„Eine moderne IT-Infrastruktur spart letztendlich auch Kosten.“

In den letzten Jahren habt ihr vermehrt Investitionen in eure IT getätigt, nachdem diese zuvor weniger Aufmerksamkeit erhalten hatte. Wie seid ihr diesen Wandel angegangen?

Wir haben die gesamte Infrastruktur in den letzten drei Jahren rundum erneuert, außer den Clientcomputern, die bereits auf dem aktuellen Stand waren. Die gesamte Serverlandschaft wurde überarbeitet.
Die größte Investition bestand in der kompletten Netzwerkinfrastruktur, sowohl im Headquarter in Leipheim als auch in den etwa 30 Auslandsniederlassungen. Wir haben alle aktiven Netzwerkkomponenten wie Wi-Fi und Switches durch neue, standardisierte Komponenten ersetzt.
Zuvor bestand eine Mischung unterschiedlicher Hersteller, was es schwierig machte, eine saubere Netzwerktopologie aufzubauen. Mit externem Support und Referenzdesigns haben wir dies innerhalb von zwei Jahren behoben.

Bleibt die technische Erneuerung weiterhin ein Schwerpunkt in eurem Budget oder konzentriert ihr euch nun nach der Schaffung einer soliden Basis mehr auf Innovation?

In den letzten drei Jahren wurden die größten Budgetposten in die IT-Infrastruktur und Technik investiert. Doch seit etwa zwölf Monaten hat sich dies geändert: Der Fokus liegt jetzt auf der Prozessebene. Die IT-Prozesse werden definiert und Mitarbeitende werden aktiv in die Lage versetzt, diese Prozesse anzuwenden, beispielsweise durch ITIL v4 Foundation-Schulungen.
Parallel dazu arbeiten wir an Innovationen wie der Implementierung von KI-basierten Tools. Ein Beispiel ist der Aufbau eines firmeneigenen Chatbots auf Basis von GPT-Services in Microsoft Azure. Darüber hinaus führen wir Tools wie Jira und Confluence in der Unternehmensstruktur ein und ziehen auch neue Lösungen wie Miro in Betracht. Wir setzen dabei auf standardisierte und erprobte Lösungen.
Kurzum, wir wollen Prozesse optimieren und gleichzeitig moderne Werkzeuge einführen, um den Anforderungen des Marktes gerecht zu werden.

Gibt es bei der Prozessoptimierung besondere Herausforderungen?

Ein wichtiger Aspekt ist die Beseitigung von Schatten-IT, die sich über die Jahre entwickelt hat. Wo immer wir diese finden, konsolidieren wir sie und ersetzen sie durch standardisierte Lösungen. Ein Beispiel ist das Field-Service-Management. In der Gruppe gibt es sieben oder acht verschiedene, selbst entwickelte Lösungen in den Niederlassungen, um den Kundendienst und die Technikerplanung zu verwalten. Diese ersetzen wir derzeit durch eine zentrale Lösung.

Bestehen Ansätze, die durch die Konsolidierung entstanden Kosten direkt an die Fachbereiche weiterzugeben und somit den IT-Konsum zu verdeutlichen?

Im Moment verrechnen wir nur die Kosten aus dem Headquarter in Deutschland an die Auslandsgesellschaften. Historisch wurden die Kosten immer auf Basis von zehn bis 15 Jahre alten Zahlen verrechnet, was zu niedrigen und realitätsfernen Beträgen geführt hat. Seit Anfang dieses Jahres verwenden wir aktuelle Zahlen, was zu einer deutlichen Erhöhung der Kosten in den Auslandsgesellschaften führt. Einige Standorte, wie zum Beispiel in Großbritannien, haben jetzt mit erheblich höheren Kosten zu rechnen. Dieser plötzliche Anstieg kann durchaus Unverständnis erzeugen. Deswegen bemühen wir uns umso stärker um Transparenz, indem wir ein Reporting-System und ein Cockpit eingeführt haben, das den Kostenaufbau nachvollziehbar macht.

Konntet ihr durch Transparenz und die erforderlichen Erklärungen die nötige Akzeptanz erreichen?

