Fragen zur Berichtspflicht
Neben einer GmbH mit über 1.000 Mitarbeiter*innen mit einer eigenen Website ist eine übergeordnete Holding (bisher ohne eigene Website) unmittelbar vom LKSG betroffen. Muss für die Publizierung der HOLDING eine eigene Website erstellt werden oder genügt die GmbH-Seite mit entsprechenden Verweisen?
Fallunterscheidung: Verweis auf BAFA Fragen und Antworten IV. 7):
1. Konzernobergesellschaft und Tochterunternehmen fallen beide unter das LkSG, es besteht aber kein bestimmender Einfluss (vgl. § 2 Abs. 6 LkSG) der Obergesellschaft auf die Tochter: Obergesellschaft und Tochterunternehmen haben jeweils einen eigenständigen Bericht beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) vorzulegen.
2. Konzernobergesellschaft und Tochterunternehmen fallen beide unter das LkSG und es besteht ein bestimmender Einfluss (§ 2 Abs. 6 LkSG) der Obergesellschaft auf die Tochter: Im Rahmen der Berichtspflicht haben Obergesellschaft und Tochterunternehmen einen eigenständigen Bericht beim BAFA vorzulegen. Zudem muss jedes Unternehmen selbst den Bericht auf seiner Internetseite veröffentlichen.
3. Nur die Konzernobergesellschaft, nicht aber die Tochter fällt in den Anwendungsbereich des LkSG: Nur die Obergesellschaft
4. Nur das Tochterunternehmen, nicht aber die Obergesellschaft fällt in Anwendungsbereich (z. B. Tochterunternehmen einer US-amerikanischen Konzernmutter): Nur das Tochterunternehmen
Zusatzinfo: Das BAFA wird erstmalig zum Stichtag 1. Juni 2024 das Vorliegen der Berichte sowie deren Veröffentlichung nachprüfen. Auch wenn die Übermittlung eines Berichts an das BAFA und dessen Veröffentlichung nach dem LkSG bereits vor diesem Zeitpunkt fällig war, wird das BAFA die Überschreitung der Frist nicht sanktionieren, sofern der Bericht zum 1. Juni 2024 beim BAFA vorliegt.
Fragen zum Risikomanagement
Sobald LkSG-relevante Daten bei Lieferanten außerhalb des Bundesgebiets erhoben werden sollen, stoßen wir auf massive Schwierigkeiten. Da das nationale Gesetz dort nicht bekannt ist oder man dieses in anderen Staaten nicht als relevant ansieht, werden die notwendigen Informationen nicht mitgeteilt. Wie können wir damit kurz- und langfristig umgehen, um dennoch die gewünschte Transparenz zu erreichen?
Verweis auf BAFA Handreichung "LkSG-Faktenpapier - Auswirkungenauf Unternehmen in Partnerländern und staatliche Unterstützungsangebote" - Auszug:
Maßnahmen bei Zulieferern: Zu empfehlen sind die Ernennung und Schulung von Beauftragten, die als Kontaktperson für Geschäftskunden zum Thema Umwelt und Menschenrechte dienen. Schulung von Mitarbeitern und Führungskräften. Dokumentation der eigenen Aktivitäten zur einhatung der Menschenrechte/Umweltstandards
Staatliche Unterstützung:
- Deutsche Botschaften richten Focal Points ein, die über die Vorgaben und örtliche Unterstützung informieren
- Deutsche Außenhandelskammern bieten lokale Hilfe bei der Umsetzung durch Informationen und Trainings für Zulieferer an
- ESF First Fund der KfW fördert Zulieferer (Verbesserung des Nachhalitgkeitsmanagement)
- Multi-Aktuers-Partnerschaften wie z.B. das Bündnis für nachhaltige Textilien
Wie löst man das Dilemma, dass kleine Unternehmen zwar nicht direkt verpflichtet sind, große Unternehmen jedoch dazu verpflichtet sind, die kleinen zu verpflichten? LkSG-verpflichtete Unternehmen sind darauf angewiesen, gewisse Informationen aus der Lieferkette zu erhalten oder gewisse Einblicke zu bekommen (auch Rechte eingeräumt zu bekommen). Es gestaltet sich in der Umsetzung schwer.
