
2. Sind unsere Prozesse wirklich nach vorne gerichtet, oder drehen wir immer wieder Schleifen und verschwenden Ressourcen?
3. Ist unsere Organisation wirklich optimal aufgestellt? Verbringen unsere Mitarbeiter ihre Zeit wirklich damit, wofür sie eingestellt wurden?
4. Haben wir die richtigen Kennzahlen? Wann sind wir erfolgreich? Sind wir erfolgreich?
5. Was bewegt unsere Mitarbeiter? Bieten wir ihnen, was sie brauchen und wollen?

Wenn sie die oben genannten Fragen für sich alle beantwortet haben, sind Sie auf einem guten Weg hin zum Operational Excellence Team.