In Anbetracht der Restriktionen der öffentlichen Verwaltung im Hinblick auf Entscheidungswege, Umgang mit Risiken und Haushaltsrecht sind ausschließlich agil durchgeführte Projekte durchaus selten. Ebenso sind einzubindende Dienstleister sehr unterschiedlich aufgestellt und selten alle durchgehend agil oder klassisch organisiert. Nichtsdestotrotz hat die Agilität Vorteile gegenüber klassischen Arbeitsmethoden: Die Prozesse werden kürzer, Risikofaktoren sind schneller sichtbar, und die Abstimmung zwischen Kunde und Dienstleister erhält eine größere Transparenz. Insbesondere Lieferanten von IT-Systemen setzen für ihre internen Entwicklungsprozesse zunehmend auf agile Methoden und binden bei Bedarf auch die Auftraggeber mit ein.
Der realistische Mittelweg in der Öffentlichen Verwaltung lautet „hybrides Projektmanagement“, also die Kombination zweier oder mehrerer Projektmanagement-Methodiken. Hybrides Projektmanagement kombiniert die klassische Rahmenplanung (Termine, Ressourcen, Meilensteine) mit agilen Vorgehensweisen, wie z.B. Scrum in der eigentlichen Projektarbeit. Dadurch kann auf der höheren Ebene passend zu den Verwaltungsstrukturen grob klassisch agiert werden – im operativen Geschäft ergänzen agile Arbeitsweisen das iterative Element.
Dies wirkt sich auch auf die Schnittstellen zwischen Dienstleister und Auftraggeber aus. Treffen klassische Steuerungsanforderungen (der Verwaltung) auf agile Vorgehensweisen beim Dienstleister, können mittels des zuvor genannten klassischen Überbaus gerade in der Schnittstelle zwischen Auftraggeber und Dienstleister z.B. Meilensteine oder Statusmeetings eingeplant und trotzdem in geeignetem Umfang Vorteile agiler Arbeitsmethoden genutzt werden. Wichtig im hybriden Ansatz sind hierbei klare Rollendefinitionen im Kontext klassischer Projektleitung vs. Rollen wie Product Owner und Scrum Master sowie gemeinsame Regeln der Zusammenarbeit und Kommunikation.
Die Planung für die Umsetzung der Anforderungen oder im agilen Fall die Planung einzelner Iterationen sollte gemeinschaftlich zwischen Auftraggeber und Dienstleister erfolgen. Im agilen Vorgehen wird es keinen vollständigen Projektstrukturplan bzw. -ablaufplan geben, in dem alle Arbeitspakete zeitlich definiert sind. Benötigt der Auftraggeber eine phasenorientierte Sicht (z.B. Analyse, Umsetzung, Test/ Abnahme), kann im hybriden Ansatz jede Phase für sich agil und mit Iterationen ungesetzt werden und dabei der Übergang zwischen den Phasen mit klaren Entscheidungspunkten bestehen bleiben.
Zur Ermittlung des Fortschritts in der Umsetzung bestehender Anforderungen im Sinne eines Controllings ist anhand aussagefähiger Kennzahlen (z.B. zu Aufwand, Kosten, Qualität, Fertigstellungsgrad) zu überwachen, dass die Leistung des Auftragnehmers in der vereinbarten Qualität und zum vereinbarten Preis/Termin erfolgt. Bei agilem Vorgehen kann das Controlling durch den Auftraggeber jedoch nicht anhand von Arbeitspaketen erfolgen wie bei einem klassischen Vorgehen, sondern muss aus der Erreichung der Ziele der Iterationen abgleitet werden. Nach Abschluss einer Iteration werden jeweils die Qualität und die Menge der umgesetzten Funktionalität bewertet. Der Projektfortschritt ergibt sich demnach anhand der umgesetzten Eigenschaften aus dem Product Backlog und kann entsprechend über dieses gesteuert werden.