Es gibt eine gewisse Akzeptanz dafür, dass die aktuelle Vorgehensweise sinnvoll und notwendig ist, um moderne Standards zu erreichen.
Akzeptanz und Verständnis für die neuen Maßnahmen nehmen jedoch deutlich ab, wenn es keine lokale IT-Kompetenz gibt. In diesen Fällen fehlt oft das Verständnis für die Hintergründe und fachlichen Aspekte der neuen Vorgehensweise. In Niederlassungen mit lokalem IT-Personal hingegen ist das Verständnis größer, da die IT-Fachkräfte besser nachvollziehen können, was hinter den Zahlen steckt und warum die Änderungen notwendig sind.

Du hattest eingangs erwähnt, dass ein großes Invest nötig war, um eure IT auf den aktuellen Stand der Technik zu bringen. Was würdest du IT-Verantwortlichen raten, die sich in einer ähnlichen Situation befinden?

Es ist ratsam, Probleme frühzeitig zu vermeiden. Kunden verlangen immer häufiger nach modernen IT-Standards wie TISAX, ISO 27001 oder BSI-Grundschutz. Um diese zu erfüllen, braucht man eine moderne IT-Infrastruktur. Es ist wichtig, klare Compliance-Regeln und Vorgaben aus dem Headquarter zu haben.
Veraltete IT-Strukturen müssen nach und nach modernisiert werden. Ein möglicher Ansatz ist die Verlagerung in die Cloud, aber dies sollte nicht als pauschale Lösung angesehen werden. Vorsicht ist geboten, da der ROI von Cloud-Services möglicherweise nicht so vorteilhaft ist, wie es zunächst erscheint. Manchmal ist ein On-Premise-Betrieb wirtschaftlicher. Eine fundierte Entscheidung ist wichtig, besonders in Bezug auf Skalierbarkeit und spezifische Anforderungen.

Anfangs waren wöchentliche Ausfälle in zentralen Systemen ein großes Problem, was eine qualifizierte IT-Arbeit erschwerte. Eine stabile technische Basis ermöglicht erst die Kontrolle der Prozesse, die Erreichung von Zertifizierungen und die Durchführung von Digitalisierungsprojekten.

Wie hat sich euer Budget unter diesen Aspekten seither entwickelt?

Durch unsere Benchmark-Analyse haben wir festgestellt, dass wir mit unseren Modernisierungsmaßnahmen nun auf einem branchenüblichen Niveau für produzierendes Gewerbe liegen.
Vorher lagen wir deutlich darunter, was darauf hinweist, dass wir etwas verpasst haben. Ein niedriges Budget kann als positiver Indikator betrachtet werden, da es eine Art Frühwarnsystem bietet. Technische Ausfälle oder Defizite treten oft erst Jahre später auf und entwickeln sich nicht über Nacht. Wenn die IT-Ausgaben für zwei Jahre deutlich unter dem Branchenschnitt liegen, wird dies irgendwann spürbar. Das Benchmarking oder eine Marktpreisindikation ermöglichen jedoch eine Standortbestimmung und helfen dabei, frühzeitig Gegenmaßnahmen auf einer qualifizierten Grundlage zu ergreifen. Jetzt, nach der Sanierung, verlagert sich das Budget von CaPex hin zu OpEx, was dem allgemeinen Trend entspricht.

Welche Erkenntnisse konntet ihr aus der Marktindikation ziehen?

Die Modernisierung hat sich positiv auf die Ausfallzeiten ausgewirkt, die nahezu verschwunden sind und sich messen lassen.
2023 ich einen Zwei-Jahres-Vergleich angestellt und dabei festgestellt, wie oft die Rufbereitschaft benötigt wurde und wie viele Ausfallstunden es gab. Die Ergebnisse zeigen eine deutliche Verbesserung.
Eine moderne IT-Infrastruktur spart letztendlich auch Kosten. Der finanzielle Vorteil durch verringerte Ausfallzeiten kann beträchtlich sein, insbesondere im produzierenden Gewerbe, wo eine Stunde Produktionsausfall erhebliche Kosten verursacht. Dies verdeutlicht auch den finanziellen Nutzen der IT-Modernisierung.

Wichtige Worte zum Abschluss. Vielen Dank dir für den Austausch!