PI Planning
Agile Release Trains bestehen in der Theorie aus 50 bis 125+ Mitarbeitenden. Abhängig von der Programmgröße erfordert dies bei den gemeinsamen Events wie dem PI Planning eine ausgeklügelte Event-Koordination und -Moderation inkl. Timeboxing (wir empfehlen eine Art „Master of Ceremonies“ vorab zu definieren).
Doch das ist nicht alles – durch die Breite an Themen, die durch die Teams abgedeckt werden, muss insbesondere bei den Plenum-Sessions als auch den Reviews auf eine zielgruppengerechte Präsentationsweise geachtet werden. Die Teams sollten nicht den Eindruck haben, für die Quantität, sondern für den Mehrwert einer Präsentation geschätzt zu werden. Inhalte sollten auf das Wichtigste beschränkt werden und das ART Management den „Mut zur Lücke“ fördern. Der Sinn eines Reviews ist kein Statusmeeting, sondern Feedback seitens anderer Teams und Stakeholder einzuholen.
Ein schönes Beispiel aus der Praxis ist das Kiosk-Prinzip auf PI Plannings in Präsenz. Unerfahrene Product Manager oder Architekt:innen verwenden bei ihren ersten PI Plannings viel Zeit und Umfang auf den initialen Präsentationen zu Vision, Features und technischen Rahmenbedingungen. Die Erfahrung zeigt uns, dass hier weniger oft mehr ist, da kaum jemand in der Lage ist, die Menge an Informationen so schnell zu verarbeiten. Besser ist es, initial nur einen ersten Überblick zu geben und den Interessierten im Verlauf der Planningtage die Details an separaten Kioskständen im Dialog zu vermitteln. Alle relevanten Informationen sollten natürlich generell für alle auch digital transparent abgelegt sein.
IP Sprint
Der letzte Sprint eines PIs, die sogenannte Innovation and Planning Iteration (IP) zielt darauf ab, dass die Teams Zeit bekommen – Zeit, um Neues auszuprobieren, um letzte Arbeiten abzuschließen („leftover work“) und sich auf das nächste PI vorzubereiten.
Unsere Erfahrung ist hier, dass viele Mitarbeitende die Sinnhaftigkeit und Nutzung der IP-Iteration unklar sind. Hier gilt es insbesondere seitens Managements und Scrum Mastern klar zu kommunizieren, dass diese Zeit als Wertschätzung gegenüber den Teams zu sehen ist und ihnen Zeit geschenkt wird, die sie frei verplanen können.
Vorausplanung der PIs
PIs sind in der Regel 8-12 Wochen lang. Vor der Definition des Ausgangsdatums ergibt es Sinn, vorab einen Blick auf den Kalender zu werfen, um zum Beispiel PI Plannings im weiteren Jahresverlauf zu kritischen Zeiten wie Messen, Urlaubszeiten, Feiertagen usw. möglichst zu vermeiden. Dadurch werden erhöhtes Fehlen bei erfolgskritischen Events vermieden.