IT-Organisationen im Corozän

1. Aktiv durch die Krise führen
   Eine Krise erfordert ein starkes und handlungsfähiges Führungsteam, den Krisenstab, welcher durch die Krise manövriert. Bestenfalls ist dieser Krisenstab mit allen notwendigen Rollen und Kompetenzen bestückt, bereits im Voraus etabliert und auch erprobt worden. In einigen Branchen sind sogar regelmäßige Krisenübungen obligatorisch, in denen Szenarien durchgespielt und der Ernstfall geprobt wird. Unternehmen, die solche Übungen machen, sind im Ernstfall vorbereitet und verlieren keine wertvolle Zeit.
   Eine wesentliche Aufgabe des Krisenstabes ist das Setzen der notwendigen Prioritäten und die Fokussierung auf die wesentlichen Ziele. Erst, wenn der Geschäftsbetrieb sichergestellt und unmittelbare Gefahren abgewendet wurden, kann der Arbeitsalltag fortgeführt werden.
   
2. Knowledge-Silos durch adäquate IT-Dokumentation eingrenzen
   Der Krisenstab setzt die Prioritäten. In der Regel sollte es sich dabei um die wichtigen Kernfunktionen, die für die Aufrechterhaltung des Geschäfts- und IT-Betriebs notwendig sind, handeln. Leider ist die Gefahr groß, dass in der aktuellen Krise früher oder später wichtige Mitarbeiter wegfallen, die für die Aufrechterhaltung des Betriebs notwendig sind. In diesem Falle müssen die Kernfunktionen ausreichend dokumentiert sein und durch Vertreter verantwortet werden können. Zusätzlich ist eine allgemeine Transparenz über die Verantwortlichkeiten aller Mitarbeiter sowie deren Vertreter und Befugnisse extrem hilfreich. Denn nur so können schnell die richtigen Mitarbeiter mit der Übernahme der kritischen Kernfunktionen beauftragt werden.
   
3. Virtuelle und verteilte Zusammenarbeit ermöglichen
   Wenn Mitarbeiter die Büros nicht mehr aufsuchen können, müssen alternative Lösungen funktionieren. Auch zwingen geschlossene Kitas und Schulen viele Mitarbeiter zur persönlichen Umsorgung ihrer Kinder. Am naheliegendsten ist daher die Ermöglichung von Homeoffice für die Mitarbeiter.
   Damit Kommunikation und Kollaboration auch dezentral funktionieren, sind die infrastrukturellen Voraussetzungen und der Digital Workplace mit geeigneten digitalen Werkzeugen und dazugehöriger passender Hardware-Ausstattung im Homeoffice Grundvoraussetzung. Ebenso notwendig und eventuell sogar noch wichtiger ist aber die entsprechende Kultur. Auch hier sind Unternehmen im Vorteil, die diese Voraussetzungen schon lange etabliert und dessen Mitarbeiter (und Führungskräfte) im Umgang mit dem Homeoffice geübt sind.
   New Work ist somit auch in vielen konservativeren Unternehmen angekommen. Die Erfahrungen der letzten Wochen zeigen, dass virtuelle und verteilte Zusammenarbeit sehr häufig funktioniert und dass die Arbeit auch aus dem Homeoffice heraus zuverlässig erledigt wird. Für viele Unternehmen wird es daher auch nach der Krise ein gutes Konzept sein. Die noch häufig vorzufindende Anwesenheitskultur und der Kontrolltrieb vieler Führungskräfte müssen weichen.

Auch wenn in Krisenzeiten keine tiefgreifenden Veränderungen durchgeführt oder ganze Systeme infrage gestellt werden sollten, können wir heute schon festhalten, dass das Corozän auch mittelfristig Einfluss auf die IT-Organisationen haben wird. Es lohnt sich daher bereits heute ein Blick auf die notwendigen Maßnahmen nach der Krise. Diese werden zum einen darauf abzielen, zukünftige Krisen unbeschadeter zu überstehen, zum anderen werden sie aber auch grundsätzlich die Stabilität und Ausfallsicherheit der IT-Organisation erhöhen und die Zukunftssicherheit gewährleisten.

