Von Chaos zur Klarheit: toolgestütztes Wissensmanagement in Großprojekten

Unsere Erfahrung in der Durchführung großer Projekte hat deutlich gezeigt, dass der Umgang mit Daten und Informationen kein Selbstläufer ist und gezielte Maßnahmen erfordert. Die Komplexität von Teamstrukturen, verteilten Standorten, eines inkrementellen Vorgehens sind nur einige Faktoren, die oftmals zu einer fragmentierten Wissensbasis führen. Dies erschwert die Zusammenarbeit, beeinträchtigt die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und begünstigt wiederholte Fehler. Dabei haben wir uns folgende zentrale Frage gestellt: Wie können Wissen bzw. Informationen und Daten nicht nur gesammelt, sondern auch vernetzt und somit tatsächlich nutzbar gemacht werden? In diesem Kontext ist der Einsatz eines geeigneten Tools zur Verwaltung des Projektwissens äußerst sinnvoll. Es ermöglicht nicht nur die zentrale Speicherung von Informationen und eine transparente Zusammenarbeit, sondern verbessert auch die Entscheidungsfindung sowie die Nachverfolgung von Entscheidungen und minimiert Fehler durch die gemeinsame Nutzung von Informationen.

Ein solches Tool unterstützt ein effizientes und wirkungsvolles Wissensmanagement für alle Projektbeteiligte. Natürlich ist der Umgang mit einem neuen Tool anzulernen und in die Praxis fest zu integrieren. Wir haben die Vor- und Nachteile in die Waagschale geworfen:

Es ist wichtig, dass Projekte und Organisationen, welche den Einsatz eines Tools zum Wissensmanagement anstreben, diese Vor- und Nachteile sorgfältig abwägen, um sicherzustellen, dass der Einsatz von Wissensmanagement-Tools ihren spezifischen Anforderungen und Zielen gerecht werden kann.

Zur Auswahl sowie dem Aufbau eines für das jeweilige Projekt geeigneten Tools wurden folgende Kriterien berücksichtigt, die auch als Entscheidungsgrundlage für andere Projekte herangezogen werden können:

• Funktionalitäten: Das zu verwendende Wissensmanagement-Tool sollte mindestens Funktionen wie beispielsweise die nahtlose Integration von Inhalten, übersichtliche Darstellung und eine effektive Suchfunktionbieten, die als notwendig für die kollaborative Zusammenarbeit gesehen werden.
• Sicherheit und Datenschutz: Durch individuelle Zugriffsbeschränkungen und nur für Teammitglieder sichtbare Bereiche sollten Sicherheit und Datenschutz gewährleistet werden.
• Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Benutzerführung fördert die Akzeptanz und Nutzung im Team.
• Anpassungsfähigkeit: Höchste Flexibilität in Struktur und Aufbau ermöglicht es, sich verändernden Projektanforderungen anzupassen und dennoch eine einheitliche Struktur beizubehalten.
• Aktualität der Inhalte: Um Inhalte aktuell zu halten und zeitlich zu verorten, braucht es Mechanismen wie z. B. Zeitstempel und Versionierung für ein regelmäßiges Monitoring.
• Nutzerorientierung: Bedürfnisse und Suchgewohnheiten der Nutzenden müssen bei der Gestaltung und Konzeption der Plattform Berücksichtigung finden und technisch unterstützt werden.

Nach Berücksichtigung dieser Kriterien fiel die Entscheidung in unserem Projektkontext auf Confluence. Als verbreitete Wiki-Software des australischen Unternehmens Atlassian unterstützt sie Organisationen und Unternehmen bei der Dokumentation und Kommunikation von Wissen sowie dem Wissensaustausch.

Das folgende Schaubild zeigt unser Vorgehen bei der Toolauswahl, während der Implementierung und Qualitätssicherung.

Nach der Implementierung von Confluence haben wir signifikante Verbesserungen in verschiedenen Bereichen festgestellt. Die Einarbeitung sowie das Tagesgeschäft der Teammitglieder verlief spürbar effizienter: Neben dem laufenden Onboarding-Prozess wurde durch das Projektteam unterstützend eine Confluence-Seite speziell zum Thema Onboarding eingerichtet, um eine Übersicht aller relevanten Dokumente, Informationen sowie einer Checkliste zur Einarbeitung zu bieten. Dank der intuitiven Seitenstrukturierung in Confluence und der Verlinkung zu relevanten Inhalten konnten sich neue Projektmitglieder eigenständig und effektiv zu ihrem jeweiligen Themengebiet, ihrer Aufgaben und den Projektzusammenhängen einarbeiten.

Durch die Seitengestaltung haben wir sichergestellt, dass nur relevante Informationen erfasst wurden, Verlinkungen sorgten für prägnante Querbezüge, die Auffindbarkeit wurde effizienter. Schlagworte optimierten die Suchfunktion und verbesserten die Nutzererfahrung, was eine zeitliche Entlastung der Projektleitungen ermöglichte. Nach der Einführung von Confluence und einer Eingewöhnungsphase reduzierten sich Projektanfragen deutlich. Zudem führten Zeitstempel und die Zuweisung von Verantwortlichkeiten zusammen mit ergebnisorientierten Qualitätsprozessen zu regelmäßigen Überprüfungen und Updates der Inhalte, was deren Vollständigkeit und Aktualität sicherte. Die verstärkte Nutzung von Confluence und die geringere Einstiegshürde verbesserten die kontinuierliche Aktualisierung der Inhalte, im Gegensatz zu früheren, schwer auffindbaren Projekthandbüchern.

Die Einführung eines Wissensmanagementtools verbesserte die Aktualität der Daten, reduzierte Fehlinformationen und Fehler und steigerte die Genauigkeit der Arbeitsprozesse. Dies führte zu einem besseren Verständnis der Projektzusammenhänge, erleichterte das Auffinden relevanter Daten und erhöhte die Transparenz. In großen Projekten half das Verlinken zuständiger Personen auf den Seiten, Zuständigkeiten klar zu definieren und Kontakte schnell zu ermitteln.

Die Notwendigkeit einer effizienten Informations- und Datenverwaltung ist unbestritten. Besonders in umfangreichen Projekten sollte die Nutzung eines geeigneten Tools als unterstützende Maßnahme sorgfältig erwogen werden. Hierbei ist Confluence insgesamt ein naheliegendes Tool, da es eine Vielzahl von Kriterien eines Wissensmanagement-Tools erfüllt, die insbesondere in großen und mittelgroßen Projekten zu einer deutlichen Effizienzsteigerung führen können.

Trotz möglicher Bedenken bezüglich des Implementierungsaufwands, der häufig genannt wird, überwiegt unserer Erfahrung nach der Gewinn, den die Einführung eines solchen Tools mit sich bringt, deutlich: Die verbesserte Einarbeitung, die Entlastung der oberen Steuerungsinstanzen, beispielsweise der Projektleitungen, und der optimierte Wissensfluss tragen maßgeblich zu einer gesteigerten Produktivität und einer effektiveren Zusammenarbeit im Projekt bei.

Zuletzt ist wichtig zu betonen, dass jedes Tool lediglich einen Rahmen zum Wissensmanagement liefern kann. Um ein aktives und wirkungsvolles Wissensmanagement zu gewährleisten, bedarf es neben dem geeigneten Tool auch den entsprechenden Rollen und Kapazitäten im Team, um die Inhalte strukturiert zu erstellen und durch ein kontinuierliches Monitoring sicherzustellen, dass das Tool die bei der Implementierung erwarteten Vorteile, tatsächlich ausspielen kann.