„Wenn die IT ihre Arbeit gut macht, profitiert das Geschäft davon.“

Steffen, ihr zählt zum ambitionierten Mittelstand und auch eure IT verfolgt hohe Ansprüche. Was zeichnet euch aus?

Wir beschäftigen uns viel mit Technologie, Innovation, Early Bird Cloud, Applikationen – solchen Strategien und Thematiken. Alles, was man cool machen kann, haben wir bis jetzt gemacht. Wir sind eine der wenigen in Deutschland, die schon heute KI-ready-Status haben. Anders als manch andere haben wir unsere Hausaufgaben im Bereich der Cloudstrategie und Datenstrategie bereits gemacht.
Nach externer Einschätzung betreiben wir eine IT, die ungefähr in den Top 3 der IT im deutschen Mittelstand entspricht. Ich selbst bin letztes Jahr einer der Top 20 CIOs im Mittelstand der Dach-Region geworden.

Wie geht ihr präventiv vor, um sicherzustellen, dass KI-bezogene Themen in eurem Budget berücksichtigt werden, sodass ihr am Jahresende genügend finanzielle Mittel für die Umsetzung eurer geplanten Innovationen zur Verfügung habt?

Wir haben viele Ideen für zukünftige Projekte, aber unser Budget ist neutral und bleibt in einem bestimmten Rahmen. Es ist gut, ein festgelegtes Budget zu haben, um unsere Ausgaben im Griff zu behalten und Überausgaben zu vermeiden. Unser Team besteht aus sieben hoch spezialisierten Mitarbeitenden und wir arbeiten oft mit externen Dienstleistern zusammen.
Wir verstehen die Struktur unserer Organisation, insbesondere das Verhältnis zwischen IT und anderen Abteilungen. Würden wir all unsere Ideen umsetzen und dabei unbegrenzte finanzielle Mittel und Zeit zur Verfügung haben, könnten wir die Organisation überlasten. So viele parallele Projekte könnten das Changemanagement herausfordern, was nicht in unserem Interesse ist. Unser Ziel ist es, eine gute Beziehung zu den anderen Abteilungen zu pflegen und qualitativ hochwertigen IT-Service zu bieten. Deshalb ist es wichtig, eine Budgetgrenze zu setzen, um die Balance zu halten und den Qualitätsstandards gerecht zu werden.

Wie baut ihr eine starke Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen auf und wie stellt ihr sicher, dass alle relevanten Informationen transparent kommuniziert werden?

Einerseits haben wir spezielle Key User für bestimmte Applikationen eingeführt, vor allem im Bereich AP Business Intelligence. Andererseits streben wir als IT-Team immer danach, proaktiv Lösungen in das Unternehmen einzubringen. Wir sind offen für Zusammenarbeit mit Business und Kunden und prüfen deren Einsatz, insbesondere an kleineren Standorten. Wir präsentieren unsere Vorschläge den Fachabteilungen, arbeiten an Lösungen, evaluieren deren Umsetzbarkeit innerhalb der vorgegebenen Zeit und bitten um Feedback und Einschätzungen. Wenn der Erfolg gesichert ist, nutzen wir gerne den Proof of Concept (PoC) als Beleg für einen globalen Rollout, denn wir legen großen Wert auf Standards und möchten diese in der gesamten Gruppe verbreiten. In diesem Prozess übernehmen wir eine moderne Rolle innerhalb der IT, schlüpfen in unsere Sales-Rolle und verkaufen die Lösungen an unsere Kolleginnen und Kollegen.

Wie gelingt es euch, eine ausgewogene Balance zwischen stabilen, standardisierten Services und Innovationen zu wahren, und welche Strategien verfolgt ihr bei der Budgetierung, um diese Ziele zu erreichen?

Unser Unternehmen hat eine stabile Grundlage mit Standard-Servern und -Systemen. Diese Stabilität bildet das Fundament, auf dem wir gezielte Innovationen vorantreiben, die durch ein spezifisches Budget unterstützt werden.

Durch diesen Mechanismus können wir neue Technologien schneller, effizienter und kostengünstiger entwickeln und einführen. Ein Beispiel dafür ist die Aktualisierung der Standortvernetzung in unserem Finanzbereich im Jahr 2019. Die Einführung einer innovativen Technologie führte zu einer gesteigerten Sicherheit, einer vereinfachten Nutzung und sogar zu Kosteneinsparungen. Diese eingesparten Kosten fließen jedoch nicht vollständig in eine Reduzierung des Budgets im folgenden Jahr ein. Vielmehr nutzen wir sie, um unseren Raum für Innovation zu erweitern. Dies stellt jedes Jahr eine Herausforderung dar, da wir einen Ausgleich zwischen Effizienzsteigerung und Förderung von Innovationen finden müssen.
Unser Selbstoptimierungsmechanismus ermöglicht es uns auch, mehrere Services auf einem einzelnen Computer oder Server zu konsolidieren – mit gleichem Ergebnis. Da wir mehr Ideen haben, als wir in einem Jahr umsetzen können, fokussieren wir uns auf bestimmte Themen, um unsere Ressourcen effektiv zu nutzen.

