Wie alle Projekte werden auch RPA-Projekte in verschiedene Phasen eingeteilt. Zunächst einmal geht es darum, Ideen für eine Automatisierung zu sammeln. Dabei können Impulse direkt von Mitarbeitenden aus den Fachbereichen, von Prozessmanagern oder mittels Analysen durch beispielsweise Process Mining gegeben werden.
Um eine Auswahl der gesammelten Ideen treffen zu können, wird zunächst eine Kontextanalyse durchgeführt. Hier geht es darum, den Zweck des Prozesses sowie die technologischen Voraussetzungen für eine Umsetzung der Automatisierung zu klären.
Einzelne Tätigkeiten oder Teilprozesse werden beschrieben und der Datenfluss entwickelt. Grundsätzlich eignen sich Aufgaben in Prozessen für eine Automatisierung, die häufig auftreten, eine sehr geringe Anzahl an Varianten aufweisen, einen geschlossenen Bereich umfassen oder anfällig für menschliche Fehler sind.
Sind Prozesse ausgewählt worden, welche die genannten Kriterien erfüllen, werden diese nach Umsetzbarkeit und Nutzen geordnet. Basierend darauf erfolgt die Entscheidung, mit welchem Automatisierungsvorhaben die Implementierungsphase gestartet wird.
Die Implementierungsphase selbst teilt sich wiederum in mehrere Schritte auf. Zunächst werden zusätzliche Informationen über den ausgewählten Prozess gesammelt und im Anschluss zu einer Lösungsskizze verarbeitet.
Erst im Anschluss werden die erarbeiteten Anforderungen an die Entwicklung übergeben. Für die Umsetzung in dieser Phase ist in der Regel ein RPA Solution Architekt zuständig, welcher die Entwickler:innen steuert und für die Einhaltung von Best Practices sorgt. Die umzusetzenden Anforderungen werden in einen Testplan überführt, nach der Umsetzung getestet und Testaktivitäten werden dokumentiert. Während der gesamten Implementierungsphase ist die Rolle Projekt Manager dafür verantwortlich, den Fortschritt der Automatisierung, den Projektplan und alle erstellten Dokumente aktuell zu halten.
Nach der Umsetzung und dem erfolgreichen Testen kann die Automatisierung in die Produktivumgebung übernommen werden (Cutover) und live gehen.
Sind die Roboter in Betrieb, gilt es, stets den Überblick über die Anzahl der Automatisierungen, die noch offenen Automatisierungspotenziale, die Vorteile in Form von Kennzahlen und die Kosten zu behalten. Dabei können Dashboards helfen, die bereits Bestandteil einiger RPA-Tools sind.