Kreativen Austausch im Team fördern – Ideen digital im Home Office generieren

• Atmosphäre
  Angemessene Kleidung, eine stabile Internetverbindung und ein Umfeld, in dem konzentriertes Arbeiten möglich ist, sind die Basis für einen erfolgreichen, digitalen Workshop. Lesen Sie auch unser How-To für ein gelungenes virtuelles Meeting.
• Technik
  Eine Lösung zum Screensharing wie Microsoft Teams (1), Skype, Zoom oder GoToMeeting ist das absolute Minimum, ehrlicherweise sollten alle Teilnehmer aber über eine funktionierende Kamera verfügen und diese auch benutzen. Nur so haben die Teilnehmer das Gefühl, zusammen die Entwicklung von Inhalten voran zu treiben und der Moderator kann sicherstellen, dass alle wirklich bei der Sache sind und an den Ergebnissen mitgewirkt haben.
• Scope und Ziel
  Sie müssen klar kommuniziert werden. Bei analogen Workshops ist das Whiteboard mal eben angepasst oder eine neue Metaplanwand bemalt, bei digitalen Workshops geht die Änderung einer Methode häufig mit einem anderen Tool einher und benötigt daher eine gewisse Vorlaufzeit.
• Zeitmanagement
  Werden mehrere Methoden und Systeme benötigt, ist ausreichend Zeit für den Wechsel einzuplanen. Denken Sie daran die Anwendung neuer Tools zu erläutern. Sparen Sie nicht an kurzen Pausen und kündigen Sie diese frühzeitig an. Bewährt haben sich stündlich fünf- und zehnminütige Pausen im Wechsel. Dies reduziert das Risiko, dass Teilnehmer auf einmal einfach verschwunden sind. 
• Arbeit in Gruppen
  Wenn Sie während des Workshops kleinere Gruppen bilden möchten, bietet es sich an, die Verteilung vorab durch den Moderator festzulegen und die Liste zentral zur Verfügung zu stellen. Sollte eine Zuteilung vorab nicht möglich sein, können Sie die Zuteilung bspw. alphabetisch oder über die „Hand heben“-Funktion zahlreicher Videokonferenzlösungen vornehmen.
• Datenschutz
  Prüfen Sie, welche Daten von den Anbietern erhoben werden, was mit den Daten passiert und ob diese z. B. zu Marketingzwecken an Dritte weitergegeben werden. Sollte der Workshop vertrauliche Daten beinhalten, sind Gratisversionen zahlreicher Tools kritisch zu betrachten. Eine Rücksprache mit der IT und dem Datenschutzbeauftragten ist daher im Vorfeld dringend zu empfehlen.

Bei mehr als drei Personen empfiehlt es sich, dass ein Teilnehmer die Rolle des Moderators übernimmt. Dieser behält zusätzlich die Zeit im Blick, vertagt ausufernde Diskussionen und achtet darauf, dass die ausgewählten Methoden korrekt angewendet werden. Bei längeren oder größeren Workshops ist es sinnvoll, wenn sich der Moderator ausschließlich auf seine Moderationsaufgabe beschränkt. Dem Moderator kommt eine entscheidende Rolle zu. Er konzipiert den Workshop, weiß um die Ziele und Fallstricke, wählt die passenden Methoden und führt zu dokumentierten Ergebnissen. Dabei stellt er auch sicher, dass die eingesetzte Technik von allen Teilnehmern angewendet werden kann.

In den letzten Monaten wurden zahlreiche Workshops in den digitalen Raum verlagert. Waren sie anfangs noch davon geprägt, sich zu organisieren und die nächsten Schritte zu planen, kamen mit der Zeit auch immer mehr Kundentermine hinzu, die ein kreativeres Format benötigten. Zahlreiche Workshops später haben sich folgende Methoden etabliert, welche gerne und erfolgreich digital umgesetzt werden:

