Gründe für diese Herausforderungen sind meist unpassende strukturelle Rahmenbedingungen, wie beispielsweise überaus lange Genehmigungsprozesse, kombiniert mit fehlender Transparenz seitens der Führungskräfte sowie einem geringen Grad an Kommunikation zwischen den Ebenen. Dies sorgt für die typische Distanz zwischen Management und Projektteam und somit auch für das fehlende Verständnis für die gegenseitigen Herausforderungen und Bedürfnisse. Als Gegenmaßnahme versucht das Management dem typischerweise mit aufwändigem Mikromanagement entgegenzuwirken, in der Hoffnung, dass die Ziele auf diese Weise dennoch erreicht werden können. In Wahrheit sorgt dies jedoch nur für eine zusätzliche Belastung der Mitarbeiter mit ohnehin zu vielen Projekten und Aufgaben.
Wird der Schmerz bei einer der beiden Parteien zu groß, wird versucht, den Herausforderungen mit möglichst geringer Zeit, Aufwand und Kosten entgegenzuwirken. Kleinere Initiativen mit ausgewählten Projektmitgliedern werden ins Leben gerufen. Die Einführung von Agilität auf Projektebene, die Einführung neuer Meetings oder die Umsetzung einfacher Reporting-Strukturen sind nur beispielhafte Maßnahmen. Eine solche Motivation ist wichtig und gut, jedoch leider nicht ausreichend. Eine durchdachte Planung, korrekte Kommunikation und die Unterstützung „von oben“ sind oft nicht im notwendigen Umfang sichergestellt. Gibt es zu viele solcher, nicht miteinander abgestimmten, Initiativen, führt dies eher zu Frustration und Unsicherheit unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern – ganz nach dem Motto „Was haben die sich denn jetzt schon wieder ausgedacht? In zwei Monaten ist doch sowieso wieder alles beim Alten.“