1. Moderne Zusammenarbeitsmodelle etablieren
   Zuletzt wurden Server-Systeme und Netzwerke in der Regel so bereitgestellt, dass sie möglichst unabhängig und ausfallsicher sind. In der Infrastruktur hat sich dies bewährt.
   IT-Organisationen hingegen haben diese Veränderung häufig noch nicht durchlaufen und sind weder technisch noch organisatorisch ausfallsicher aufgestellt. Moderne Zusammenarbeitsmodelle, die unabhängige, crossfunktionale Teams und ausfallsichere Strukturen ermöglichen, sind nur selten aufzufinden. IT-Organisationen sind stattdessen nach wie vor noch in den alten, starren Strukturen vorzufinden, die sensibel auf Veränderungen reagieren und hierarchisch geführt werden.
   Problematisch ist dies insbesondere in Krisenzeiten. Denn in diesen IT-Organisationen finden sich häufig Mitarbeiter mit klar zugeordneten Verantwortlichkeiten und entsprechendem Expertenwissen. Es entstehen Kopfmonopole und Abhängigkeiten von einzelnen Know-how-Trägern. Zusätzlich erwarten die Mitarbeiter solcher Organisationen häufig eine enge Führung und Führungskräfte, die bei Entscheidungen Verantwortung übernehmen. Entscheidungen werden dementsprechend nicht selbst getroffen, sondern abgesichert. Die Organisationen sind langsam und träge, notwendige Entscheidungen werden verschleppt.
   Als Lösung hat sich in vielen - insbesondere digitalen - Unternehmen in den letzten Jahren bereits DevOps herauskristallisiert. Dies ist eine Organisationsform, in der Experten aus der Entwicklung (Dev) und aus dem Betrieb (Ops) gemeinsam ein Produkt über den gesamten Lebenszyklus verantworten. Häufig ist zusätzlich die Fachseite (Business – BizDevOps) in einem solchen Produktteam vertreten und kann Anforderungen unkompliziert vertreten. Die Vorteile liegen auf der Hand.
   Das gesamte Team ist für die Lösung verantwortlich, einzelne Experten können sich nicht auf ihr Expertengebiet zurückziehen, sondern müssen auf die Belange ihres Teams eingehen und gemeinsam mit diesen eine Lösung entwickeln, die für alle Beteiligten funktioniert. So entstehen robustere Lösungen und Wissensmonopole werden aufgelöst. Fallen einzelne Ressourcen aus, ist das Team weiterhin handlungsfähig. Gleichzeitig können Abstimmungsaufwände verringert und Innovationszyklen verkürzt werden. Die IT wird so flexibler und Veränderungen können schneller umgesetzt werden.
   Ganz nebenbei wird die Notwendigkeit der Führungskraft in der operativen Arbeit des Teams reduziert. Schließlich hat das Team alle Kompetenzen, um die notwendigen Entscheidungen selbstständig zu treffen. Die Verantwortung für die Konsequenzen der Entscheidung trägt das Team ohnehin selbst.
   
