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E-Akte – jetzt endlich auch auf Papier!

Der flächendeckende Rollout der elektronischen Akte (E-Akte)in der öffentlichen Verwaltung ist in vollem Gange. Damit werden wesentliche technische und organisatorische Voraussetzungen als entscheidender Schritt in Richtung digitale Zukunft der Verwaltungsarbeit geschaffen. 

In der täglichen Verwaltungspraxis bedeutet die Einführung der E-Akte in den Behörden eine echte Herausforderung und stellt die gewohnten Arbeitsabläufe der Beschäftigten auf den Kopf. Wie arbeite ich ohne analoge Postfächer? Wie organisiere ich meine Wiedervorlage? Wo kann ich meine Besprechungsnotizen machen? Wie kann ich meinen Vorgang an Kolleginnen und Kollegen abgeben? Diese und viele weitere Fragen kursieren im Rahmen der Einführung der E-Akte und können zu einer mangelnden Akzeptanz bei den Beschäftigten führen. Zwar sehnen sich viele digital affine Verwaltungsangestellte die E-Akte herbei und freuen sich auf die Möglichkeit der digitalen Arbeit, doch anderen wiederum fällt die Veränderung schwer.  

Umso wichtiger ist eine enge Begleitung des Transformationsprozess und ein sanfter Übergang von der analogen Aktenführung zur E-Akte. Denn digitale Transformation ist mehr als die bloße Einführung neuer Systeme – der Mensch steht ganz klar im Mittelpunkt. Und hier kommt die E-Akte auf Papier ins Spiel: 

Was ist die E-Akte auf Papier?

Eine Möglichkeit zur Begleitung der schrittweisen Transformation bietet die E-Akte auf Papier. Sie ist eine Hands On Change Management Maßnahme, um den Beschäftigten den Übergang von der Papierakte zur E-Akte zu erleichtern und sie zu Beteiligten zu machen. Doch was steckt dahinter? 

Die E-Akte auf Papier ist ein Blatt Papier mit einer überblicksartigen Zusammenfassung aller wichtigen Informationen der elektronischen Akte. Sie bietet einen unmittelbaren Zugang zur E-Akte via Identifier und dient als Change Unterstützung im Rahmen der Implementierung der E-Akte. Der dicke Aktenordner ist Geschichte. Doch ein Blatt Papier pro Akte bleibt bestehen. Die Seite kann individuell und bedarfsgerecht gestaltet werden. Sie enthält beispielsweise Eckdaten des Vorgangs, Prüfchecklisten oder Raum für Notizen. Und am allerwichtigsten ist der Identifier, der beispielsweise in Form eines Barcodes auf die Seite gedruckt werden kann. Es ist den Beschäftigten möglich, diesen Barcode einzuscannen und damit auf direktem Weg die digitale E-Akte am Computer aufzurufen, um beispielsweise die Akte zu pflegen oder Detailinformationen einzusehen.  

Beispiel der E-Akte auf Papier

Wie funktioniert die Verwaltungsarbeit mit der analogen E-Akte?

Die in der Abbildung dargestellten gewohnten Anwendungsfälle der Papierakte können auch durch die analoge E-Akte abgebildet werden und gewährleisten so reibungslose Arbeitsabläufe während der Phase der Implementierung bis auch die analoge E-Akte vollständig durch die E-Akte abgelöst werden kann.

Anwendungsfälle der E-Akte auf Papier

Dies soll nun anhand der beiden Anwendungsfälle „Telefonnotiz“ und „Urlaubsvertretung“ ausgeführt werden. Bei Besprechungen oder Telefonaten kann vor dem Termin die E-Akte auf Papier zum gewünschten Vorgang ausgedruckt und zur Besprechungs- oder Telefonatsvorbereitung genutzt werden. Während des Termins können neue Erkenntnisse zum Sachstand auf der Papierseite wie gewohnt schriftlich erfasst werden. Nach dem Termin wird die elektronische Akte mithilfe des Identifiers aufgerufen und relevante Informationen werden als Bemerkung unmittelbar hinzugefügt. 

Im Falle einer Urlaubsübergabe könnte die zuständige Sachbearbeitung für alle Vorgänge, die während der Abwesenheit anfallen, die E-Akte auf Papier vorbereiten. Die Übergabenotizen können direkt darauf erfolgen. So gibt es einen zentralen Ort der To-do’s während der Abwesenheit. Der Vertretung bleibt ein Wühlen in Papierbergen erspart und die Vorgänge bleiben auch nicht mangels verfügbarer Informationen liegen. Denn über die E-Akte auf Papier hat die Vertretung den Zugang zu allen Informationen in der digitalen E-Akte. Die Rückübergabe funktioniert analog. Die nicht-aktenrelevanten Geschehnisse der Abwesenheit können auf dem Blatt Papier notiert und so sauber übergeben werden. 

Welche Vorteile bietet die E-Akte auf Papier?

Die Unterstützung der Implementierung der E-Akte durch die E-Akte auf Papier bietet zahlreiche Vorteile. Ein zentraler Aspekt ist die Unterstützung des Change-Managements und der Transformation. Die E-Akte auf Papier wird im Rahmen der Umstellung angeboten, sofern sie gewünscht ist. Widerstände werden abgebaut und Übergänge erleichtert. Die Beschäftigten werden einbezogen, beispielsweise bei der Ausgestaltung der Inhalte, die generiert und auf die E-Akte auf Papier gedruckt werden sollen. Alle arbeitsorganisatorischen Vorteile der Papierakte – wie beispielsweise die Haptik sowie der visuelle Überblick – bleiben vorerst aufrechterhalten. Außerdem ist die Umsetzung mit vorhandenen Technologien wenig komplex und geht mit überschaubaren Kosten einher.

Appell

Auch wenn die digitale Transformation von vielen Beschäftigte in der Verwaltung herbeigesehnt wird, kein Problem darstellt und längst überfällig erscheint - Unsere klare Empfehlung lautet dennoch: Orchestrieren sie ihr Change-Management im Rahmen der Einführung der E-Akte mit passgenauen Instrumenten. Das wird viele Mitarbeitende besser schlafen lassen!

Kontakt

Sie möchten mehr über das GreenLab „E-Akte auf Papier“ oder unsere weiteren internen Thinktanks erfahren? Schreiben Sie eine E-Mail an greenlab@cassini.de.

Benno Klaas, Management Consultant, Cassini Consulting

Benno Klaas

Management Consultant

benno.klaas@cassini.de
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