Die Pflichten aus dem LkSG können ihrer Natur nach nicht einfach an die Zulieferer weitergegeben werden. Das betrifft etwa Berichtspflichten gegenüber der Behörde und der Öffentlichkeit. Auch mit Kontrollmaßnahmen oder Sanktionen durch das BAFA hat ein Zulieferer außerhalb des gesetzlichen Anwendungsbereiches nicht zu rechnen. Zudem bleiben die unter das Gesetz fallenden Unternehmen in der eigenen Verantwortung, ihre Lieferketten im Blick zu behalten und die Pflichten zur Risikoanalyse, Präventions-und Abhilfemaßnahmen zu erfüllen.
Einkaufsrichtlinien sind als Präventions-/Abhilfemaßnahmen genannt. Welche genauen LkSG-relevanten Punkte sollten sich in den Einkaufsrichtlinien wieder finden?
Mitarbeiter*innen im Einkauf sollten geschult und sensibilisiert sein. Einkaufsrichtlinien sollten die menschenrechtlichen und umweltrechtlichen Risiken des LkSG beachten. Wie werden Lieferanten ausgewählt (Nachhaltigkeitskriterien, Beachtung von Zertifikaten,...) und wie gestaltet sich die Zusammenarbeit? Wie wird mit Korruption/Bestechung und weiterem umgegangen? Das sind relevante Fragen, die beantwortet werden müssen.
Sollte der Lieferantenkodex von jedem Lieferanten unterschrieben werden oder reicht ein Hinweis auf den Kodex in den Bestellungen und Kontrakten, gemeinsam mit einer rein informativen Mail, dass eine überarbeitete Version existiert?
Ziel sollte es sein, die Lieferanten für die Thematik zu sensibilisieren und dabei zu unterstützen. Dokumentation ist das A und O im Hinblick auf das eigene (angemessene) Risikomanagement. Aber: Eine unterschriebene Lieferantenauskunft oder Code of Conduct alleine ist für die Erfüllung der Sorgfaltspflichten nicht ausreichend.
Auch Schulungen sind ein wichtiges Thema und werden als Präventions-/Abhilfemaßnahmen genannt. In welchem Umfang sind Schulungen hinsichtlich des LkSG notwendig? Wie kann es vermieden werden, dass Lieferant*innen unzählige Schulungen für verschiedene Kunden mitmachen müssen? Welche branchenübergreifenden Schulungen sind denkbar?
1. Prinzip der Angemessenheit (Ergebnis der Risikoanalyse und Priorisierung, Welchen Einfluss habe ich auf einen Lieferanten).
2. Dokumentation über absolvierte Schulungen von anerkannten Stellen (staatliche Unterstützung / Brancheninitiativen).
Was genau lässt sich unter dem Verbot der Kinderarbeit verstehen? Als Beispiel: In der Landwirtschaft gibt es ggfs. einige Familienbetriebe, bei denen Kinder bei der Ernte oder Weinlese mithelfen. Ist dies im Sinne des LkSGtatsächlich Kinderarbeit?