2. IT noch effizienter gestalten und Kosten senken
   In den letzten Jahren wurde viel in Digitalisierung investiert. Infolgedessen stiegen die Kosten für IT Jahr für Jahr. Gleichzeitig wurden IT-Landschaften immer komplexer. Es entstand eine Art Wildwuchs, die schwer zu steuern ist und viele Ressourcen bindet. Zukünftig wird der Fokus daher wieder mehr auf der Erhöhung der Effizienz liegen.
   Dies kommt der Stabilität zugute, denn je effizienter die IT, desto besser ist sie gegen Ausfälle und Störungen in der Krise gewappnet. Ein hohes Maß an Standardisierung im IT-Leistungsportfolio ist dabei die Grundlage für Effizienz. Auf dessen Basis können Service-Erbringung und -Monitoring sowie viele Regeltätigkeiten automatisiert und somit effizienter gestaltet werden. Kritische Prozesse sind so unabhängiger von der Verfügbarkeit der ohnehin knappen Mitarbeiterressourcen.
   Im Zielzustand können sich Fachbereiche ihre IT-Services in einem Portal auswählen, konfigurieren und anschließend automatisch bereitgestellt bekommen. Softwareanwendungen können direkt auf den Computern der Anwender installiert und so schnell und einfach durch diese genutzt werden, Hardware wird durch Dienstleister vorinstalliert und an die Anwender versendet. Der Service wird automatisch abgerechnet, die wichtigen Kennzahlen werden ermittelt und in Echtzeit managementtauglich aufbereitet. Je mehr Automatisierung im Service Management, desto steuerbarer und effizienter die IT.
   Einfache Standardaufgaben werden reduziert. Fachkräfte können sich wert- und sinnstiftenden Aufgaben zuwenden und sich verwirklichen. Das Unternehmen profitiert gleich in mehrfacher Hinsicht: Die IT im Allgemeinen wird schlanker gestaltet. Im Krisenfall ist sie so nutzbarer und ausfallsicherer. Gleichzeitig können Betriebskosten gesenkt und die Komplexität verringert werden.
   
3. Risiken konsequent auslagern
   IT-Organisationen werden aktuell mit vielen Herausforderungen konfrontiert. Einige dieser Herausforderungen liegen in Bereichen, die die IT-Organisationen an externe Partner auslagern kann. Infolgedessen würden die damit einhergehenden Risiken ebenfalls an diese Partner ausgelagert und die IT-Organisationen können sich im Krisenfall sowie im normalen Arbeitsalltag, auf die wertschöpfenden und marktdifferenzierenden Tätigkeiten fokussieren. Commodity-IT-Services sollten beispielsweise zunehmend ausgelagert werden.
   Dies gilt zumindest für Services, die nicht geschäftskritisch sind. In der aktuellen Krise lässt sich sehr gut beobachten, dass weltweite Wertschöpfungsketten auch ihre Nachteile haben können. Es lassen sich daher auch Krisenszenarien konstruieren, in denen es von großem Nachteil wäre, wenn elementare Bestandteile der IT-Wertschöpfung in Ländern bereitgestellt würden, die besonders von dem Krisenszenario betroffen sind. Wenn dann geschäftskritische IT-Systeme ausfallen, ist dies existenzgefährdend. Bei besonders geschäftskritischen Services sollten daher genau geprüft werden, ob sich ein Outsourcing lohnt. Die Daten- und Systemhoheit muss hier gut abgewogen, gesetzliche Restriktionen müssen betrachtet werden.
   Im Zuge des Business Continuity Management müssen Regeln dafür erstellt und überwacht werden. So kann in der Krise Kontinuität sichergestellt werden.
   Das Sourcing von Services und Servicekomponenten in die Cloud scheint immer häufiger das Mitte der Wahl zu sein und als risikomitigierende Maßnahme zu funktionieren. In diesem Zuge sollte jedoch auf mehrere Cloud-Provider und konsequent auf Multi-Sourcing sowie Multi-Provider Management gesetzt werden.

IT-Organisationsberatung ist seit unserer Gründung eine Kernkompetenz von Cassini Consulting. In viele Projekten bei unterschiedlichsten Klienten wurden in den letzten erfolgreich durchgeführt. Unser Vorgehen hat sich bewährt:

1. In einem Quick Check führen unsere Experten Interviews und Workshops mit den wesentlichen Stakeholdern durch und identifizieren so die größten Pain Points und Handlungsbedarfe. Erste Ergebnisse werden so in wenigen Tagen sichtbar.
2. Anschließend arbeiten wir gemeinsam mit Ihnen die konkreten Herausforderungen heraus und leiten erste Lösungsansätze ab. In einem gemeinsamen Workshop bewerten wir diese Ansätze, wählen den geeignetsten aus und planen die notwendigen Maßnahmen. Je nach Umfang der Analyse dauert diese Phase zwischen wenigen Tagen und mehreren Wochen.
3. Die Umsetzung der Lösung im Rahmen eines Projektes wird von uns aktiv begleitet und gerne auch verantwortet.