Wie habt ihr euch in die Lage versetzt, als Early Adopter in KI zu investieren?

Im Bereich IT-Security setzen wir seit 2019 KI in verschiedenen Bereichen ein, und seit 2021 verwenden wir KI auch für Geschäftsprozesse. Dies zeigt, dass wir nicht vom aktuellen Hype beeinflusst werden, da wir bereits seit geraumer Zeit in dieses Gebiet investieren. Wir haben bereits viel erreicht, aber es gibt immer Raum für weitere Fortschritte, die jedoch strukturiert angegangen werden müssen.
In Bezug auf unsere IT-Infrastruktur hatten wir keine vorgefertigte Basis oder ein detailliertes Konzept. Stattdessen gab es bereits sinnvolle Überlegungen zu den Schwerpunkten Basis-Infrastruktur, Basis-IT, Flexibilität und Potenzial zur Verbesserung. Zum Beispiel hatten wir lokale Dateiserver an verschiedenen Standorten, die regelmäßig aktualisiert und erneuert werden mussten, während wir bereits über ausreichend Speicherplatz in SharePoint und Office 365 verfügten, den wir jedoch nicht vollständig nutzten.
Um diese ineffiziente Situation zu verbessern, haben wir im Jahr 2016 eine Cloud-First-Strategie entwickelt. Diese Entscheidung basierte auf Überlegungen zur Optimierung der Berechtigungsstruktur, des Speicherplatzbedarfs und der Datenstruktur. Die Umstellung auf die Cloud brachte zwar Herausforderungen mit sich, aber auch neue Möglichkeiten, wie eine verbesserte Zusammenarbeit und flexiblerer Datenzugriff von überall aus.
Dank dieser Strategie verfügen wir nun über eine effizientere und flexiblere IT-Infrastruktur, die es uns ermöglicht, schneller auf neue Anforderungen zu reagieren und gleichzeitig Kosten zu sparen.

Welche Maßnahmen ergreift ihr, um eine umfassende Transparenz hinsichtlich eurer Position, der Kosten und potenziellen Optimierungsbereichen zu gewährleisten?

Als Private-Equity-Unternehmen sind wir grundsätzlich zur Transparenz verpflichtet. Wir haben genaue Einblicke in unsere Finanzen bis auf den Monat und können unseren Geschäftsführern sowie den Eigentümern konkrete Daten liefern. Externes Outsourcing unterstützt uns dabei, da wir klare Verträge haben und genau wissen, welche Kosten monatlich anfallen. Wir legen großen Wert auf Offenheit.
Unser CEO betonte 2015 treffend: „Ein Budget ist ein Versprechen.“ Anfangs dachte ich, es gehe nur darum, das Budget einzuhalten. Im Laufe der Jahre habe ich jedoch erkannt, dass er recht hatte und es entscheidend ist, dieses Versprechen um jeden Preis einzuhalten. Budgetüberschreitungen sind zwar möglich, müssen aber mit überzeugenden Begründungen einhergehen. Floskeln wie „Die Kosten sind eben gestiegen“ reichen nicht aus.
Unser Ziel ist es, unsere Kosten zu kontrollieren, zu managen und zu verstehen, wohin sie führen. Dank unseres Innovationsbudgets können wir uns nicht beschweren; wir sind eher Gestalter als Verwalter, und das macht einen entscheidenden Unterschied aus. Wir legen großen Wert auf Automatisierung und streben danach, sicherzustellen, dass jederzeit bestimmte Transaktionen im ERP-System durchgeführt oder Rechnungen automatisch versendet werden. Unsere Systeme sollen aktiv arbeiten, auch wenn wir uns im Bett befinden und schlafen.
Wir sind äußerst ambitioniert und bemühen uns, das Beste herauszuholen, nicht nur in Bezug auf die IT, sondern auch als Dienstleister und Partner für das Geschäft. Es ist entscheidend, dass wir unsere Aufgaben verstehen und effektiv erfüllen. Unser Hauptaugenmerk liegt darauf, primär in Systeme zu investieren, denn letztendlich profitiert das Geschäft am meisten von deren Nutzen, nicht die IT selbst. Wenn die IT ihre Arbeit gut macht, profitiert das Geschäft davon.

Gibt es zum Abschluss noch einen Tipp, den Du anderen Mittelständlern mitgeben magst?

Haben Sie Mut, seien Sie zuversichtlich und bleiben Sie neugierig. Seien Sie proaktiv und übernehmen Sie die Verantwortung. Gehen Sie aktiv an Ihre Strategien heran und identifizieren Sie Bereiche, in denen Sie sich verbessern können. Streben Sie danach, nicht nur ein Verwalter, sondern ein Gestalter zu sein, denn dadurch können Sie großen Erfolg haben. Insbesondere mittelständische Unternehmen müssen aktiver werden, wenn es darum geht, Innovationen umzusetzen und die aktuellen Trends zu berücksichtigen.

Vielen Dank für die spannenden Einblicke!