How-To: Wie ein virtuelles Meeting nicht falsch läuft!

Grundsätzlich kann ich mit angemessener Kleidung für ein professionelles Auftreten sorgen. Selbst in virtuellen Meetings, in denen keine Webcam zum Einsatz kommt, kann Kleidung dazu führen, dass ich mir selbst bewusster und in Folge konzentrierter bin.

In einem Präsenzmeeting sorge ich im Vorfeld für eine funktionierende Umgebung, d. h. Konferenzräume sind funktionsmäßig ausgestattet, über eine stabile Internetverbindung ist Kommunikation gewährleistet und mit einer vernünftigen Arbeitsfläche können interaktive Einheiten realisiert werden. Bei virtuellen Meetings reicht hier häufig schon eine kleine Ergänzung: Ein neutraler Hintergrund, der den Fokus nicht ablenkt.  

Keine Urlaubslandschaften im Hintergrund. Einige Kollaborationstools bieten zwar die Möglichkeit von virtuellen Hintergründen, diese wirken jedoch in vielen Fällen aufgrund von Verzerrungen durch Bewegungen unprofessionell und sorgen nicht selten für zusätzliche Ablenkung. Sofern erforderlich, sollten Hintergründe maskiert werden. Kollaborationstools bieten grundsätzlich das Feature, den eigenen Hintergrund weich zu zeichnen.

Dabei ist das technische Setup ebenso Teil der persönlichen Vorbereitung, das insbesondere bei wichtigen Meetings nicht im Termin erfolgen sollte. Es ist fair den Termin dazu bereits einige Minuten früher zu starten, um auf mögliche technische Schwierigkeiten reagieren zu können. Hierzu gehört auch ein vollständiger Test aller eingesetzten technischen Mittel, wie bspw. Präsentations-Sharing. Ganz nebenbei: Für das ein oder andere persönliche Wort ist so im Voraus auch etwas Raum.

Positionieren Sie Ihre eigene Webcam so, dass Sie sich anderen Teilnehmern frontal und aufmerksam präsentieren können. So verliert auch der Hintergrund wieder an seiner neu-gewonnenen sozialen Bedeutung und Sie vermitteln Interesse am Meeting und an den anderen Teilnehmern. Vermeiden Sie Gegenlicht, schalten Sie ggfs. Licht an. Dies sorgt für passende Lichtverhältnisse.

Lautes Tippen, schlechte Tonqualität, laufend neue Geräusche. Es gibt viele Phänomene, die reibungslose Kommunikation zusätzlich erschweren. Die gute Nachricht: Viele Störgeräusche können einfach vermieden werden. Erkundigen Sie sich aktiv – im Zuge Ihrer Vorbereitung oder im Nachgang – über ihre persönliche Tonqualität. Bei Geräten mit schlechten Audioeigenschaften kann bspw. schon der Einsatz von einem Headset zur Verbesserung der Verständlichkeit führen. Darüber hinaus sollten Sie als Protokollant mit Sprechanteil darauf achten, dass Sie Tippgeräusche vermeiden. Weisen Sie lieber aktiv auf eine Schreibpause hin – bevor sie den Gesprächsfluss von anderen verhindern.

Wie im Präsenzmeeting sind auch hier einige Spielregeln zu beachten:

• Wenn ich mich verspäte, warte ich die passende Gelegenheit ab, um mich anzumelden.
• Wenn ich nicht spreche, verwende ich die Mute-Funktion, um Geräusch/Sprachdopplungen zu meiden (“Funkdisziplin”).
• Beim Sprechen vermeide Ich unnötige Nebengeräusche (Handy klingeln, Papier rascheln…).
• Ich nehme mir vor, keine parallelen Tätigkeiten auszuführen (Nahrungsaufnahme ist auch in virtuellen Meetings tabu).
• Ich lade nur die Teilnehmer ein, die wirklich relevant sind, denn auch virtuelle Zeit ist kostbar.

So ähnlich die Vorbereitung des Präsenzmeeting und des virtuellen Meetings als Teilnehmer ist, so unterschiedlich ist die Rolle des Moderators und des Online-Moderators. Da es ohne allgemeingültigen Rahmen schwierig ist, dass sich alle Teilnehmer an die oben genannten Regeln halten. Umso wichtiger ist daher die Rolle des Moderators, der das Meeting führt und darüber hinaus Teilnehmer aktiv einbeziehen muss.

Die gesamte zwischenmenschliche Kommunikation (Augenkontakt, Böser Blick, Gestik & Mimik) die in einem Präsenzmeeting ganz natürlich stattfindet, muss in einem Online-Meeting durch den Moderator verbal eingefordert werden. Die Aufgabe eines guten Moderators, verschiedene Meeting-Persönlichkeiten zu erkennen und effektiv einzusetzen, ist durch die fehlenden zusätzlichen Kommunikationskanäle deutlich komplexer.

Auch inhaltlich muss dieses Meeting anders gestaltet werden. Teilnehmer sind nicht auf einen gemeinsamen Raum begrenzt. Das persönliche Umfeld bietet viel Raum für Ablenkung. Das Meeting-Thema muss fesseln und alle Teilnehmer aktiv eingebunden werden. Unerlässliches Einbinden der Teilnehmer fordert die Konzentration.

Binden Sie aktiv ein und sprechen Sie Teilnehmer zum Beispiel beim Namen oder der Funktion an. Regelmäßig können Sie so in den Dialog gehen, die Aufmerksamkeit fördern und zur Teilnahme anregen. Teilen Sie dazu Themenblöcke noch stärker in kleine Einheiten und achten Sie insbesondere darauf, dass jeder Teilnehmer regelmäßig einen – für ihn ebenfalls planbaren – Wertbeitrag leisten kann.

Es sollten aber auch kurze explizit konzeptionelle Phasen vorgesehen werden, um den Teilnehmern zu ermöglichen, eigene Gedanken weiterzuentwickeln. So gewährleisten Sie die Aufmerksamkeit aller Teilnehmer über das gesamte Meeting. 

Im Online-Meeting muss der Moderator insbesondere Kopieregeln beachten:

• Vorhandene Kommunikationskanäle müssen intensiver verwendet werden.
• Pausenmanagement im und zwischen Meetings. Jede Stunde eine Pause einlegen.
• Informelle Informationen können bei Schlüsselfiguren in Pausenzeiten bilateral eingeholt werden.
• Inhalte müssen noch stärker in kleine Einheiten geteilt werden. Bei der Erstellung der Meeting-Agenda darauf achten.
• Explizit konzeptionelle Phasen vorsehen, in denen das Meeting ggf. unterbrochen wird.
• Regelmäßige und aktive Einbeziehung von Teilnehmern.
• Auch virtuelle Meetings sollten in den Rahmenarbeitszeiten platziert werden, um nicht für eine Demotivation der Mitarbeiter zu sorgen.

Die erste Jahreshälfte 2020 hat die Nutzung des mobilen Arbeitens maßgeblich beschleunigt. Die Nutzung von UCC wurde durch Mitarbeiter im Homeoffice erstmals intensiv täglich genutzt und Erfahrungen gesammelt. Wie aufgezeigt, erfordern Online-Meetings - wie in der realen Welt auch - klare Spielregeln, um kollaborative Abstimmungen erfolgreich zu machen.

► Hören Sie dazu auch unsere Podcast-Folge "Corona und die Herausforderungen für IT-Abteilungen"