RPA als Enabler Ihrer Process Excellence

Unter RPA versteht man Software-Roboter, die menschliches Verhalten imitieren und somit einzelne Aufgaben übernehmen können. So interagieren diese Roboter durch Mausklicks oder Tastenanschläge mit Benutzeroberflächen verschiedener Anwendungen, ohne dass dabei Schnittstellen eingerichtet werden müssen. Es wird zwischen beaufsichtigten und unbeaufsichtigten Robotern unterschieden. Während beaufsichtigte Roboter in einem Tandem mit Menschen arbeiten können und der menschliche Bearbeiter dabei am Computer aktiv ist, arbeiten unbeaufsichtigte Roboter hingegen automatisiert, ohne menschliches Eingreifen. Durch aufgesetzte Geschäftslogiken und Benutzereingaben können Interaktionen mit Anwendungen nachgeahmt, Transaktionen verarbeitet, Daten manipuliert, Antworten ausgelöst und mit anderen digitalen Systemen kommuniziert werden.

Besonders die Retail-Branche unterliegt seit Jahren signifikanten Transformationen. Kunden erwarten nicht weniger als ein schnelles, personalisiertes und nahtloses Einkaufserlebnis. Ob im physischen Store, über das Smartphone oder den Computer, unabhängig von der Kontaktmethode soll die Interaktion möglichst konsistent über alle Plattformen hinweg stattfinden. Durch die Auswertung von Daten entstehen relevante Angebote und Produkte. Zur gleichen Zeit müssen Einzelhändler in einem sehr preissensitiven Markt Kosten reduzieren und Prozesse optimieren, um konkurrenzfähig zu bleiben. Einzelhändlern bieten sich also vielseitige Chancen, um die zum größten Teil manuellen Prozesse abzulösen und dabei effizienter sowie weniger anfällig für Fehler zu werden.

Schritte der Bestandsverwaltung, Auftragsverwaltung oder dem Kundendienst erfordern eine Vielzahl von Entscheidungen, die durch eine Automatisierung schwer zu erfassen sind. Sich stetig wandelnde Anforderungen an Prozesse in verschiedensten, teilweise alleinstehenden Systemen sowie zahlreiche Regulierungen und Standards machen dieses Vorhaben sicher noch schwieriger. Dennoch sollten Einzelhändler die Vorteile durch Automatisierung genau prüfen, um mit Hilfe von RPA in einem stark konkurrierenden Markt zu bestehen.

Die potenziell eingesetzten Roboter übernehmen in der Regel repetitive Aufgaben mit sehr hohem manuellem Aufwand, in denen es oft darum geht, einen spezifischen Input in einen vordefinierten Output umzuwandeln.

Unter Einsatz von RPA streben Unternehmen danach, Kosten und Fehler in der Bearbeitung von Geschäftsprozessen zu reduzieren, sowie die Produktivität und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Besonders im Supply Chain Management und in der Einzelhandelsbranche besteht der Bedarf, durch die Implementierung von Technologien Genauigkeiten und Produktivität zu erhöhen. Die Nutzung von Software-Robotern kann dabei helfen, zahlreiche Aufgaben aus verschiedenen Einzelhandelsprozessen zu automatisieren.

Dies reicht von der Verfolgung von Aufträgen über die Überwachung von Beständen und Transporten bis hin zur Kommunikation mit Lieferanten auf Grundlage vordefinierter Ereignisse. Rücksendungen können effizient verwaltet und Lagerbestände angepasst werden. Manuelle Aufgaben in der Buchhaltung lassen sich automatisieren, ebenso wie Kampagnenanalysen. RPA hat zudem das Potenzial, Aufgaben zwischen verschiedenen ERP-Funktionen zu automatisieren und dabei weit mehr als nur Bestandsmanagement, Lieferantenmanagement und Kundenmanagement abzudecken.

Die beeindruckenden Potenziale von RPA lassen Unternehmen verstärkt auf diese Technologie setzen. Doch wie wird die Umsetzung einer Automatisierungsidee erfolgreich realisiert? Im folgenden Abschnitt werfen wir einen Blick auf die Phasen der Umsetzung einer Automatisierungsidee, sowie die entscheidenden Rollen während der Implementierung.

Wie alle Projekte werden auch RPA-Projekte in verschiedene Phasen eingeteilt. Zunächst einmal geht es darum, Ideen für eine Automatisierung zu sammeln. Dabei können Impulse direkt von Mitarbeitenden aus den Fachbereichen, von Prozessmanagern oder mittels Analysen durch beispielsweise Process Mining gegeben werden.

Um eine Auswahl der gesammelten Ideen treffen zu können, wird zunächst eine Kontextanalyse durchgeführt. Hier geht es darum, den Zweck des Prozesses sowie die technologischen Voraussetzungen für eine Umsetzung der Automatisierung zu klären.

Einzelne Tätigkeiten oder Teilprozesse werden beschrieben und der Datenfluss entwickelt. Grundsätzlich eignen sich Aufgaben in Prozessen für eine Automatisierung, die häufig auftreten, eine sehr geringe Anzahl an Varianten aufweisen, einen geschlossenen Bereich umfassen oder anfällig für menschliche Fehler sind.

Sind Prozesse ausgewählt worden, welche die genannten Kriterien erfüllen, werden diese nach Umsetzbarkeit und Nutzen geordnet. Basierend darauf erfolgt die Entscheidung, mit welchem Automatisierungsvorhaben die Implementierungsphase gestartet wird.

Die Implementierungsphase selbst teilt sich wiederum in mehrere Schritte auf. Zunächst werden zusätzliche Informationen über den ausgewählten Prozess gesammelt und im Anschluss zu einer Lösungsskizze verarbeitet.

Erst im Anschluss werden die erarbeiteten Anforderungen an die Entwicklung übergeben. Für die Umsetzung in dieser Phase ist in der Regel ein RPA Solution Architekt zuständig, welcher die Entwickler:innen steuert und für die Einhaltung von Best Practices sorgt. Die umzusetzenden Anforderungen werden in einen Testplan überführt, nach der Umsetzung getestet und Testaktivitäten werden dokumentiert. Während der gesamten Implementierungsphase ist die Rolle Projekt Manager dafür verantwortlich, den Fortschritt der Automatisierung, den Projektplan und alle erstellten Dokumente aktuell zu halten.

Nach der Umsetzung und dem erfolgreichen Testen kann die Automatisierung in die Produktivumgebung übernommen werden (Cutover) und live gehen.

Sind die Roboter in Betrieb, gilt es, stets den Überblick über die Anzahl der Automatisierungen, die noch offenen Automatisierungspotenziale, die Vorteile in Form von Kennzahlen und die Kosten zu behalten. Dabei können Dashboards helfen, die bereits Bestandteil einiger RPA-Tools sind.

Nachdem wir Ihnen im ersten Teil ein Überblick über den Bedarf von Automatisierungen und die unterschiedlichen Phasen eines RPA-Projekts gegeben haben, gehen wir in den kommenden Beiträgen darauf ein, wie Unternehmen im Einzelhandel Automatisierungspotenziale erkennen, priorisieren und die Umsetzung vorbereiten können.