Herr Schmidt, Leiter IT-Infrastruktur der Beispiel AG, ist nun tatsächlich in die Situation gekommen, einen schönen Schwan bei der Ausbreitung seiner Flügel beobachten zu dürfen: Das Bieterteam, allen voran Frau Schuster, die Pre-Sales-Managerin, macht einen hervorragend vorbereiteten Eindruck. Sie offeriert passgenau formulierte Lösungen zu den gestellten Kernproblemen, kritische Nachfragen werden souverän pariert. Preise scheinen gerechtfertigt, noch dazu menschelt es, der kulturelle Fit scheint zu stimmen, eine Partnerschaft auf Augenhöhe greifbar. Höchstbewertet folgen Verhandlungen und später ein Vertragsabschluss.
2 Jahre vorgespult: Von dem guten Gefühl in der Ausschreibung ist in der Praxis bei Herrn Schmidt nichts mehr übrig. Die Transition in den Future Mode of Operation dauerte ewig, Arbeitsweisen und Schnittstellen stellten sich als inkompatibel heraus. Die Zusammenarbeit in Gremien verläuft schleppend, die Servicequalität ist allenfalls durchwachsen, Herr Schmidt sehnt sich nach dem Vertragsende. Wie konnten Angebot und Praxis so auseinanderdriften?
Herr Müller ist als Service Delivery Manager des Dienstleisters für die Operationalisierung zuständig und nun wichtigster Ansprechpartner für Herrn Schmidt. Herr Müller geht in sechs Monaten in Rente. Und leider war Herr Müller in der Ausschreibungsphase noch für einen anderen Kunden schwer beschäftigt und konnte an den Vorstellungsterminen nicht teilnehmen. Herr Schmidt hat Herrn Müller darum erst in der Transition kennengelernt.
Frau Schuster holt derweil den nächsten Auftrag bei einem anderen Kunden an Land.
Die Moral der Geschichte: Es ist von essenzieller Bedeutung, die Bieter dazu zu forcieren, das spätere Delivery-Team in die Ausschreibungsphase zu integrieren und dieses sich selbst und die Kernaspekte des Angebots vorstellen zu lassen. Windet sich hier der Dienstleister, hat dies meistens einen Grund.