1. Die 6-3-5 Methode
Analoges Vorgehen: Die 6-3-5 Methode lässt sich bei einfachen Fragestellungen einsetzen; man muss kein Experte in dem jeweiligen Thema sein. Es werden in sehr kurzer Zeit eine große Anzahl an Ideen (bis zu 108) produziert, die durch alle Teilnehmer (optimalerweise sind es sechs Teilnehmer) immer weiter qualifiziert und ergänzt werden. Es werden fünf Runden durchlaufen, bei denen jeder Teilnehmer drei Ideen generiert bzw. ab der zweiten Runde ergänzt und aufgreift. In der analogen Variante wird hierzu auf Papier eine Tabelle gezeichnet, jeder Teilnehmer erhält ein eigenes Blatt. In jeder Runde haben die Teilnehmer 3-5 Minuten Zeit (je nach Komplexität) ihre drei Einträge vorzunehmen. Im Anschluss wird das Blatt an den Nachbarn weitergereicht und man setzt in der folgenden Runde auf den Arbeiten der vorherigen Runde auf.
Digitale Umsetzung: Hierzu wird eine Word- oder Excel-Datei benötigt, in der eine Tabelle mit drei Spalten und sechs Zeilen eingefügt wird. Diese Datei wird dann sechsmal kopiert und fortlaufend nummeriert. Sollte es ein Laufwerk geben, auf das alle zugreifen können, werden die Dateien dort abgelegt. Alternativ können Sie auch den Teilnehmern per E-Mail zugeschickt werden. In beiden Varianten sollte es eine Liste geben, in welcher Reihenfolge jeder Teilnehmer die Dokumente bearbeiten soll. Bei der Variante „Laufwerk“ verlassen die Teilnehmer die jeweilige Datei nach jeder Runde und öffnen die nächste. Bei der Variante „E-Mail“ muss jeder Teilnehmer die jeweils bearbeitete Datei an den Folgekollegen weiterleiten.

2. Das Mind Mapping
Analoges Vorgehen: Mind Mapping ist eine Methode, die zwar auch einzeln aber eben auch in einer Gruppe eingesetzt werden kann. Dabei wird im Mittelpunkt eines Whiteboards oder mit Hilfe von Post-It’s auf einer leeren Fläche ein zentrales Problem platziert. Davon ausgehend werden dann die dazugehörigen Themen dargestellt, die auf immer mehr Ebenen detailliert werden.
Digitale Umsetzung: Für die digitale Umsetzung ist das oben skizzierte Vorgehen identisch. Für die technische Umsetzung können Systeme wie das in Microsoft Teams integrierte Whiteboard oder Freehand by InVision genutzt werden. Beide Programme lassen sich über die Funktion „Bildschirm teilen“ aufrufen. Sollte Microsoft Teams nicht zur Verfügung stehen, gibt es auch andere Anbieter, wie z.B. Limnu, draw.chat, miro oder AWW.

3. Das Brain Writing
Analoges Vorgehen: Beim Brain Writing geht es darum, in möglichst kurzer Zeit viele Ideen zu generieren. Hierzu sitzen die Teilnehmer zusammen, jeder Teilnehmer hat leere Karten vor sich liegen. Nachdem das Thema vorgestellt wurde, schreibt jeder Teilnehmer pro Karte eine Lösung auf. Die Karte wird dann an den Sitznachbarn weitergereicht. Dieser kann die Karte entweder weiterreichen oder ergänzen. Wenn die Karte wieder am Anfang ankommt, wird sie in die Tischmitte gelegt. Zusätzlich können auch jederzeit neue Karten in Umlauf gebracht werden.
Digitale Umsetzung: Für die Umsetzung des Brain Writing bietet es sich an, auf Tools wie bspw. FunRetro zurückzugreifen. Hier können Einträge ergänzt und neu angelegt werden. Am Ende besteht zusätzlich die Möglichkeit die Einträge zu clustern, zu bewerten und zu priorisieren.

4. Die Collective Notebook Methode
Analoges Vorgehen: Die Collective Notebook Methode ist von Haus aus wie gemacht für die Home Office Zeit. Ausgangsbasis ist hier die Annahme, dass man nicht immer alle Teilnehmer zur gleichen Zeit am gleichen Ort versammeln kann. Manche Teilnehmer fühlen sich auch bei Gruppenarbeiten unwohl und brauchen Ruhe, um komplexe Ideen zu entwickeln. Alle Teilnehmer bekommen initial das Thema und die Zielsetzung vorgestellt und können innerhalb einer definierten Zeit eigene Ideen entwickeln. Diese werden dann der Gruppe zur Verfügung gestellt; am Ende steht die gemeinsame Diskussion der Vorschläge. Nachteil dieser Methode ist, dass die gegenseitige Unterstützung und die Inspiration durch andere Teilnehmer ausbleiben.
Digitale Umsetzung: Jeder Teilnehmer kann eine eigene Datei anlegen und diese dann entweder auf einem geteilten Laufwerk oder per E-Mail der Gruppe zur Verfügung stellen. Wenn möglich, wäre eine Umsetzung in OneNote oder per Office365 zu empfehlen, da hier alle Inhalte innerhalb einer Datei zur Verfügung gestellt werden können und eine parallele Bearbeitung möglich ist.

