Der Klassiker unter den Projektmanagementmethoden ist der Wasserfall. Noch immer findet dieses Vorgehen in den meisten Implementierungs- und Transformationsprojekten Anwendung. Folgende vier Grundvoraussetzungen sollten erfüllt sein, um die Wasserfallmethode erfolgreich anzuwenden:
Erstens muss das Projektziel benannt sein. Es folgen drei generische Ziele, die im Einzelfall noch konkretisiert werden müssen.
- Ziel 1: Mit der Einführung des neuen ITSM-Tools werden die in dem Tool vorgegebenen Standardprozesse genutzt. Bereits im Unternehmen vorhandene Prozesse müssen angepasst werden.
- Ziel 2: Mit dem neuen Tool sollen im Unternehmen etablierte ITSM-Prozesse bestmöglich abgebildet werden. Anpassungen am Tool sind erwünscht, um die existierenden Prozesse nicht modifizieren zu müssen.
- Ziel 3: Mit Tool-Einführung sollen bereits vorhandene Prozesse optimiert und effizienter gestaltet werden. Anpassungen an Tool und Prozessen sind zur Zielerreichung vorzunehmen.
Zweitens sollte die Projektlaufzeit kurz, d. h. unter 12 Monaten liegen. Dadurch liegt die Realisierung innerhalb der jährlichen Budgetplanung und es ist möglich, parallellaufende Projekte in Abstimmung zu bringen. Längere Laufzeiten bergen das Risiko, dass der Go-Live zeitlich sehr weit vom Start entrückt ist. Damit kann das eigentliche Projektziel bei den Stakeholdern in Vergessenheit geraten.
Drittens sollten in der ersten Projektphase die Anforderungen der Fachbereiche an das ITSM-Tool exakt spezifiziert werden. Anforderungen, die erst später im Verlauf des Projektes identifiziert werden, können nur schwer bzw. mit erheblichen Mehraufwänden (Kosten, Zeit und Nerven) berücksichtigt und umgesetzt werden. Erfahrungsgemäß ist die Spannweite hier recht groß: Benutzerspezifische Ansichten wurden vergessen, Schnittstellen sind übersehen worden, Genehmigungsstrukturen fehlen oder Anforderungen an das Reporting wurden nicht formuliert.
Sofern im Unternehmen ein starres Release- und Deployment Management existiert, ist man gewissermaßen gezwungen, die Wasserfallmethode einzusetzen, da es feste Vorgaben gibt (z. B. aus der IT-Governance), wann und wie Releases produktiv gesetzt werden. Ein iteratives Vorgehen ist unter diesen Voraussetzungen auszuschließen. Zudem gibt es auch Abhängigkeiten zwischen der eingesetzten Methodik und dem anvisierten Go-Live-Typ der ITSM-Lösung (siehe hierfür Artikel 1): In der Regel folgt auf die Wasserfallmethodik der „Big Bang“, mit dem das ITSM-Tool in einem Schwung in Betrieb genommen wird.
Liegt die angestrebte Projektlaufzeit für die Einführung eines ITSM-Werkzeugs über 12 Monaten, wäre die Realisierung mittels Wasserfall gleichzusetzen mit einem langen, endlosen, steinigen Weg. An dessen Ende wartet meistens sprichwörtlich ein „großer Knall“ mit Enttäuschungen und Tränen. Das Projektergebnis entspricht nicht mehr den Wünschen und Erwartungen, die mit dem ursprünglich definierten Projektziel verbunden waren. Das ist der Tatsache geschuldet, dass sich insbesondere bei langen Laufzeiten Anforderungen des Auftraggebers und der zukünftigen Benutzer des ITSM-Tools ändern.