Gesetzestext:
1. das Verbot der Beschäftigung eines Kindes unter dem Alter, mit dem nach dem Recht des Beschäftigungsortes die Schulpflicht endet, wobei das Beschäftigungsalter 15 Jahre nicht unterschreiten darf; dies gilt nicht, wenn das Recht des Beschäftigungsortes hiervon in Übereinstimmung mit Artikel 2 Absatz 4 sowie den Artikeln 4 bis 8 des Übereinkommens Nr. 138 der Internationalen Arbeitsorganisation vom 26. Juni 1973 über das Mindestalter für die Zulassung zur Beschäftigung (BGBl. 1976 II S. 201, 202) abweicht;
2. das Verbot der schlimmsten Formen der Kinderarbeit für Kinder unter 18 Jahren; dies umfasst gemäß Artikel 3 des Übereinkommens Nr. 182 der Internationalen Arbeitsorganisation vom 17. Juni 1999 über das Verbot und unverzügliche Maßnahmen zur Beseitigung der schlimmsten Formen der Kinderarbeit (BGBl. 2001 II S. 1290, 1291):
a) alle Formen der Sklaverei oder alle sklavereiähnlichen Praktiken, wie den Verkauf von Kindern und den Kinderhandel, Schuldknechtschaft und Leibeigenschaft sowie Zwangs- oder Pflichtarbeit, einschließlich der Zwangs- oder Pflichtrekrutierung von Kindern für den Einsatz in bewaffneten Konflikten,
b) das Heranziehen, Vermitteln oder Anbieten eines Kindes zur Prostitution, zur Herstellung von Pornographie oder zu pornographischen Darbietungen,
c) das Heranziehen, Vermitteln oder Anbieten eines Kindes zu unerlaubten Tätigkeiten, insbesondere zur Gewinnung von und zum Handel mit Drogen,
d) Arbeit, die ihrer Natur nach oder aufgrund der Umstände, unter denen sie verrichtet wird, voraussichtlich für die Gesundheit, die Sicherheit oder die Sittlichkeit von Kindern schädlich ist;
Die Risikoanalyse stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Die Komplexität und die Vielzahl an Daten ist ein großes Hindernis. Mit welchen Tools/Softwarelösungen wurden bereits gute Erfahrung gemacht? Welche Branchenlösungen sind zu empfehlen und könnte es zukünftig noch geben?
Ist es erforderlich, während der Risikobetrachtung eines Lieferanten den gesamten Geschäftsbereich zu betrachten oder nur den, für den eine Handelstätigkeit besteht? Ein Beispiel: Der Kunde bezieht von einem Lieferanten nur einen Bruchteil des Gesamtsortiments (z. B. Milcherzeugnisse), dieser hat aber auch Fleischerzeugnisse und Kaffee-Kakao Produkte im Sortiment inkl. eigener Anbauflächen im in anderen Teilen der Welt. Je nach Betrachtung ändert sich das abstrakte Risiko für Verletzungen der 13 Rechtspositionen.
Maßgeblich ist bei den unmittelbaren Lieferanten die menschenrechtlichen oder umweltbezogenen Risiken in Bezug auf die Geschäftstätigkeit der Zulieferer aufzudecken. In der Regel erstreckt sich dies auf die Handelstätigkeit, die zwischen Kunde und Zulieferer existiert. Sie kann aber auch darüber hinaus gehen.
Wie kann man das Meldesystem/Beschwerdeverfahren so kommunizieren, dass es tatsächlich auch für vulnerable Gruppen in der Lieferkette erreichbar ist?
Hierzu gibt es eine eigene Handreichung der BAFA - Auszüge
- Je mehr menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken ein Unternehmen in seinem eigenen Geschäftsbereich und in der Lieferkette ermittelt und priorisiert hat, desto mehr Aufwand muss ein Unternehmen in Bezug auf seine Beschwerdeverfahren und die Sicherstellung der Zugänglichkeit der Verfahren für die Zielgruppen betreiben
- Es besteht keine Pflicht, dass alle Zielgruppen Zugang zu dem gleichen Beschwerdeverfahren haben müssen. Unternehmen steht es frei, mehrere Verfahren einzurichten (von denen eines beispielsweise nur für interne Personen zugänglich ist) beziehungsweise sich an verschiedenen Verfahren zu beteiligen oder eine Kombination aus beidem zu nutzen
- Unternehmen müssen für das Beschwerdeverfahren eine Verfahrensordnung in Textform festlegen und diese öffentlich zugänglich mache
Beispiele für Beschwerdekanäle:
- Unternehmenseigene Beschwerdehotline oder Hinweisgebersystem
- Vertrauensstelle/Ombudsperson
- Gewerkschaften/Betriebsräte
- Hotlines/technische Lösungen für die Lieferkette
- Durch Multi-Stakeholder-Initiativen, Verbände oder Standard-/Zertifizierungsorganisationen angebotene Verfahren
- Global Framework Agreements
- Nationale Kontaktstelle der OECD
Einige Unternehmen wünschen sich mehr Klarheit bzgl. der Anerkennung von Zertifizierungen. Das BAFA zeigt sich hierzu bislang zurückhaltend. Sind Aktivitäten im Hinblick auf eine Handreichung in diesem Bereich bekannt?