5. Der Themenkreis
Analoges Vorgehen: Basierend auf vorbereiteten Teasern (z.B. Halbsätze, Statements oder in einer vorherigen Runde erarbeitete Ideen) unterhalten sich immer zwei Teilnehmer 3-5 Minuten zu einem Thema. Ziel ist es, unterschiedliche Standpunkte und Sichtweisen kennenzulernen und daraus neue Ideen oder zu betrachtende Aspekte zu generieren. Diese können von den Teilnehmern stichpunktartig mitgeschrieben werden. Nach jeder Runde wird der Partner gewechselt und ein neues Thema besprochen. Die Themen unterscheiden sich dabei pro Paarung und Runde. Die Teilnehmer stellen sich hierzu in einem Innen- und einem Außenkreis auf. Nach jeder Runde bewegt sich der Außenkreis einen Teilnehmer weiter.
Digitale Umsetzung: Es gibt für die digitale Umsetzung zwei Möglichkeiten. Für die etwas elegantere Variante wird ein Tool wie z.B. wonder.me benötigt. Dort können sich alle Teilnehmer anmelden und sich dann von Teilnehmer zu Teilnehmer bewegen. Die Kommunikation erfolgt per Videochat, so dass eine persönliche Interaktion möglich ist. Der Moderator kann zentral die Themen einsteuern oder darauf hinweisen, dass die Zeit abgelaufen ist. Sollte die Nutzung von wonder.me nicht möglich sein, bedarf es etwas Vorbereitung. Der Moderator sollte in dem Fall eine Liste erstellen, auf der die Teilnehmerpaarungen vermerkt sind. Diese müssen sich dann individuell und eigenverantwortlich über bspw. Skype anrufen und ein Auge auf die Zeit haben, um dann den nächsten Anruf zu tätigen. 

6. Die Themeninsel
Analoges Vorgehen: Diese Methode ermöglicht eine detailliertere Bearbeitung einzelner Ideen oder Themen. Hierzu werden je nach Gruppengröße mehrere Themen zentral vorgestellt. Es bilden sich Kleingruppen, die das Thema dann z.B. auf einer Metaplanwand weiter erarbeiten. Durch die aktive Auswahl eines Themas steigt die Motivation bei den Teilnehmern. Nach einer bestimmten Zeit wird das jeweilige Ergebnis in der großen Runde vorgestellt. Es wäre auch eine Abwandlung im Stil eines „World-Café“ möglich, wo die Teilnehmer von Gruppe zu Gruppe wechseln und punktuell mitarbeiten. Dann bedarf es allerdings einer Person, die einem Thema fest zugewiesen ist und dieses von Anfang bis Ende begleitet.
Digitale Umsetzung: Nach der zentralen Vorstellung der Themen werden die jeweiligen Themen in individuellen Videokonferenzen weiter erarbeitet. Hierzu werden an einer zentralen Stelle alle Links zur Verfügung gestellt. Die Ergebnisse werden am Ende dann wieder in der großen Runde vorgestellt. Um zu vermeiden, dass in einzelnen Videokonferenzen nur sehr wenige Teilnehmer sind, sollte der Moderator sich am Anfang ein Stimmungsbild über die Präferenzen der Teilnehmer verschaffen und ggf. einzelne Themen entweder rausnehmen oder darum bitten, dass sich weitere Freiwillige für die Bearbeitung finden. Die technische Umsetzung erfolgt dann bspw. über Power Point oder Excel oder eine der Whiteboard-Lösungen (vgl. „Mind-Mapping“).

Alle oben aufgeführten Methoden lassen sich beliebig mit anderen Methoden kombinieren. Auszugsweise seien hier Methoden wie „Umkehrtechnik“ oder die „6-Hüte-Methode“ genannt, so kann bspw. mit der Methode „Umkehrtechnik“ ein Thema aus einer anderen Perspektive betrachtet werden und dann mit Hilfe der Themeninsel besprochen werden.

Home Office ist kein Hinderungsgrund dafür, dass Teilnehmer in einen kreativen Austausch gehen, Themen vorantreiben und neue Ideen entwickeln. Die heutige Technik ermöglicht eine Zusammenarbeit, die vor wenigen Jahren für viele Teilnehmer nicht vorstellbar gewesen ist. Es bieten sich sogar neue Chancen, um auch eher ruhigere Teilnehmer einzubeziehen, die nicht gerne vor größeren Gruppen sprechen und bei Präsenzworkshops sonst eher im Hintergrund bleiben würden.

Auch bei digitalen Workshops sollte die persönliche Ebene nicht zu kurz kommen. Der Moderator hat zahlreiche Möglichkeiten den persönlichen Austausch zwischen den Teilnehmern zu ermöglichen und dafür zu sorgen, dass man die anderen Teilnehmer auch außerhalb des fachlichen Kontextes kennen lernt. Gerade bei längeren Workshops bieten sich zum Start, nach der Mittagspause und zum Abschluss kleinere Übungen an.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass mit der richtigen Planung digitale Workshops auch bei örtlich verteilten Teilnehmern problemlos umgesetzt werden können, und die Ergebnisse in der Qualität mindestens vergleichbar sind mit Präsenzworkshops.