Eine Möglichkeit zur Begleitung der schrittweisen Transformation bietet die E-Akte auf Papier. Sie ist eine Hands On Change Management Maßnahme, um den Beschäftigten den Übergang von der Papierakte zur E-Akte zu erleichtern und sie zu Beteiligten zu machen. Doch was steckt dahinter?
Die E-Akte auf Papier ist ein Blatt Papier mit einer überblicksartigen Zusammenfassung aller wichtigen Informationen der elektronischen Akte. Sie bietet einen unmittelbaren Zugang zur E-Akte via Identifier und dient als Change Unterstützung im Rahmen der Implementierung der E-Akte. Der dicke Aktenordner ist Geschichte. Doch ein Blatt Papier pro Akte bleibt bestehen. Die Seite kann individuell und bedarfsgerecht gestaltet werden. Sie enthält beispielsweise Eckdaten des Vorgangs, Prüfchecklisten oder Raum für Notizen. Und am allerwichtigsten ist der Identifier, der beispielsweise in Form eines Barcodes auf die Seite gedruckt werden kann. Es ist den Beschäftigten möglich, diesen Barcode einzuscannen und damit auf direktem Weg die digitale E-Akte am Computer aufzurufen, um beispielsweise die Akte zu pflegen oder Detailinformationen einzusehen.