Aktuell ist nichts bekannt. Informationen des Kompass Wirtschaft und Entwicklung lauten: Freiwillige Nachhaltigkeitsstandards (im Weiteren kurz: "Standards") sind mehrheitlich nichtstaatliche Steuerungsinstrumente für ein nachhaltigeres Management im eigenen Unternehmen und in der Lieferkette. Darunter fallen Siegel wie z. B. Fairtrade oder SA8000 sowie Mitgliedsinitiativen wie amforiBSCI oder die Fair Labour Association.
Gibt es bereits Erfahrungswerte, wie viel personelle Ressourcen für die Implementierung und Umsetzung des LkSG nötig sind? Z. B. in Abhängigkeit der Betriebsgröße (Mitarbeiterzahl).
Die BAFA-Handreichung sagt zur Risikoanalyse: Je komplexer die Lieferketten und damit auch die Anzahl von Zulieferern eines Unternehmens sind, desto mehr zeitliche und personelle Ressourcen sollte ein Unternehmen für die Durchführung seiner Risikoanalyse einplanen.
Im Projekt besteht ein interdisziplinäres Team i. d. R. aus IT, Einkauf, Compliance/Legal, Sustainability. Hierzu kommen punktuelle Ressourcen, um „Aufgabenpeaks“ wie Audits (schnell) zu bewältigen. Von 2-FTE über 3 Monate bis x-FTE und 12+ Monate ist alles möglich.
Fragen zur Operationalisierung des LkSG
Sind aus Ihrer Sicht arbeitsvertragliche Anpassungen für den Menschenrechtsbeauftragten und/oder die Mitglieder des Hinweisgeber-Teams (Beschwerdestelle) notwendig?
Das kommt auf den Einzelfall an, ist aber durchaus denkbar und zu erwägen.
Fragen zur Organisation
Kann der Menschenrechtsbeauftragte nach §4 LkSG ein externer (aber geschulter und von der GF ernannter) Mitarbeiter sein? Es soll keinen Interessenkonflikt geben, aber der MB soll sich ja mit dem Unternehmen identifizieren. Welche anderen Prozesse können noch idealerweise durch Dienstleiter gesetzeskonform ausgelagert werden?
§4 Abs. 3 LkSG: Das Unternehmen hat dafür zu sorgen, dass festgelegt ist, wer innerhalb des Unternehmens dafür zuständig ist, das Risikomanagement zu überwachen, etwa durch die Benennung eines Menschenrechtsbeauftragten. Die Geschäftsleitung hat sich regelmäßig, mindestens einmal jährlich, über die Arbeit der zuständigen Person oder Personen zu informieren.
Wir empfehlen so viel „LkSG“- & Sustainability-Kompetenz wie möglich intern abzubilden und ein entsprechendes Mindset auf allen Unternehmensebenen zu schaffen. Operative Aufgaben, die nicht unter die gesetzlichen Aufgaben und Sorgfaltspflichten des LkSG fallen können natürlich durch Dienstleister, unter der o. g. Prämisse, ausgelagert werden.
