Grundsätzlich lässt sich zwischen zwei Vertragstypen unterscheiden – der Vergütung zum Pauschalfestpreis, was auch als „Gewerk“ bezeichnet wird, sowie der Vergütung nach Aufwand, welche als „Zeit & Material“ häufig bei der Erbringung von Dienstleistungen eingesetzt wird.
Am Anfang einer jeden Zusammenarbeit steht das Vertragswerk und die darin geregelten Rechte und Pflichten sowie die Vergütung. Sowohl Auftragnehmer als auch Auftraggeber gehen mit einer bestimmten Erwartungshaltung in die Zusammenarbeit. Erschwerend kommt hinzu, dass die Vertragsgestaltung häufig zu einem Zeitpunkt stattfindet, an dem Auftragnehmer und -geber sich noch nicht ausreichend kennen. Der Auftragnehmer weiß beispielsweise nicht, wie verfügbar seine Ansprechpartner sind, welche Qualität die zur Verfügung stehenden Informationen haben und ob und wie häufig sich das Zielbild ändern wird. Der Auftraggeber auf der anderen Seite kennt die Qualität der Liefergegenstände und die Geschwindigkeit der Lieferung nicht. Eine Meilensteinplanung mit definierten Artefakten ist nur so belastbar, wie der Liefergegenstand in seiner Beschreibung stabil ist. All diese Faktoren sorgen schon unter optimalen Umständen für ein gewisses Risiko auf beiden Seiten.
Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT) bilden in Kombination mit den noch geltenden besonderen Vertragsbedingungen für die Beschaffung von DV Anlagen und Geräten nahezu das gesamte Anwendungsspektrum der IT-Beschaffung der öffentlichen Hand ab. Sie werden unter Bezugnahme von Praxiserfahrungen und unter Berücksichtigung technischer und rechtlicher Änderungen stetig weiterentwickelt und bieten somit eine umfassende und akzeptierte Vertragsbasis im Markt, welche trotzdem Raum für Individualität lässt.
In der Gestaltung von Dienstleistungsverträgen (bspw. basierend auf dem EVB-IT Dienstvertag), gibt es daher vor allem zwei Vertragstypen „Vergütung nach Aufwand“ sowie „Vergütung zum Pauschalfestpreis“. Beide Varianten haben unterschiedliche Voraussetzungen, bieten dadurch aber auch unterschiedliche Vor- und Nachteile:
Voraussetzungen: Vertrauensvolle Kommunikation zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber ist etabliert, ansonsten muss die Möglichkeit zur engen Zusammenarbeit gegeben sein, um Liefergegenstände und Ziele ausreichend definieren zu können.
Vorteile für Dienstleister-Steuerung: Flexibilität, um auf Veränderungen am Leistungsgegenstand reagieren zu können. Die Zusammenarbeit kann zügig starten und jederzeit beendet werden, da die detaillierte Abstimmung während der Zusammenarbeit erfolgt.
Herausforderungen für die Dienstleister-Steuerung: Eine enge und kontinuierliche Zusammenarbeit und Kenntnis über die Inhalte sind notwendig, um die Qualität der Liefergegenstände zu garantieren und diese freigeben zu können. Das Einfordern von Nachbesserungen bei festgestellten Minderleistungen ist komplizierter, da sich der Liefergegenstand häufig nicht so eindeutig definieren lässt. Eine Garantie oder Gewährleistung auf die Arbeitsergebnisse kann nicht gegeben werden. Detailliertes Wissen auf Auftraggeberseite ist ebenfalls erforderlich, um die eingereichten Rechnungen gegen die tatsächlichen Aufwände prüfen zu können. Sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer haben eine geringe Planungssicherheit hinsichtlich der personellen Auslastung / Verfügbarkeit, zudem ist eine Dokumentation zum Nachweis der Aufwände notwendig.
Voraussetzungen: Detailliert und belastbar beschriebener Liefergegenstand, Regelung für eventuell anfallende Zusatzleistungen.
Vorteile für Dienstleister-Steuerung: Auftraggeber hat Planungssicherheit bei den Kosten, Auftragnehmer kann bei schnellerer Erfüllung den Gewinn erhöhen, die Abstellung von Mängeln kann einfacher gefordert werden. Auf den Liefergegenstand wird normalerweise eine Garantie und Gewährleistung geboten.
Herausforderungen für die Dienstleister-Steuerung: Geringe Flexibilität, um auf sich veränderte Anforderungen einzustellen, die Qualität des Liefergegenstandes hängt stark von der Qualität der Beschreibung ab, Auftragnehmer kalkulieren Risikozuschlag ein - dadurch steigen die Kosten. Die Mitwirkungsleistungen des Auftraggebers haben direkten Einfluss auf die Lieferung: Falls die Mitwirkungsleistung nicht wie vereinbart erbracht wird, steigt das Risiko für den Auftragnehmer. Aufgrund des erhöhten Kostenrisikos kann dies bei Ausschreibungen negative Auswirkungen auf die Anzahl an Teilnehmern haben.
Wie so häufig gibt es keine eindeutige Empfehlung für die eine oder andere Vergütungsart. Es kommt auf die jeweilige Situation, den Leistungsgegenstand und die Rahmenbedingungen an. In der Vergangenheit hat es sich allerdings bewährt, Dienstleisterrahmenverträge so zu gestalten, dass abhängig vom jeweiligen Leistungsgegenstand flexibel zwischen den beiden Vergütungsarten gewechselt werden kann. Zusätzlich können über vertragliche Mischformen auch verschiedene Leistungsgegenstände von Anfang an mit verschieden Vergütungsarten in einen Vertrag fest mit aufgenommen werden. Somit ist sichergestellt, dass sowohl Auftragnehmer als auch Auftraggeber Risiken minimieren und Aufwände in der Administration reduzieren können.
Nach den Vertragstypen wird im nächsten Artikel der Fokus auf die Bezugsstrategien (Single-Vendor vs. Multi-Vendor) gelegt.
