Wir starteten somit im Anschluss an die IT-Strategie und auf Basis eines Beschlusses der Geschäftsführung den Prozess zur Auswahl eines neuen IT-Dienstleisters, der die hohen Anforderungen erfüllen kann. Zusätzlich zu den oben genannten Zielen ist noch zu erwähnen, dass der Kunde aus mehreren einzelnen Unternehmen besteht, die jedoch gemeinsam IT-seitig betreut werden sollten, wobei Teile davon zusätzlich unter gesetzliche und regulatorische Anforderungen der Bankenaufsicht fallen, was insgesamt u.a. eine relativ komplexe Rechnungslegung erfordert. Bei einer nur zweistelligen Mitarbeitendenzahl und einem recht geringen Ausschreibungsvolumen ist dies ein sehr komplexes Konstrukt, das im Ausschreibungsprozess durchaus eine Herausforderung für die IT-Dienstleister darstellen sollte.
Nach gemeinsamem Kick-Off und Abstimmung der Methodik begannen wir damit, die von Cassini beigestellten Vertragsdokumente zusammen mit dem Kunden (Rahmenvertrag, neun Anlagen und mehr als 20 Leistungsbeschreibungen) anzupassen und alle notwendigen Ausschreibungsdokumente wie bspw. die Vorhabensbeschreibung und eine Zeitplanung auszuarbeiten. Parallel wurde die Long List erstellt und ca. 20 potenziell passende IT-Dienstleister angefragt, ob sie Interesse an dieser Ausschreibung hätten. Nach Finalisierung aller Dokumente war es dann so weit: alle Request for Proposal (RfP-)Dokumente waren vorbereitet und ca. zehn IT-Dienstleister hatten sich dazu bereit erklärt, sich trotz des komplexen Scopes zumindest die Ausschreibungsunterlagen näher anzuschauen.
Nach Sichtung der RfP-Dokumente dünnte sich das Teilnehmerfeld bereits deutlich aus. Lediglich drei IT-Dienstleister sahen sich dazu in der Lage, die komplexen und herausfordernden Anforderungen zu erfüllen. Einer reichte jedoch nur sein Standard-Angebot ein, das jedoch nach objektiver Bewertung der Angebote auf Basis unseres Angebotsbewertungstools in keiner Weise den Ansprüchen genügte. Aufgrund dieser ungewöhnlichen Ausgangslage – normalerweise ist die Auswahl bzw. das Teilnehmerfeld deutlich größer – musste die Taktik während des weiteren Ausschreibungsprozesses ein wenig angepasst werden. Wir gingen somit in einen intensiveren Betreuungsmodus über und führten mit den verbleibenden beiden Anbietern regelmäßige Gespräche und Workshops durch, um die Anforderungen detailliert abzustimmen, schwierige Themen bereits im Vorfeld zu besprechen und eventuelle Missverständnisse in den Dokumenten auszuräumen. Hierbei wurde explizit darauf geachtet, die IT-Dienstleister trotz der separaten Abstimmungen fair zu behandeln und keine entscheidenden Informationen nur mit einem der Anbieter zu teilen.